📞 220 570 270

Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

Kapitola 21 - E-mailová korespondence

V tejto kapitole:

Aplikaci Instant Team lze použít také k vedení e-mailové komunikace. Odesílateli i příjemci zpráv mohou být zdroje a uživatelé, kteří mají svou e-mailovou adresu uvedenou v databázi aplikace Instant Team. Zprávy je možné zasílat také na e-mailové adresy zájemců či kontaktů.

Zároveň může přehled e-mailové korespondence přiřazené k jednotlivým příležitostem, případně projektům sloužit jako archiv důležitých dokumentů, rozhodnutí a zpráv, který je kdykoliv k dispozici obchodníkům příležitostí či členům projektových týmů, resp. v kontextu zájemců a kontaktů, kteří byli uvedeni jako adresáti zpráv.

E-mailovou korespondenci si můžete usnadnit vytvořením šablon e-mailových zpráv, které jsou podrobně popsány v kapitole 23 Šablony e-mailů.

Nastavení e-mailové adresy

Aby mohl uživatel používat e-mailovou komunikaci Instant Teamu, musí mít v systému evidovanou svou běžnou, např. firemní e-mailovou adresu. Z této adresy bude moci též přeposílat zprávy do Instant Teamu.

E-mailovou adresu si mohou uživatelé vyplnit v okně s podrobnostmi svého uživatelského účtu, jak je popsáno v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu.

Adresu zadanou v okně uživatelského účtu automaticky zdědí všechny zdroje přiřazené danému uživateli. Adresy jednotlivých zdrojů lze upravovat v sestavě Zdroje (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů).

V této sestavě je zároveň možné pro jednotlivé zdroje nastavit podpis, který se bude automaticky připojovat k tělu odesílaných zpráv.

Přeposílání e-mailových zpráv do Instant Teamu

Pokud vaše běžná e-mailová korespondence obsahuje i zásadní zprávy či dokumenty, které chcete mít dostupné také v Instant Teamu, můžete tyto zprávy do Instant Teamu přeposílat a mít je k dispozici přímo v kontextu vybraného projektu či příležitosti, případně zájemce či kontaktu.

Ve svém běžném e-mailovém účtu, který máte zároveň uvedený v databázi Instant Teamu, vytvořte obvyklým způsobem novou zprávu a do skryté kopie napište adresu pro přijímání e-mailů v Instant Teamu.

Adresa pro přijímání e-mailových zpráv v Instant Teamu je vygenerována automaticky při založení vaší pracovní skupiny a je dostupná uživatelům s rolí Správce v okně s podrobnostmi pracovní skupiny na záložce Nastavení. Pokud nemáte potřebná práva, požádejte o tuto adresu správce vaší pracovní skupiny. Doporučujeme uložit si jí také do kontaktů ve vašem běžném e-mailovém účtu.

TIP

Nastavení firemního serveru ve vaší společnosti může umožňovat automatické přeposílání všech zpráv, které obdržíte na firemní e-mailovou adresu, do Instant Teamu. V takovém případě vygenerovanou adresu potřebovat nebudete. Správce pracovní skupiny či pracovník spravující firemní síť vám poskytnou potřebné informace o způsobu přeposílání zpráv do Instant Teamu.

Přiřazování přeposlaných zpráv ke konkrétním příjemcům funguje na principu párování e-mailových adres. Systém přiřadí zprávu uživateli, zdroji, zájemci či kontaktu, jehož e-mailová adresa uvedená v databázi Instant Teamu se shoduje s e-mailovou adresou příjemce nebo odesílatele přeposlané zprávy. V případě, že bude v databázi nalezeno více adresátů se stejnou e-mailovou adresou, zprávu obdrží všichni tito adresáti.

V následujícím textu je popsáno, jak je možné opravovat adresy, které se nepodařilo při párování dohledat.

UPOZORNĚNÍ

E-mailové zprávy jsou v Instant Teamu ukládány bez textu za řádkem s oddělovačem „–“ na konci zpráv. Tento text bývá přednastaven odesílatelem zprávy jako podpis a do zápatí odesílaných zpráv je přidáván automaticky. Podpis, který si lze nastavit pro odesílané zprávy z Instant Teamu, je rovněž od těla zprávy oddělen dvěma spojovníky.

Dohledávání e-mailových adres při přeposílání zpráv do Instant Teamu

V oknech zpráv, viz obr. 21.5, u kterých se nepodaří e-mailovou adresu příjemce, případně odesílatele zprávy nalézt v databázi Instant Teamu, budou nedohledané adresy označeny výstražnou ikonkou a vpravo od polí s nedohledanými adresami se zobrazí tlačítko Opravit... Po stisknutí tohoto tlačítka se otevře okno se seznamem všech možných adresátů z vybrané databáze, ve kterém bude možné adresáta ke zprávě přiřadit. Můžete zvolit některý z následujících postupů:

  • doplnit nedohledanou adresu k odpovídajícímu adresátovi – dopište adresu k vybranému adresátovi a poté použijte tlačítko Nahradit;
  • nahradit nedohledanou adresu existujícím adresátem – označte existujícího adresáta a poté použijte tlačítko Nahradit;
  • přiřadit nedohledanou adresu nově vytvořenému adresátovi – tlačítkem Nový zájemce, příp. Nový kontakt, vytvořte nového adresáta, který již bude mít tuto e-mailovou adresu předvyplněnu;
  • nedohledanou adresu smazat – tlačítkem Smazat vybranou adresu smažte.

PIC

Obrázek 21.1: Oprava nedohledané e-mailové adresy

Díky tomuto postupu pro dohledávání e-mailových adres a jejich přiřazování ke konkrétním příjemcům není nutné mít předem v Instant Teamu zadané jejich e-mailové adresy.

Zobrazování e-mailových zpráv v Instant Teamu

Zprávy přijaté aplikací Instant Team, ať už odeslané z Instant Teamu nebo z běžného poštovního účtu, obdrží příjemci do své běžné e-mailové schránky a v Instant Teamu je uvidí, stejně jako odesílatel zprávy v sestavách Přijaté resp. Odeslané ve složce E-maily v navigačním panelu.

Tyto sestavy obsahují základní informace o přijatých či odeslaných zprávách, tj. název a čas vytvoření zprávy, přehled účastníků (adresátů i odesílatelů), projekt, resp. příležitost, ke které zpráva patří, případně i šablonu, podle které byla vytvořena.

Pokud se při přeposílání e-mailových zpráv ke konkrétním uživatelům vyskytne problém (např. e-mail bude příliš dlouhý, bude mít větší počet nebo příliš velké přílohy, případně adresa příjemce či odesílatele nebude zadána v systému Instant Teamu), bude tato zpráva označena výstražnou ikonkou s plovoucí nápovědou, která objasní příčinu problému.

Propojení zprávy s příležitostí či projektem

Standardně se zprávy doručené do Instant Teamu z běžného poštovního účtu nepřipojí k žádné příležitosti či projektu, vidí je pouze odesílatel a příjemci zprávy ve výše zmiňovaných sestavách. V databázi e-mailů se ukládají rovněž do sestavy Nezatříděné. Obchodníci příležitostí, vedoucí projektových týmů, případně uživatelé s rolí Správce mohou nezatříděné zprávy propojit s konkrétními záznamy.

Systém se podle údajů o adresátech a podle textu v předmětu zprávy snaží sám odhadnout, ke kterému projektu či příležitosti by mohla zpráva patřit. (Při odhadování podle předmětu zprávy porovnává prvotní předmět zprávy, u přeposílaných zpráv text za poslední dvoutečkou, s názvy aktivních příležitostí a projektů). Název tohoto záznamu vepíše do pole Asi patří do, které naleznete na záložce Obsah v okně s podrobnostmi e-mailové zprávy. Pokud je tento odhad správný, můžete zprávu s daným záznamem propojit pomocí tlačítka Zatřídit automaticky na nástrojové liště okna s podrobnostmi zprávy. Název projektu či příležitosti bude automaticky propsán do pole Patří do a pole Asi patří do zmizí.


PIC

Obrázek 21.2: Odhad projektu, ke kterému nezatříděná zpráva může patřit

Zprávu je možné se záznamem propojit také zapsáním názvu konkrétního projektu či příležitosti do pole Patří do, resp. pomocí nabídky tohoto pole odpovídající projekt či příležitost vyhledat.

Zprávy, které budou přiřazeny ke konkrétnímu záznamu, budou kdykoliv dostupné obchodníkům příležitosti či všem členům projektového týmu na záložce Aktivity v okně daného záznamu. Tato záložka poskytuje přehled e-mailové korespondence a schůzek k projektu či příležitosti a zobrazí se jen tehdy, pokud takové e-maily či schůzky existují.


PIC

Obrázek 21.3: Aktivity spojené s příležitostí

Vytváření e-mailových zpráv v Instant Teamu

Pro vytvoření nové e-mailové zprávy v Instant Teamu se nejprve přepněte do složky E-maily v navigačním panelu, do sestavy nazvané Koncepty, ve které se přehledně zobrazují e-mailové zprávy, které dosud nebyly odeslány.


PIC

Obrázek 21.4: Sestava Koncepty

Poté použijte nabídku Záznam/Nový/Nový e-mail, obdobné tlačítko v nástrojové liště nebo klávesovou zkratku <Ctrl+N>. V sestavě se vytvoří nový řádek, dvojitým kliknutím na tento řádek otevřete dialogové okno, v němž vyplníte všechny potřebné údaje pro odeslání zprávy.

Okno pro vytvoření nové e-mailové zprávy můžete vyvolat také v kontextu vybrané příležitosti, projektu či dokumentu použitím volby Nový e-mail k příležitosti..., Nový e-mail k projektu..., resp. Nový e-mail s dokumentem...(text dokumentu se v takovém případě automaticky propíše do těla e-mailové zprávy, zároveň se ke zprávě připojí i příloha dokumentu, viz kapitola 15).


PIC

Obrázek 21.5: E-mailová zpráva

V oddíle Adresy lze zadat údaje o odesílateli a příjemcích zprávy. V poli Od se jako odesílatel zprávy automaticky zobrazí výchozí zdroj přihlášeného uživatele. Pokud je vám přiřazeno více zdrojů, z rozbalovací nabídky můžete vybrat jako odesílatele zprávy jiný zdroj, jehož jste také vlastníkem.

Pole K slouží k určení příjemců zprávy. Zadávat příjemce můžete buď zapsáním jejich názvu nebo vybráním ze seznamu uživatelů, zdrojů, zájemců či kontaktů, který si otevřete volbou Vyhledat... v nabídce pole. Již vybraného příjemce lze odstranit pomocí voleb místní nabídky nad daným příjemcem.


PIC

Obrázek 21.6: Možnost výběru adresáta zprávy

Do pole Kopie obdobných způsobem vyberete adresáty, kterým chcete dát obsah e-mailové zprávy na vědomí.

Adresáty do pole Skrytá kopie vyberete v případě, kdy nechcete, aby jednotliví příjemci zprávy o sobě navzájem věděli.

Zaškrtnutím pole Skrytá kopie odesílateli zašlete zprávu také na svou vlastní e-mailovou adresu. Budete ji moci případně dohledat ve svém běžném poštovním účtu a pracovat s ní i ve chvíli, kdy nebudete mít přístup do Instant Teamu.

Ve druhém oddíle nazvaném Obsah vytvoříte samotnou zprávu. Do pole Název napište výstižný název (předmět) zprávy. Pole Poznámka tvoří tělo e-mailu, zde můžete vepsat vlastní sdělení. Zapisovaný text můžete formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2.

Do pole Příloha lze kliknutím na tlačítko Přiložit... připojit přílohu. Přehled příloh a práce s nimi jsou popsány v kapitole 15 Dokumenty, poznámky a přílohy.

Pole Patří do určuje projekt či příležitost, ke kterému se e-mailová zpráva vztahuje. (Uživatelé uvedení v projektových týmech jako dohlížitelé nemohou přiřadit e-mailovou zprávu ke konkrétnímu projektu, jejich zprávy se budou zobrazovat jen příjemcům a odesílateli zprávy. Vedoucí projektů mohou vybrat projekt, ke kterému bude e-mail přiřazen, takto zařazená zpráva bude k dispozici nejen přijemcům a odesílateli zprávy, ale i všem členům týmu na záložce Aktivity v okně daného projektu.)

Do pole Podpis se automaticky připojí podpis z nastavení podpisu zdroje, který je odesílatelem zprávy. (Nastavení podpisu zdroje je popsáno výše, v sekci Nastavení e-mailové adresy.)

Zobrazování konceptů e-mailových zpráv lze upravovat pomocí parametru Autor v nástrojové liště sestavy, můžete si tak zobrazit i koncepty zpráv jiných uživatelů, pokud k tomu budete mít dostatečná přístupová práva. Například členové projektových týmů si mohou zobrazit dosud neodeslané zprávy vedoucích projektů, pokud vedoucí projektů tyto zprávy již přiřadili ke konkrétním projektům.

V sestavách e-mailů a na záložce Aktivity v oknech projektů a příležitostí jsou dosud neodeslané koncepty zpráv graficky odlišeny kurzívou.

Odeslání zprávy se provádí tlačítkem Odeslat v nástrojové liště okna s údaji o e-mailu.

V případě, že zprávu nebude možné odeslat, bude toto tlačítko zešedlé a v plovoucí nápovědě k němu lze najít vysvětlení, případně i doporučení, jak postupovat dále. V sestavách e-mailů se budou tyto zprávy zobrazovat s výstražnou ikonkou, která bude také obsahovat plovoucí nápovědu (plovoucí nápověda se vyvolá posečkáním myší nad ikonkou).

POZNÁMKA

Zprávu se nedaří odeslat Pro fungování odesílání zpráv z Instant Teamu je třeba mít zadaný server odchozí pošty v nastavení pracovní skupiny. Ujistěte se u správce pracovní skupiny, že je tento server funkční. V případech, kdy se při odesílání zpráv vyskytne problém se SMTP serverem, obraťte se na správce vaší pracovní skupiny, případně správce firemní sítě.

Pokud se vám nedaří e-mailovou zprávu odeslat, může to být také některým z následujících důvodů: zpráva má více než deset příloh, zpráva nemá název nebo určeného příjemce, který musí být odlišný od odesílatele zprávy, v databázi Instant Teamu nejsou vyplněny e-mailové adresy všech adresátů zprávy.