📞 220 570 270

Používateľská príručka
I  Projektové řízení

Kapitola 16 - Náklady

V tejto kapitole:

Předchozí kapitoly se zabývaly především časovým plánováním projektů. Instant Team však umožňuje také finanční plánování projektů a sledování shody finančního plánu a skutečných nákladů.

Plánování a sledování nákladů v Instant Teamu je založeno na evidenci plánované a skutečné pracnosti úkolů v hodinách a zadání nákladové (hodinové) sazby a výše paušálních nákladů pro jednotlivé úkoly.

Finanční plány projektů, resp. sestavy nákladů a cash-flow jsou dostupné pouze pro uživatele s rolí Finančník.

Náklady na úkoly

Ty se zobrazují v sestavě Náklady na stejnojmenné záložce v oknech jednotlivých projektů, viz obrázek 16.2 níže. Důležitým údajem pro výpočet nákladů je hodnota pole Nákladová sazba (hodinová) u jednotlivých úkolů. Tyto hodnoty lze zadávat a upravovat pomocí vstupních polí ve sloupci Nákladová sazba přímo v sestavě.

Pokud byl projekt vytvořen ze šablony (viz kapitola 9) a v šabloně úkolu je uvedena výše nákladové sazby, bude automaticky do tohoto pole propsána hodnota uvedená v šabloně.

Nákladovou sazbu úkolu je možné stanovit také na záložce Náklady v okně úkolu (viz obrázek 16.1 a poznámka Zobrazování záložky Náklady v oknech úkolů níže).

V případě, že není k dispozici nákladová sazba úkolu, a v databázi Zdroje jste vyplnili hodinové sazby jednotlivých zdrojů (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů), a úkoly přiřadili zdrojům, systém automaticky ve výpočtech místo nákladové sazby úkolu použije hodinovou sazbu zdroje, jemuž je úkol přiřazen. Práce s finančním plánováním se tím dá značně zjednodušit.

TIP

Pokud budete používat hodinové sazby zdrojů, doporučujeme je vyplnit před tím, než začnete vytvářet strukturu projektu. V opačném případě budete muset hodinové sazby „antidatovat“ před datum vytvoření prvního projektového úkolu.

Paušální náklady

V aplikaci Instant Team lze také specifikovat výši paušálních nákladů, které plánujete celkově vydat ke dni předpokládaného respektive skutečného dokončení úkolu a porovnávat jí se skutečnými náklady, případně sledovat průběh čerpání nákladů. Plánovanou výši paušálních nákladů můžete k jednotlivým úkolům zadávat přímo v sestavě Náklady ve sloupci Paušální náklady – plánované, případně ve stejnojmenném poli na záložce Náklady v okně s podrobnostmi úkolu.

POZNÁMKA

Zobrazování záložky Náklady v oknech úkolů Záložka Náklady v okně úkolu se nezobrazuje uživatelům, kteří nejsou členy týmu projektu, do kterého úkol patří. Členům projektového týmu se ve výchozím nastavení aplikace zobrazuje až tehdy, jsou-li k úkolu evidovány nenulové náklady, tedy úkol má zadánu pracnost a zároveň je zadána hodinová sazba zdroje, jemuž je úkol přiřazen, nebo byla v sestavě Náklady zadána nákladová sazba úkolu či plánované paušální náklady. V rámci pracovní skupiny je možné nastavit, že se záložka bude členům projektových týmů v oknech úkolů zobrazovat vždy, podrobnosti v kapitole 17, sekce Konfigurace plánování.

Na záložce Náklady se zároveň nacházejí dvě další pole, Paušální náklady – skutečné a Paušální náklady – zbývající, umožňující sledovat stav čerpání paušálních nákladů. V průběhu plnění úkolu je do nich v závislosti na plánovaných paušálních nákladech a dokončenosti úkolu v procentech (pole Hotovo z) systémem automaticky doplňována výše skutečně vynaložených a zbývajících nákladů.

Výši paušálních nákladů však můžete upravovat podle reálného průběhu čerpání, který nemusí odpovídat dokončenosti úkolu nebo se odchýlil od celkových původně plánovaných nákladů. Do pole Paušální náklady – skutečné lze kdykoliv zadat reálně vynaložené náklady a do pole Paušální náklady – zbývající očekávané zbývající paušální náklady. Systém poté dále počítá s těmito hodnotami, což umožní přesnější finanční analýzu celého projektu.


PIC

Obrázek 16.1: Možnost úpravy paušálních nákladů podle skutečného průběhu čerpání

TIP
Při ručním zadávání hodnot do těchto polí se nepřepočítává hodnota ostatních polí na záložce Náklady. Pokud budete např. při vyšších jednorázových paušálních nákladech navyšovat hodnotu v poli Paušální náklady – skutečné, ale celková výše nákladů na daný úkol se měnit nebude, bude třeba zároveň upravit (zmenšit) i hodnotu v poli Paušální náklady – zbývající.

Analýza finančních nákladů

V sestavě Náklady lze nejen zadat a měnit nákladové sazby a paušálové náklady úkolů, ale také analyzovat finanční náklady na projekty.


PIC

Obrázek 16.2: Náklady

Ve sloupci Plánované náklady jsou součty plánovaných hodinových a paušálních nákladů na jednotlivé úkoly, resp. za projekt. Hodinové náklady úkolů jsou vypočítávané podle prvotních odhadů pracnosti úkolů (pole Plánovaná práce) a nákladové sazby úkolů, případně hodinové sazby zdrojů, jimž jsou úkoly přiřazeny.

Ve sloupci Skutečné náklady jsou součty dosavadních skutečně vynaložených, hodinových i paušálních, nákladů na projekt. Výpočet je pro hodinové náklady založen na práci evidované za projektové úkoly v položkách výkazů práce a nákladové sazbě úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Pro paušální náklady je automatický výpočet založen na procentech dokončenosti úkolu a celkové plánované výši těchto nákladů. Po případné úpravě paušálních nákladů, jak je popsáno výše, je nadále počítáno s ručně vloženými údaji.

Ve sloupci Zbývající náklady jsou součty hodinových a paušálních nákladů, které ještě plánujete vydat na dokončení projektu. Výpočet je pro hodinové náklady založen na aktuálním odhadu zbývající pracnosti úkolů (pole Zbývající práce) a nákladové sazbě těchto úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Princip pro výpočet zbývajících paušálních nákladů je obdobný jako pro náklady skutečné.

Sloupec Kombinované náklady je pak prostým součtem skutečných a zbývajících nákladů. Porovnáním plánovaných a kombinovaných nákladů zjistíte, jak si projekt v současnosti vede z hlediska financí.

V pravé části sestavy je pak zobrazen časový průběh skutečně vynaložených i plánovaných (hodinových) nákladů. Jde o součet zbývajících a skutečných nákladů umístěných na časovou osu podle dnů, ke kterým byla vykázána práce na úkolech (pro skutečné náklady), respektive podle plánovaného započetí a skončení úkolů (pro zbývající náklady). Ke dni plánovaného zakončení úkolu jsou ke zbývajícím nákladům jednorázově započteny také náklady paušální.

POZNÁMKA

Úprava formátu zobrazovaných částek Formát čísel vyjadřujících výši nákladů se ve výchozím nastavení automaticky zkrátí, pokud pro něj není dostatek prostoru v příslušném sloupci tabulky. Číselná hodnota se při nedostatku místa zaokrouhlí a zapíše ve zkráceném tvaru, např. částka 70 250 bude zapsána jako 70K (K jako standardní označení kilo vyjadřující tisícinásobek zobrazené hodnoty), částky zaokrouhlované na miliony se budou zobrazovat s označením M.

Každý uživatel si může pro jednotlivé sloupce sestavy, které zobrazují číselné hodnoty, individuálně nastavit formát zobrazování těchto hodnot, viz kapitola 2, sekce Přizpůsobení sestav/Formát zobrazování hodnot vybraných polí.

Cash-flow nákladů

Tabulka hodnotové linky v sestavě nákladů zobrazuje časový průběh nákladů podle data jejich vynaložení. Tato doba většinou neodpovídá době, kdy mají být náklady projektu skutečně placeny. Pro analýzu časového průběhu skutečných plateb, tedy výdajů projektu, slouží záložka Cash-flow.

Aby bylo možné analýzu časového průběhu výdajů projektu na této záložce provádět, je třeba nejdříve určit, po jakých částech budou náklady projektu fakturovány a jaký bude předpokládaný termín jejich zaplacení. Fakturovanými částmi projektu mohou být jednotlivé úkoly nebo skupinové úkoly (úkoly s podúkoly).

Výběr úkolů, na jejichž úrovni budou náklady projektu fakturovány, provedete v posledním sloupci sestavy nákladů nazvaném Fakturace nákladů. V něm určíte, zda se náklady budou fakturovat před nebo po uskutečnění dané části projektu, resp. na začátku či na konci naplánované práce na zvoleném úkolu. Při nastavení způsobu fakturace u skupinového úkolu se do jeho fakturace automaticky zahrnou náklady všech jeho podúkolů, u nichž neurčíte způsob fakturace samostatně.

UPOZORNĚNÍ

Ve výběrovém seznamu pole Fakturace nákladů se nachází také volba Vyfakturováno. Tuto volbu není možné použít, je automaticky nastavována v případě, kdy s aktivní funkcionalitou Řízení vztahů se zákazníky evidujete v Instant Teamu přijaté faktury.

Po zvolení způsobu fakturace (po vybrání jedné z hodnot Začátek či Konec) alespoň u jednoho úkolu se v okně projektu vytvoří nová záložka Cash-flow. Na ní můžete upřesnit informace o splatnosti fakturovaných úkolů a následně analyzovat cash-flow výdajů projektu.


PIC

Obrázek 16.3: Záložka Cash-flow v okně projektu

V horní sestavě Fakturace nákladů se zobrazí všechny úkoly, k nimž jste zadali způsob fakturace nákladů. Do sloupce K fakturaci se propíše výše kombinových nákladů daných úkolů.

Ve sloupci Fakturovat dle termínů úkolu je standardně propsán daný úkol. Můžete však zvolit jiný úkol z libovolného projektu, podle jehož termínu se budou náklady vybraného úkolu fakturovat. Typicky se jedná např. o milník projektu, k jehož termínu jsou fakturovány náklady více úkolů.

Do sloupce Předpokládaný termín fakturace se propíše čas začátku nebo konce úkolu uvedeného ve sloupci Fakturovat dle termínů úkolu, tedy předpokládaný čas, kdy vám budou náklady fakturovány. Ve sloupci Splatnost je propsána doba splatnosti nákladů nastavená v pracovní skupině (viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování), případně doba splatnosti nastavená zdroji, jemuž je úkol přiřazen (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů). Obě tyto hodnoty můžete podle potřeby pro konkrétní úkoly upravit.

Všechny tyto údaje můžete zadávat také v okně s podrobnostmi úkolu na záložce Náklady. Výše popisovaná pole se v okně úkolu zobrazí po vybrání způsobu fakturace.


PIC

Obrázek 16.4: Možnost úpravy údajů nákladového cash-flow v okně úkolu

Podle předpokládaného termínu fakturace jsou pak systémem automaticky vypočítávány hodnoty v poli Stav fakturace (tuto hodnotu není možné přímo změnit). Úkolům, které mají předpokládaný termín fakturace dříve než dnes nebo dnes, je nastaven stav Mělo být fakturováno s oranžovo-žlutým podbarvením. Úkolům s předpokládaným termínem fakturace později než dnes je nastaven stav Nevyfakturováno se světle žlutým podbarvením. Systém sám po uplynutí předpokládaného termínu fakturace přepne hodnotu „Nevyfakturováno“ na „Mělo být fakturováno“.

TIP

S aktivní fukncionalitou Řízení vztahů se zákazníky aplikace umožňuje evidovat k projektům přijaté faktury. Cash-flow nákladů projektu tak lze podrobně plánovat a sledovat na základě evidovaných faktur a jejich uhrazení, podrobnosti viz kapitola 27.

Ve spodní části záložky v sestavě Cash-flow můžete sledovat graficky znázorněný časový průběh výdajů na projekt. K datu odpovídajícímu součtu předpokládaného termínu fakturace a splatnosti nákladů jsou formou skládaného sloupcového grafu zobrazovány jednotlivé výdaje projektu (hodnoty pole K fakturaci). Stejným barevným zvýrazněním jako stav fakturace jsou vždy k aktuálnímu datu rozlišovány výdaje, které by již měly být uhrazeny (hodnota „výdaje mají být fakturované ke dni“), a které mají být uhrazeny v budoucnu (hodnota „výdaje nevyfakturované ke dni“).

Sestava také obsahuje čárový graf zobrazující kumulované výdaje projektu (sumu výdajů od počátku projektu).

Náklady na projekty

Pokud nepotřebujete rozpad nákladů na jednotlivé úkoly, můžete si zobrazit součty za jednotlivé projekty také ve složce Portfolio projektů a to v sestavě příznačně nazvané Náklady.

Hodnotová linka této sestavy se nezobrazuje formou tabulky, ale formou sloupcového grafu za všechny projekty dohromady, případně pouze pro vybraný projekt nebo projekty.

Pohled na nákladové cash-flow za všechny projekty dohromady vám poskytne sestava nazvaná Cash-flow.

Obě sestavy si můžete filtrovat podle parametrů Označil jsem, Stav projektu a Vedoucí projektu.