Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

V tejto kapitole:

Aplikaci Instant Team je možné používat také pro vystavování faktur na vámi dodávané služby a zboží. Evidence vydaných faktur vám zároveň poslouží ke kontrole a případnému upomínání pohledávek vzniklých na základě těchto faktur.

Vystavené faktury můžete přiřazovat k jednotlivým projektům, příležitostem a společnostem, při aktivní funkcionalitě Řízení podpory a údržby k jednotlivým požadavkům. Výpočet fakturované ceny si lze usnadnit zadáním výnosové sazby úkolů či prodejní ceny produktů.

Pokud budete při řízení projektů sledovat výnosy, umožní vám plán cash-flow výnosů hromadné vytváření položek vydaných faktur a naopak –evidence vydaných faktur, resp. propojení jednotlivých projektových úkolů s položkami vydaných faktur, zpřesní sledování výnosového cash-flow.

Vystavování faktur je vyhrazeno uživatelům, kterým byla přiřazena role Finančník.

Vytvoření nové vydané faktury

Pro vytvoření nové vydané faktury se nejdříve přepněte do sestavy Vydané faktury, kterou naleznete ve složce Finance v navigačním panelu (viz obrázek 25.3 níže).

Vydanou fakturu je možné vystavit ve dvou formách: jako klasickou fakturu nebo jako výzvu k platbě (výzvu k platbě použijete typicky např. v situaci, kdy vám má zákazník platbu uhradit před dodáním vašeho zboží nebo provedením služby). Okno s detaily obou typů faktur je stejné, jsou rozlišovány pouze označením v hlavičce. Odlišné jsou však jejich tištěné podoby a pro výzvy k platbě je po uhrazení ještě generován daňový doklad k platbě, viz dále.

Novou vydanou fakturu vytvoříte pomocí nabídky Záznam/Nová vydaná faktura..., resp. Nová výzva k platbě... nebo obdobných voleb u tlačítka pro vytváření nových záznamů v nástrojové liště sestavy. V okně, které se otevře, můžete zadávat a upravovat údaje potřebné pro vystavení faktury.

Horní část okna obsahuje obecné údaje nutné k fakturaci. Do pole Číslo vyplňte číslo faktury podle vašeho evidenčního systému (číslo daňového dokladu). Pokud správce pracovní skupiny nadefinuje formát pro číslování vydaných faktur, resp. formát pro číslování výzev k platbě, podrobnosti viz sekce Nastavení vlastní společnosti v kapitole 29, budou klasické faktury i výzvy k platbě číslovány automaticky podle vlastních číselných řad. Do pole Variabilní symbol je propsáno číslo faktury. Čísla propsaná do obou těchto polí systémem lze ručně upravovat.

V poli Způsob platby můžete vybrat, zda má být faktura uhrazena převodem na účet či v hotovosti.

Do pole Datum vystavení zadejte datum vystavení faktury, standardně se do tohoto pole propíše aktuální datum v okamžiku vytvoření faktury.

Hodnota v poli Datum splatnosti stanovuje lhůtu pro splatnost faktury, standardně je vypočítána podle doby splatnosti nastavené v pracovní skupině.

Do pole Datum zdanitelného plnění zadejte datum dodání zboží či poskytnutí služby zákazníkovi, automaticky se do tohoto pole propisuje údaj z pole Datum vystavení.

Texty z polí Úvodní text a Poznámka na konci se automaticky propisují do tištěné podoby vydané faktury (úvodní text se zobrazuje pod hlavičkou faktury, poznámka na konci pod částí faktury s fakturovanými položkami, viz obr. 25.5). Standardně jsou zde propsány texty z nastavení vaší pracovní skupiny, úvodní text můžete dle potřeby upravit, jako poznámku na konci můžete z výběrového seznamu pole zvolit některou z předpřipravených poznámek, případně pomocí volby Nový text pro fakturaci... si vytvořit poznámku novou.

Podrobnosti o nastavení fakturačních údajů v pracovní skupině naleznete v kapitole 29, sekce Nastavení údajů pro fakturaci.

Do pole Zákazník zapište společnost, které chcete fakturovat. Bude-li se faktura vztahovat k jednomu projektu, příležitosti či požadavku, vyberte ho v poli Patří do. Pokud nebude u faktury zákazník ještě uveden, propíše se společnost, která je propojena se záznamem, k němuž jste fakturu přiřadili. Společnost, které fakturujete, můžete změnit volbou Nahradit... z místní nabídky nad polem.

Údaje o faktuře budou následně dostupné i v kontextu zvolených záznamů.

V poli Dodavatel vidíte společnost, jejímž jménem bude faktura vystavena, tedy vaši vlastní společnost. Aby mohla být systémem do faktury automaticky doplněna, je třeba ji mít zaevidovanou v databázi společností a označenou jako vlastní, viz sekce Vytvoření nové společnosti v kapitole 19. V případech, kdy si zaevidujete několik vlastních společností, bude pro vytváření nových faktur dostupných více možností, podrobný popis naleznete v kapitole 29, sekce Nastavení více vlastních společností.

Jestliže si budete chtít před vytištěním faktury zkontrolovat údaje o zákazníkovi, případně dodavateli, můžete zaškrtnout příznak Zobrazit podrobnosti. V okně faktury se zobrazí pole s informacemi obou společností. Budete-li mít k těmto společnostem přístupová práva, lze hodnoty polí v případě potřeby snadno opravit přímo z vydané faktury. Provedené úpravy se zapíší do společnosti a projeví se i v ostatních fakturách.

V okně naleznete také vnořenou sestavu Položky, ve které je možné specifikovat samotný obsah faktury, tedy vytvářet položky, které chcete fakturovat.

Aplikace umožňuje zadávat a počítat ceny položek i v jiné než výchozí měně. Další měny a kurzy pro jejich přepočet definuje správce pracovní skupiny, viz sekce Konfigurace řízení vztahů se zákazníky v kapitole 37. Pokud bude ve vaší pracovní skupině definována, budete moci v kolonce Měna v horní části vydané faktury zvolit měnu, ve které chcete ceny položek dané faktury zadávat a počítat.

Novou položku vytvoříte přímo zapsáním jejího názvu do šedivé buňky Nová položka vydané faktury ve sloupci Předmět a potvrzením zadané hodnoty. Jestliže budete mít ve vaší pracovní skupině vytvořenou evidenci produktů (viz kapitola 26 Správa produktů), můžete novou položku vztahující se k některému z vašich produktů snadno vytvořit i vybráním produktu v šedivé buňce Nová položka příležitosti ve sloupci Produkt.

Propojení s produktem, případně s konkrétním úkolem ve sloupci Fakturovaný úkol, vám pak vyplňování položek usnadní (tato pole slouží pro vaši informaci, na tištěné faktuře se nezobrazují). Jestliže máte u produktu zadánu prodejní cenu či u samotného úkolu výnosovou sazbu (viz kapitola 24 Výnosy a zisky projektů), propíše se tato sazba do sloupce Jed. cena jako jednotková cena.

Při výběru fakturovaného úkolu se zároveň do sloupce Cena bez dph propíše výše výnosů úkolu k fakturaci (kombinované výnosy zvoleného úkolu včetně výnosů jeho podúkolů) a hodnota ve sloupci Množství bude automaticky vypočítána jako podíl částky k fakturaci a výnosové sazby úkolu. Jestliže jednotkovou cenu nebude možné odvodit a částka k fakturaci nebude nulová, propíše se do pole Množství hodnota „1“ a jako jednotková cena pak částka k fakturaci. Tyto hodnoty je samozřejmě možné ručně upravovat.

V případě, že budete danou fakturu vystavovat v jiné než výchozí měně, bude u položek propojených s produktem či úkolem prodejní cena produktu, resp. výnosová sazba úkolu stanovená ve výchozí měně automaticky přepočítána kurzem zvolené měny a cena takové položky se bude zobrazovat ve zvolené měně.

Do pole Sleva můžete uvést procentuální výši slevy, jestliže jste se na slevě se zákazníkem domluvili či má na ní zákazník nárok.

Dále zde vidíte vypočítanou cenu pro danou položku bez daně z přidané hodnoty (pole Cena bez dph), do pole % dph můžete zadat hodnotu potřebnou pro výpočet ceny s dph (pole dph a Cena s dph).

Volbou Podrobnosti... v místní nabídce nad vybraným řádkem otevřete okno s podrobnostmi položky, kde můžete k položce v poli Poznámka zaznamenat další důležité informace, které chcete zobrazovat v tištěné podobě faktury (text v tomto poli je možné formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2). Při propojení položky s fakturovaným úkolem či produktem se zde automaticky propíše popis úkolu, resp. poznámka z produktu.

Pokud budete chtít některou položku z faktury odstranit, můžete použít tlačítko Odstranit položku vydané faktury v okně s podrobnostmi položky, případně obdobnou nabídku u tlačítka pro odstranění záznamů v okně vydané faktury.

Pod sestavou s vytvořenými položkami naleznete souhrnné hodnoty za všechny fakturované položky (pole Celková cena bez DPH, Celkem DPH a Celková cena s DPH).

Evidence vydaných faktur

Všechny vydané faktury a jejich důležité údaje přehledně uvidíte v sestavě Vydané faktury.

První sloupec této sestavy obsahuje údaj o typu faktury – vidíte v něm, zda se jedná o klasickou fakturu, výzvu k platbě, případně daňový doklad k platbě. Faktury snižující cenu, kterou jste zákazníkovi již dříve fakturovali (faktury, na nichž je uvedena záporná částka), jsou v tomto sloupci v souladu s obecnými fakturačními zvyklostmi označovány jako dobropisy.

V oknech příležitostí a požadavků i v oknech společností propojených s fakturami se po vytvoření faktury budou zobrazovat záložky Vydané faktury, na kterých naleznete přehledy s dosud vydanými fakturami k danému záznamu, a na kterých můžete pomocí tlačítka Nová vydaná faktura v nástrojové liště vytvářet faktury nové.

U projektů naleznete přehled vydaných faktur v sestavě Vydané faktury na záložce Finance/Cash-flow v oknech projektů. Novou fakturu k projektu můžete vytvořit i přímo na této záložce, a to pomocí tlačítek v levém spodním rohu sestavy (podrobnosti viz kapitola 2, sekce Operace se záznamy v rozcestnících).

Vytvoření vydané faktury z rozpisu příležitosti

Jestliže v průběhu jednání o novém obchodu vytvoříte rozpis položek, které v dané obchodní příležitosti nabízíte, viz kapitola 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti, můžete tento rozpis následně při realizaci obchodu využít jako podklad pro vydanou fakturu.

U prvního tlačítka v nástrojové liště okna příležitosti naleznete volby Nová vydaná faktura z příležitosti... a Nová výzva k platbě z příležitosti. Pomocí nich vytvoříte vydanou fakturu, resp. výzvu k platbě, která bude obsahovat položky z rozpisu dané příležitosti. Zároveň podle údajů příležitosti dojde k předvyplnění polí Patří do a Společnost.

Údaje v takto vytvořené faktuře můžete podle potřeby upravit a doplnit.

Fakturace na základě plánu cash-flow výnosů projektu

Kapitola 24, sekce Cash-flow výnosů popisuje, jak určit, po jakých částech bude projekt fakturován, a jak naplánovat termíny fakturace. Na základě tohoto plánu je možné ve vydaných fakturách hromadně vytvářet položky odpovídající částem projektu, které již měly být fakturovány.

Po přiřazení vydané faktury k projektu se v okně faktury zobrazí tlačítko Vložit nevyfakturované z projektu. Tímto tlačítkem vytvoříte najednou položky pro všechny úkoly daného projektu, u kterých jste zvolili způsob fakturace, a které mají předpokládaný termín fakturace k aktuálnímu datu nebo dříve (v poli Stav fakturace mají hodnotu „Mělo být fakturováno“), a dosud nebyly vyfakturovány.

Ve faktuře, která nebude přiřazena k žádnému projektu, ale pouze ke společnosti, se bude zobrazovat tlačítko Vložit nevyfakturované pro společnost, kterým do faktury vložíte položky pro dosud nevyfakturované úkoly ze všech projektů propojených s danou společností.

Dokončení a tisk vydané faktury

V levé části stavového řádku okna vydané faktury můžete sledovat stav vydané faktury, resp. stav jejího uhrazení. Při vytvoření nové vydané faktury je hodnota v poli Stav vydané faktury nastavena na hodnotu Otevřená (oranžové zvýraznění stavového řádku okna vydané faktury i příslušného sloupce v sestavě faktur).

Po vyplnění potřebných údajů uzavřete vydanou fakturu volbou Dokončit fakturu v nástrojové liště okna faktury nebo sestavy vydaných faktur (tlačítko s ikonkou zelené fajfky). Faktura je tímto přepnuta do stavu Čeká na zaplacení a systém automaticky vygeneruje a otevře soubor ve formátu HTML, který slouží pro tisk a předání vydané faktury zákazníkovi. Soubory ve formátu HTML po otevření fungují jako webové stránky v internetovém prohlížeči. Na otevřené stránce prohlížeče naleznete fakturu připravenou pro tisk s kompletně vyplněnými údaji, běžným postupem je možné soubor následně vytisknout či např. exportovat do PDF.

Kromě údajů týkajících se fakturace může tištěná faktura obsahovat také podpis uživatele, který ji vystavil, viz sekce Nastavení podpisu vystavitele v kapitole 29 či QR kód pro platbu zjednodušující zákazníkům zaplacení faktury. (Plátce faktury si na mobilním telefonu otevře bankovní aplikaci a načte do ní QR kód pro platbu z faktury, čímž dojde k automatickému předvyplnění údajů v příkazu pro platbu.) Pro generování těchto kódu je nutné u bankovních údajů vlastní společnosti uvést IBAN a v definici měny, resp. České koruny zadat kód měny CZK (viz sekce Konfigurace řízení vztahů se zákazníky, Nastavení jednotek a měn v kapitole 29).

Mimo automatické otevření při dokončení faktury je soubor s tištěnou podobou faktury kdykoliv dostupný z okna faktury čekající na zaplacení – odkaz na něj se zobrazuje jako příloha pole Tisk, viz obrázek 25.7 níže. V názvu souboru je použito číslo vydané faktury. Kliknutím na podtržený název souboru si můžete soubor ve webovém prohlížeči znovu otevřít, v místní nabídce nad souborem naleznete volbu Uložit přílohu jako..., pomocí které si můžete soubor s tištěnou podobou vydané faktury uložit do adresářové struktury svého počítače.

Podobu faktury pro tisk určuje zvolená šablona pro tisk faktur, ve které je definována struktura tištěné faktury, a jsou vybrána pole, jejichž hodnoty se mají v tištěné podobě faktury zobrazovat. Na obrázku 25.5 vidíte podobu klasické faktury pro tisk ve výchozím nastavení aplikace, na obrázku 25.6 pak podobu výzvy k platbě. Správce pracovní skupiny může zvolit jinou z předpřipravených šablon klasických faktur či vytvořit vlastní šablonu pro tisk vydané faktury, resp. výzvy k platbě. Podrobnosti naleznete v kapitole 29, sekce Šablony pro tisk dokumentů.

Jestliže budete mít v pracovní skupině zvoleny šablony e-mailových zpráv pro odesílání vydaných faktur a výzev k platbě, dojde při dokončení faktury zároveň i k otevření předpřipravené e-mailové zprávy, která bude soubor s tištěnou podobou faktury obsahovat jako přílohu. Postup pro práci s e-mailovými zprávami je podrobně popsán v kapitole 21, sekce Vytváření e-mailových zpráv v Instant Teamu, možnost nastavení šablon e-mailových zpráv pro odesílání faktur v kapitole 29, sekce Nastavení údajů pro fakturaci.

Kromě polí v oddílu Platba, který se zobrazí pod tabulkou fakturovaných položek, a který slouží k zaznamenávání informací o zaplacení faktury, již nebude možné po dokončení faktury údaje v ní uvedené měnit. Faktury čekající na zaplacení se zobrazují také v sestavě Pohledávky, viz dále.

Pokud budete na faktuře potřebovat dodatečně některé údaje upravit, můžete si jí znovu zpřístupnit tlačítkem Znovu otevřít fakturu (tlačítko s ikonkou červeného křížku). Pod tímto tlačítkem naleznete také volbu Zrušit fakturu, kterou můžete použít pro zrušení vydané faktury. Po této akci zůstane faktura v systému zachována ve stavu Zrušená (červené zvýraznění). Alternativou ke zrušení faktury je odstranění faktury tlačítkem Odstranit vydanou fakturu, při této akci však všechny informace k dané faktuře ztratíte.

V uzamčených fakturách (ve fakturách čekajících na zaplacení, ve zrušených fakturách, či ve fakturách již zaplacených, viz dále) se neprojeví změny fakturačních údajů provedené v nastavení pracovní skupiny.

Sledování pohledávek

Ke sledování vašich pohledávek odvíjejících se od vydaných faktur slouží sestava Pohledávky, kterou naleznete ve složce Finance v navigačním panelu. Sestava zobrazuje pouze vydané faktury čekající na zaplacení a přehledně v ní vidíte, které společnosti, jakou částku a kdy vám mají uhradit, případně, o kolik dní se úhrady pohledávek opožďují oproti datům splatnosti faktur. Shrnutí nad sestavou pak zobrazuje celkovou výši vašich pohledávek.

Jestliže byla vydaná faktura uhrazena pouze částečně, můžete si do polí Zaplaceno a Datum zaplacení poznamenat výši a čas částečné úhrady. Ve sloupci Dluh uvidíte výši pohledávky po odečtení uhrazené částky.

Hodnota v poli Zaplaceno je systémem porovnávána s celkovou cenou s DPH a barevně znázorňuje poměr těchto dvou hodnot. Zeleně zvýrazněná hodnota signalizuje, že vydaná faktura byla uhrazena přesně, oranžové zvýraznění značí, že faktura byla uhrazena správně v rámci stanoveného limitu a červené, že výše úhrady byla mimo stanovený limit. Limit pro kontrolu správnosti uhrazených částek je ve výchozím nastavení aplikace nastaven na 100,- Kč, resp. na 10% fakturované částky. Správce pracovní skupiny může určit limit jiný, podrobnosti viz kapitola 29, sekce Nastavení údajů pro fakturaci.

Volbami u parametru Stav zaplacení si můžete zobrazovat pohledávky podle jejich uhrazení, resp. podle toho, zda faktura nebyla dosud vůbec zaplacena, či zda byla zaplacena přesně, ve stanoveném limitu nebo mimo něj. Parametr Dnů po splatnosti umožňuje vyfiltrovat pohledávky, u kterých uběhla stanovená doba od data jejich splatnosti.

Po celkovém zaplacení přepněte fakturu volbou Označit fakturu za zaplacenou do stavu Zaplacená (zelené zvýraznění). Pokud v poli Zaplaceno nebyla zapsána žádná částka, propíše se do něj hodnota pole Celková cena s DPH. Do pole Datum zaplacení se předvyplní datum označení faktury za zaplacenou. Faktura označená za zaplacenou ze sestavy pohledávek automaticky zmizí.

Vystavení daňového dokladu k platbě

Jestliže je faktura vystavena formou výzvy k platbě, je dle běžných zvyklostí po jejím uhrazení ještě třeba vystavit daňový doklad k platbě. Instant Team vytvoří daňový doklad k platbě automaticky při označení výzvy k platbě za zaplacenou. Zároveň vygeneruje a ve webovém prohlížeči otevře soubor ve formátu HTML obsahující daňový doklad pro tisk.

Jestliže budete mít v pracovní skupině zvolenu šablonu e-mailových zpráv pro odesílání daňových dokladů, dojde zároveň i k otevření předpřipravené e-mailové zprávy, která bude soubor s tištěnou podobou daňového dokladu obsahovat jako přílohu.

Daňové doklady jsou systémem číslovány ve stejné číselné řadě jako klasické vydané faktury (máte-li tuto řadu nadefinovánu).

Vytvořený daňový doklad k platbě se zobrazí v sestavě Vydané faktury, jeho podoba je jako u výzvy k platbě shodná s klasickou vydanou fakturou a je rozlišován označením v hlavičce, resp. ve sloupci Typ faktury. Ve spodní části okna dokladu naleznete pole Tisk s odkazem na soubor s tištěnou podobou původní výzvy k platbě, pro níž byl doklad vytvořen. Pole Tisk daňového dokladu pak obsahuje odkaz na soubor s daňovým dokladem pro tisk. (Podobu tištěného daňového dokladu k platbě určuje předpřipravená šablona pro tisk, správce pracovní skupiny může vytvořit šablonu novou.)

Zasílání upomínek k pohledávkám

Jestliže se vaši zákaznící s platbou vystavené faktury opožďují, můžete jim z aplikace ručně, případně hromadně prostřednictvím dávkové operace zasílat standardizované e-mailové zprávy s upomínkami.

Aby bylo možné upomínky na pohledávky po splatnosti generovat a zasílat, je třeba si nejdříve vytvořit šablony upomínek – tedy nadefinovat pravidla pro označování pohledávek vhodných k upomínání a určit podobu e-mailových zpráv s upomínkami.

Šablony upomínek

Šablony upomínek definuje uživatel s rolí správce na záložce Šablony upomínek v okně pro správu pracovní skupiny (okno pro správu pracovní skupiny otevřete pomocí nabídky Nástroje/Pracovní skupina/Řízení vztahů se zákazníky).

Pro vytvoření nové šablony upomínek použijte tlačítko Nová šablona upomínek.

Podobu zprávy, která bude jako upomínka generována, zvolíte v kolonce Šablona e-mailu. Šablonu e-mailové zprávy si můžete předem připravit na záložce Šablony e-mailů (v okně pro správu pracovní skupiny na stránce Řízení vztahů se zákazníky) nebo vytvořit pomocí nabídky pole. Podrobný postup pro vytváření šablon e-mailových zpráv je popsán v kapitole 23 Šablony e-mailů. (Pokud nebude šablona e-mailu zvolena, bude jako upomínka vygenerována nová e-mailová zpráva bez předvyplněných údajů.)

Dále nastavte pravidla, podle kterých může být pohledávka označena jako vhodná k upomenutí. Můžete stanovit, kolik dnů po splatnosti musí pohledávka být (kolonka Dnů po splatnosti), kolik dnů má uplynout od odeslání předchozí upomínky (kolonka Dnů po upomínání) či jaká má být minimální výše upomínané pohledávky (kolonka Minimální dluh).

Šablony jsou automaticky označovány pořadovým číslem vytvoření a v tomto pořadí jsou pak i upomínky pro jednotlivé pohledávky generovány. Pohledávka tak nemůže být označena jako vhodná k upomínání vícekrát, resp. pro pohledávku není možné vygenerovat více upomínek, než kolik je vytvořeno šablon upomínek.

Pohledávky vhodné k upomenutí a zaslání upomínky

Po vytvoření šablon upomínek budete moci v sestavě pohledávek snadno sledovat pohledávky po splatnosti, které by měly být upomenuty, a zasílat pro ně upomínky. Neuhrazené faktury, které splní podmínky definované v šablonách upomínek (uplyne u nich stanovený počet dnů po splatnosti nebo po odeslání předchozí upomínky, případně pohledávka bude dosahovat stanovené výše) budou v sestavě systémem zvýrazňovány upozorňující ikonkou jako pohledávky vhodné k upomenutí.

V nástojové liště okna vydané faktury, případně v místní nabídce nad fakturou v sestavě pohledávek, naleznete volbu Nová upomínka..., která umožňuje ruční vytváření upomínek. Otevře okno nové e-mailové zprávy s předpřipravenou upomínkou, podoba takto vygenerované upomínky je zvolena v šabloně upomínky. Před odesláním můžete upomínku podle potřeby doplnit či upravit. Práci s e-mailovými zprávami podrobně popisuje kapitola 21, sekce Vytváření e-mailových zpráv v Instant Teamu.

Upomínky jsou standardně posílány primárnímu kontaktu společnosti, pro kterou je faktura vystavena. Změnit kontakt, na který má být upomínka zaslána, můžete v kolonce Kontakty pro upomínání v okně vydané faktury (případně v okně společnosti, viz dále).

Po vytvoření upomínky ikonka u faktury zmizí a ve sloupci Počet upomínek uvidíte, kolik, resp. která upomínka byla pro fakturu vygenerována. Každá pohledávka může být upomínána tolikrát, kolik je definováno šablon upomínek, tedy např. pokud máte definovány dvě šablony upomínek a pohledávka byla upomínána jednou a uplyne stanovený počet dnů od zaslání první upomínky, aniž by pohledávka byla uhrazena, bude faktura opět označena jako vhodná k upomenutí a bude pro ni generována upomínka podle druhé šablony.

Odeslané e-mailové zprávy s upomínkami naleznete ve standardní sestavě Odeslané ve složce E-maily v navigačním panelu, případně, pokud byste vygenerovanou zprávu ihned neodeslali, v sestavě Koncepty.

Prostřednictvím parametrů Má být upomenuta? a Počet upomínek si můžete v sestavě zobrazovat pohledávky,které mají být podle definovaných pravidel upomínány či pohledávky, kterým byl zaslán zvolený počet upomínek. Shrnutí nad sestavou pak vždy zobrazuje celkovou výši pohledávek za aktuálně vyfiltrované vydané faktury.

Hromadné zasílání upomínek

Až si při ručním generování a zasílání systém upomínek otestujete, můžete si, pokud to bude vyhovovat vašim potřebám, nakonfigurovat povolení pro hromadné zasílání upomínek a upomínky za pohledávky po splatnosti zasílat hromadně.

Ve výchozím nastavení mají všechny faktury vydané pro společnosti hromadné zasílání upomínek povoleno (hodnota „posílat“ u kolonky Upomínky viz obrázek 25.12 výše) a upomínky jsou zasílány primárnímu kontaktu společnosti. Toto povolení je do vydaných faktur propisováno z nastavení společnosti, pro níž je faktura vydána. Pro jednotlivé společností lze zasílání upomínek konfigurovat – tedy určit, zda upomínky chcete dané společnosti hromadně posílat či nikoliv, případně zvolit, komu mají být upomínky adresovány.

Standardně je v okně společnosti po vytvoření primárního kontaktu společnosti (viz kapitola 19, sekce Kontakty společností) tento kontakt automaticky uveden v kolonce Kontakty pro upomínání a je povoleno zasílání upomínek – po nastavení kontaktu pro upomínání se v kolonce Upomínky automaticky přepne výchozí hodnota „neposílat“ na hodnotu „posílat“. Změnou volby v kolonce Upomínky můžete upomínky pro danou společnost z hromadmého zasílání vyjmout.

Faktury, které jsou vydány pro společnost, u nichž zasílání upomínek nepovolíte (případně faktury, u nichž zasílání nepovolíte přímo v okně faktury), pak nebudou označovány upozorňující ikonkou jako faktury vhodné k upomenutí, i když splní pravidla nastavená v šablonách upomínek, a nebudou zahrnovány do hromadného zasílání upomínek.

Pro hromadné zasílání upomínek slouží dávková operace nazvaná Denní vytváření a odesílání upomínek k vydaným fakturám. Po jejím nastavení bude systém každodenně automaticky generovat a zasílat upomínky pro všechny faktury aktuálně označené upozorňující ikonkou. Okno pro ovládání dávkové operace je dostupné správcům pracovní skupiny přes nabídku Nástroje/Dávkové operace a je podrobně popsáno u obrázku 6.13.

Cash-flow výnosů projektů s vydanými fakturami

Evidenci vydaných faktur můžete také využít pro zpřesnění sledování cash-flow výnosů, které je popisováno v kapitole 24, sekce Cashf-flow výnosů. U úkolů, které ve vydané faktuře označíte jako fakturované, se bude cash-flow výnosů počítat podle reálných fakturačních údajů, tedy podle částky uvedené na faktuře a podle data splatnosti, resp. zaplacení faktury.

Po projení s položkou vydané faktury se bude úkol (spolu s úkoly s určeným způsobem fakturace) zobrazovat v sestavě Fakturace výnosů na záložce Cash-flow na stránce Finance okna projektu, viz obrázek 24.4. Do sloupce Výnosy vyfakturovány na faktuře se propíše označení odpovídající faktury a ve sloupci Stav fakturace bude automaticky nastavena hodnota Fakturováno s modrým zvýrazněním. Zároveň systém danému úkolu automaticky nastaví ve sloupci Fakturace výnosů na záložce Výnosy v okně projektu hodnotu Vyfakturováno.

Po uplynutí doby splatnosti vydané faktury, s níž je úkol propojen, dojde ke změně ve sloupci Stav fakturace na hodnotu Po splatnosti s fialovým zvýrazněním, po zaplacení faktury na hodnotu Zaplaceno s tmavě modrým zvýrazněním.

Graf cash-flow projektu bude příjmy z úkolu propojeného s fakturou vynášet na časovou osu k datu splatnosti, resp. k datu zaplacení faktury a ve výši uvedené na faktuře. Barevně bude k aktuálnímu dni rozlišovat příjmy vyfakturované, po splatnosti a již zaplacené.

Korekce výnosů

U některých úkolů se plánované výnosy a výnosy, které jste skutečně vyfakturovali, mohou lišit. U úkolů, u kterých je skutečná výše vyfakturovaných výnosů (součet fakturovaných částek za všechny položky vydaných faktur propojených s daným úkolem) odlišná od plánované částky (od hodnoty pole K fakturaci), se rozdíl těchto dvou hodnot zobrazuje v poli Korekce výnosů.

Pole Korekce výnosů naleznete v okně s podrobnostmi úkolu na záložce Výnosy (viz obrázek 24.5). Kladná hodnota tohoto pole signalizuje, o kolik jsou skutečné výnosy daného úkolu větší oproti výnosům předpokládaným.

Záporná hodnota pak značí situaci, kdy jsou skutečné, resp. dosud fakturované výnosy úkoly menší než byl předpoklad.

V sestavě Výnosy v navigačním panelu můžete ve sloupci Celková korekce výnosů sledovat rozdíl předpokládaných a vyfakturovaných výnosů na úrovni jednotlivých projektů.