📞 220 570 270

Používateľská príručka
I  Projektové řízení

Kapitola 15 - Dokumenty, poznámky a přílohy

V tejto kapitole:

V této kapitole se seznámíte s tím, jak použít Instant Team k vytváření dokumentů, jak používat systém průběžného ukládání poznámek a jak pracovat se soubory, které je možné přikládat k vybraným typům záznamů.

Aplikace umožňuje vytvářet dva typy dokumentů, tzv. společné dokumenty a dokumenty propojené s jednotlivými projekty. Podoba obou typů dokumentů je stejná, všechny dokumenty mohou obsahovat textový popis, přílohy či odkazy na externí přílohy a mohou být řazeny do kategorií.

Společné dokumenty jsou přístupné všem uživatelům Instant Teamu bez ohledu na jim přidělenou roli. Jejich prostřednictvím je možné sdílet např. vnitřní firemní předpisy či formuláře, důležité odkazy apod. Vytvářet, měnit či odstraňovat společné dokumenty mohou pouze správci pracovní skupiny.

Dokumenty vytvořené v kontextu jednotlivých projektů jsou přístupné pouze členům daných projektových týmů. Je možné v nich sdílet např. základní dokumentaci, zápisy z kontrolních dnů či důležitých schůzí apod. Vytvářet dokumenty k projektu může libovolný člen projektového týmu.

Všichni členové projektových týmů mohou také průběžné ukládat poznámky k projektům a ke svým projektovým úkolům.

Dále je možné přikládat samostatné přílohy k jednotlivým úkolům, schůzkám a poznámkám. Tyto přílohy jsou přístupné všem členům projektových týmů, do kterých jednotlivé záznamy patří. Mohou je přikládat vedoucí projektových týmů a autoři, resp. vlastníci jednotlivých záznamů.

Společné dokumenty

Pro práci se společnými dokumenty je nejdříve třeba se přepnout do sestavy Společné dokumenty ve složce Moje práce v navigačním panelu. K vytvoření nového dokumentu můžete použít nabídku Záznam/Nový/Nový dokument..., obdobnou volbu místní nabídky nebo klávesovou zkratku <Ctrl+N>.


PIC

Obrázek 15.1: Dokument

Okno dokumentu je jednoduché. Zadává se v něm název dokumentu a poté vlastní text do pole Poznámka. Text v tomto poli je možné formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2.

V poli Kategorie můžete zařadit dokument do některé z nabízených kategorií dokumentů, případně vytvořit novou kategorii pro řazení dokumentů (podrobnosti viz kapitola 17, sekce Kategorie). V přehledu dokumentů pak budou dokumenty patřící do stejné kategorie přehledně seskupeny pod označením dané kategorie.

K poli Příloha se kliknutím na tlačítko Přiložit... připojí soubor o maximální velikosti 5 MB, budete-li chtít přiložit více souborů najednou, podržte při jejich výběru stisknutou klávesu <Ctrl>.

Do pole Odkaz na externí přílohu lze vložit odkaz na webové stránky.

V sestavě Společné dokumenty naleznete přehled vytvořených společných dokumentů spolu se jménem autora a časem jejich vytvoření. Podrobnosti jednotlivých záznamů je možno si zobrazit dvojitým kliknutím na patřičný řádek, případně použitím volby Podrobnosti... v místní nabídce na daném řádku (místní nabídka se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem myši).


PIC

Obrázek 15.2: Sestava Společné dokumenty

Dokumenty projektů

Vytvořit nový dokument k projektu je možné v okně s podrobnostmi projektu pomocí nabídky Záznam/Nový/Nový dokument k projektu... nebo obdobným tlačítkem v nástrojové liště tohoto okna. V sestavách, kde se projekty objevují (například v sestavě Plány), můžete k vytvoření nového dokumentu projektu použít volbu Nový/Nový dokument k projektu v místní nabídce nad označeným projektem.

Okno s podrobnostmi dokumentu k projektu je stejné jako okno společného dokumentu, viz výše obrázek 15.1.

Přehled všech doposud vytvořených dokumentů k projektu se nachází na záložce Dokumenty a přílohy v okně projektu, naleznete na ní zároveň i přehled všech úkolů či schůzek daného projektu, případně poznámek k úkolům, ke kterým byly přiloženy přílohy přímo v okně konkrétního záznamu (podrobnosti viz kapitola 5, sekce Zadání úkolu, kapitola 6, sekce Zapisování informací o průběhu plnění úkolů a kapitola 14, sekce Vytvoření nové schůzky). Záložka má obdobnou podobu jako sestava Společné dokumenty a zobrazuje se pouze tehdy, pokud dokumenty či přílohy k danému projektu existují.


PIC

Obrázek 15.3: Záložka Dokumenty a přílohy v okně projektu

Pro lepší orientaci jsou řádky s jednotlivými záznamy rozlišeny grafickými ikonkami, v nástrojové liště sestavy lze také pomocí zaškrtávacích kolonek vybrat, jaké typy záznamů se mají na záložce zobrazovat.

TIP

V nástrojové liště na okně záznamu je k dispozici tlačítko Navrátit sdílený vzhled (případně nabídka Zobrazit/Navrátit sdílený vzhled). Tuto funkci můžete použít pro zrušení provedených nastavení vzhledu záznamu, včetně (mnohdy nechtěných) přizpůsobení všech vnořených sestav na okně záznamu, tedy i sestavy se seznamem dokumentů a příloh na okně projektu.

Poznámky

Všichni členové projektového týmu mohou k aktivnímu projektu průběžně zapisovat různé poznámky, dosažené výsledky a jiná důležitá sdělení. Vlastníci úkolů a vedoucí projektu mohou své poznámky zapisovat také k jednotlivým úkolům aktivního projektu. K tomu slouží záložka Poznámky v okně projektu, resp. pole Nová poznámka v oknech úkolů.

Vlastní obsah poznámky vepište do pole Nová poznámka. Text můžete podle potřeby formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2).

Po začátku zapisování textu se automaticky zaktivní tlačítko Uložit poznámku. Po dopsání textu je třeba poznámku tímto tlačítkem uložit. S uložením poznámky dojde i k automatickému uložení přiložené přílohy.

Po uložení první poznámky se zobrazí sestava Poznámky. V ní přehledně uvidíte jednotlivé uložené poznámky, včetně času uložení a avatara autora poznámky, případně přiložené přílohy. (Podrobné informace o generování a vytváření avatarů, tj. obrázků zastupujících označení autora poznámky, naleznete v kapitole 3, sekce Vytvoření nového uživatelského účtu.)


PIC

Obrázek 15.4: Poznámky k projektu

Dvojitým kliknutím na uloženou poznámku zobrazíte okno s podrobnostmi poznámky. Poznámku, jejímž jste autorem, zde můžete dodatečně upravit, tlačítkem Odstranit poznámku pak je možné poznámku odstranit. Vedoucí projektu zde může upravovat a odstraňovat libovolné poznámky.


PIC

Obrázek 15.5: Okno s podrobnostmi poznámky

Poznámka, kterou neuložíte, se nebude v sestavě zobrazovat a ostatní uživatelé ji neuvidí. Abyste na rozepsanou, dosud neuloženou poznámku nezapomněli, bude se vám za názvem projektu, resp. úkolu v sestavách zobrazovat upozorňující ikonka. Změnou stavu projektu, resp. úkolu, např. uzamknutím projektu či dokončením úkolu dojde k automatickému uložení rozepsané poznámky.


PIC

Obrázek 15.6: Ikonka upozorňující na neuloženou poznámku

Kromě ikonky upozorňující na rozepsanou poznámku se za názvy projektů a úkolů v sestavách zobrazuje ikonka indikující uloženou poznámku, viz obrázek 2.19. Při posečkání myší nad touto ikonkou se zobrazí text poslední přiložené poznámky, včetně informací o autorovi a času uložení poznámky. Pokud není uložena žádná poznámka, zobrazuje se popis projektu či úkolu (obsah pole Poznámka ze záložky Nastavení v okně projektu, resp. obsah pole Popis v okně úkolu).

TIP

Poznámky k úkolům je možné vypnout a v okně úkolu je nahradit běžným textovým polem. Toto nastavení může provést správce pracovní skupiny, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování.

Práce s přílohami

Po přiložení přílohy se v okně daného záznamu zobrazí u kolonky Příloha namísto vstupního pole název přiloženého souboru s ikonkou podle typu souboru. Při posečkání myší nad tímto názvem se objeví plovoucí nápověda s údajem o velikosti přiloženého souboru.

Všechny soubory přiložené k dokumentům či ostatním typům záznamů jsou uloženy na server a libovolný uživatel mající dostatečná přístupová práva si je poté může zobrazit na svém počítači kliknutím na podtržený název přílohy, který funguje jako webový odkaz, případně volbou Otevřít přílohu z místní nabídky nad názvem přílohy v okně záznamu, ke kterému byla přiložena.

Pokud je k záznamu přiloženo více příloh najednou nebo budete chtít přílohu otevřít přímo v sestavě s daným typem záznamu (např. k úkolům v sestavě Plány), můžete k otevření přílohy použít nabídku Záznam/Příloha:název přílohy/Otevřít nebo volbu Příloha:název přílohy/Otevřít z místní nabídky nad názvem přílohy, resp. nad řádkem s konkrétním záznamem.

Soubor je tímto stažen ze serveru do složky pro přechodné soubory na počítač uživatele a odtud otevřen v programu určeném pro daný typ souborů.


PIC

Obrázek 15.7: Čtení přílohy ze serveru

Přílohu je také možné jen uložit do libovolné složky na počítači uživatele volbou Uložit přílohu jako... z místní nabídky nad názvem přílohy v okně záznamu, ke kterému byla přiložena. K uložení přílohy můžete použít také nabídku Záznam/Příloha:název přílohy/Uložit jako...či volbu místní nabídky Příloha:název přílohy/Uložit jako... nad vybraným záznamem s přílohou.

V místní nabídce nad přílohou v okně záznamu, ke kterému byla přiložena, naleznete, pokud budete mít dostatečná přístupová práva, další volby: volbu Odstranit přílohu, pomocí které je možné přílohu odstranit a volbu Nahradit přílohu..., pomocí které nahradíte původní přílohu novým souborem.

UPOZORNĚNÍ

Pokud soubor načtený ze serveru upravíte a změnu uložíte, je tak uložena pouze ve složce na vašem počítači.

Aby se změna projevila též v Instant Teamu, můžete buď původní soubor nahradit pozměněným, anebo, pokud například chcete zachovat i předešlou verzi nebo nejste autorem původní přílohy, vytvořte nový dokument a k němu připojte pozměněný soubor. K přiložení upraveného souboru k záznamu s původní přílohou můžete použít volbu Přiložit další v okně záznamu. Doporučujeme pojmenovávat dokumenty s upravenými soubory i upravené přílohy u jednotlivých záznamů tak, aby bylo možné snadno odlišit původní a pozměněné verze souborů.