📞 220 570 270

Používateľská príručka

Kapitola 2 - Začínáme

V tejto kapitole:

Předpokládejme, že jste si založili účet služby Instant Team, případně máte nainstalován Instant Team u sebe a správce Instant Teamu vám vytvořil pracovní skupinu pro řízení projektů. Dále předpokládejme, že na svém počítači máte nainstalovaného klienta Instant Teamu. Pak vám již nic nebrání začít Instant Team používat.

POZNÁMKA

Instant Team a technologie tlustého klienta Instant Team je takzvanou klient/server aplikací využívající technologii tlustého klienta.

To na jedné straně znamená, že práce s aplikací se velmi podobá práci s běžnými Windows aplikacemi, a je tak mnohem uživatelsky přívětivější a komfortnější než běžné internetové aplikace. Na druhou stranu je však potřeba na počítače uživatelů nejprve nainstalovat klienta Instant Teamu.

K instalaci slouží malý samoinstalační soubor, který si můžete kdykoliv stáhnout ze stránek služby Instant Team. Podrobné instrukce naleznete v potvrzení své registrace.

Přihlášení

Po spuštění klienta Instant Teamu se nejprve zobrazí přihlašovací okno. Zde vyplňte jméno a heslo, které jste si zvolili při registraci, případně které vám přidělil správce, a stiskněte tlačítko Přihlásit.

Pokud zaškrtnete volbu Zapamatovat na tomto počítači, při příštím spuštění aplikace z téhož počítače budete automaticky přihlášeni jménem a heslem, které jste zadali.


PIC

Obrázek 2.1: Přihlášení

Následující informace jsou na přihlašovacím okně přístupné po kliknutí na tlačítko Více », jehož text se následně změní na Méně « a po příštím kliknutí na toto tlačítko se zobrazené informace opět schovají.

UPOZORNĚNÍ

Neměňte internetovou adresu uvedenou v poli Server. Při instalaci klienta se zde nastaví adresa serveru služby Instant Team Hosted, případně vašeho serveru Instant Teamu, takže když tuto adresu změníte, nepodaří se vám přihlásit, dokud původní hodnotu nevrátíte.

Adresa služby Instant Team Hosted je hosted.instant-team.com

Pole Impersonifikovat slouží k tomu, aby se mohl správce pracovní skupiny přihlásit na účet jiného uživatele, aniž by znal nebo měnil jeho heslo. Správce zadá svoje přihlašovací jméno a heslo v horní části přihlašovacího okna, do pole Impersonifikovat pak zadá uživatelské jméno uživatele, na jehož účet se chce přihlásit. Impersonifikace se zaznamenávají do aplikačního logu, takže je možné je případně zpětně dohledat. Automatické přihlášení není možné spolu s impersonifikací.

V rozbalovacím poli Jazyk zvolte jazyk, ve kterém mají být zobrazeny texty přihlašovacího okna Instant Teamu.

Tlačítko Restartovat slouží pro restart klienta Instant Teamu.

POZNÁMKA

Nastavení komunikačního protokolu V přihlašovacím okně si můžete také zvolit komunikační protokol, který bude využíván pro připojení k serveru (pole Protokol). Pokud se Vám na poprvé nedaří k serveru připojit nebo Vám připadá spojení příliš pomalé, můžete zde zkusit vybrat jiný protokol. Nabízené protokoly jsou z hlediska funkčnosti a výkonu téměř ekvivalentní a výběr protokolu by normálně na práci s aplikací neměl mít vliv, ale může se stát, že jeden z nabízených protokolů nebude kompatibilní s Vaším firewallem nebo webovou proxy.

Pokud zadáte špatnou kombinaci jména a hesla, budete na to upozorněni. V opačném případě se zakrátko objeví hlavní okno aplikace.

Verze aplikace

Aplikace Instant Team nabízí uživatelům možnost přepínat mezi dostupnými verzemi a vracet se tak i ke starším verzím aplikace. K zobrazení informací o používané verzi slouží nabídka Nápověda/O aplikaci... v horní nástrojové liště (viz obrázek 2.14). Výběrem z rozbalovacího seznamu u první kolonky si zde můžete přepnout starší verzi aplikace. Po výběru verze dojde k ukončení aplikace a jejímu automatickému spuštění s vybranou verzí.


PIC

Obrázek 2.2: Informace o verzi aplikace

V případě dostupnosti nové verze je o ní uživatel automaticky informován v dialogovém okně a je mu nabídnuto, aby se na ní přepnul. Pod tlačítkem Zobrazit podrobnosti si může prohlédnout stručný přehled úprav a novinek obsažených v nové verzi.


PIC

Obrázek 2.3: Upozornění na novou verzi

Pokud uživatel na novou verzi nepřejde, může si ji kdykoliv později zvolit pomocí nabídky Nápověda/Přejít na verzi 6.x.y. (Pokud není nová verze k dispozici, nabídka se nezobrazuje.)

Instant Team používá v současné době k označování verzí číslování ve tvaru 6.x.y(z). Všechny verze začínající číslem 6 jsou vzájemně kompatibilní, čislo x označuje změnu na straně serveru, číslo y změnu na straně klienta. Přechod mezi změnami verzí x a y je automatický, resp. snadno dostupný přes výběr verze v okně s informacemi o aplikaci. Při změně prvního čísla nebo čísla (z) je třeba instalace nového klienta a to buď z webových stránek Instant Teamu, pomocí volby u druhé kolonky v okně s informacemi o aplikaci, případně pomocí nabídky Nápověda/Stáhnout sestavení (z). (Pokud není nové sestavení klienta k dispozici, nabídka se nezobrazuje.)

TIP

S novou verzí Instant Teamu je vždy vydávána i nová šablona aplikace. Na novou šablonu je možné přejít v okně pro správu pracovní skupiny, podrobnosti naleznete v kapitole 3, sekce Nastavení pracovní skupiny.

Hlavní okno

Na obrázku si prohlédněte, jak vypadá výchozí bod vaší práce s aplikací. V horní části okna se zobrazují nabídky a nástrojová lišta s tlačítky, vlevo navigační panel. Největší část okna zabírá zobrazení aktuálně vybrané sestavy. Úplně dole pak vidíte stavový řádek.


PIC

Obrázek 2.4: Hlavní okno

Nabídky a nástrojová lišta

Účel jednotlivých nabídek a tlačítek na nástrojové liště bude popsán dále v této i dalších kapitolách. Jejich obsah je závislý na vaší roli v aplikaci a na právě zobrazené sestavě.

Místní nabídka nad nástrojovou lištou vám přes pravé tlačítko myši umožní vypnout zobrazování textových popisek v nástrojové liště, čímž můžete ušetřit drahocenné místo na obrazovce. Dále takto můžete zapínat a vypínat zobrazení nástrojové lišty.


PIC

Obrázek 2.5: Místní nabídka nad nabídkami a lištami

Navigační panel

V levé části okna se nachází svislá oblast nazvaná navigační panel. Slouží k rychlému přepínání mezi jednotlivými předdefinovanými pohledy na data v Instant Teamu, kterým se zde říká sestavy.

Sestavy jsou v navigačním panelu seskupeny do několika složek podle toho, k jakému účelu jsou určeny. Před názvy jednotlivých sestav se zobrazuje grafická ikonka symbolizující databázi, ze které se údaje v dané sestavě zobrazují.

Ne všechny sestavy jsou dostupné všem uživatelům. Seznam pro vás dostupných sestav závisí na roli, kterou máte v pracovní skupině přiřazenu a na vašem zařazení do projektových týmů.

Šířku navigačního panelu můžete měnit tažením čáry oddělující navigační panel od sestavy, případně jej zcela skrýt, pokud se zmenší pod určitou hranici. Skrýt a případně odkrýt jej lze také pomocí nabídky Zobrazit/Navigační panel, případně pomocí tlačítka Navigační panel v levé části stavového řádku (tlačítko s ikonkou šipky směřující šikmo vzhůru, jeho název se zobrazí po najetí myši).


PIC

Obrázek 2.6: Tlačítko pro zobrazování navigačního panelu

Zařazení sestav do jednotlivých složek si můžete individuálně upravovat – stačí vybranou sestavu myší přetáhnout na řádek s názvem požadované složky. Pokud používáte Instant Team v licenční úrovni Professional, můžete si také upravovat názvy sestav tak, že kliknete myší na název označené sestavy. Následně se zobrazí vstupní pole, ve kterém lze název sestavy změnit a změny potvrdit klávesou <Enter>.

Správce pracovní skupiny může nakonfigurovat odlišné výchozí uspořádání navigačního panelu ve vaší pracovní skupině, viz sekce Přizpůsobení navigačního panelu v kapitole 17.

TIP

Navigační panel je přizpůsobitelný. Jde o speciální sestavu, která se ve všech aspektech chová jako normální sestava typu tabulka. Okno pro přizpůsobení navigačního panelu se zobrazí, když kliknete pravým tlačítkem myši na navigační panel pod seznamem sestav a z místní nabídky vyberete položku Přizpůsobit … Možnosti přizpůsobení pro uživatele s licenční úrovní Professional popisuje kapitola 37 sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka.

Mezi sestavami se lze přepínat i při skrytém navigačním panelu, a to pomocí nabídek Zobrazit/Databáze/... a Zobrazit/Sestava/...

Klient si pamatuje historii navštívených sestav a v této historii je možné se pohybovat pomocí nabídek Zobrazit/Zpět a Zobrazit/Vpřed podobně jako ve webovém prohlížeči.


PIC

Obrázek 2.7: Historie navštívených sestav

Panel oblíbených

Místo navigačního panelu je možné v levé části okna zobrazit panel s oblíbenými položkami. V tomto panelu můžete mít sestavy a jednotlivé záznamy, které používáte nejčastěji.


PIC

Obrázek 2.8: Panel oblíbených

Pro zobrazení panelu oblíbených můžete použít tlačítko Panel oblíbených v levé části stavového řádku (tlačítko s ikonkou hvězdičky), nebo nabídku Zobrazit/Panel oblíbených.

Sestavu do panelu oblíbených přidáte tak, že ji označíte v navigačním panelu a poté použijete nabídku Okno/Přidat sestavu do oblíbených.


PIC

Obrázek 2.9: Přidání sestavy do panelu oblíbených

Obdobně můžete do oblíbených přidat jednotlivý záznam, v okně s podrobnostmi záznamu použijte nabídku Okno/Přidat záznam do oblíbených.

Sestavu z panelu oblíbených odeberete tak, že ji označíte v panelu oblíbených nebo v navigačním panelu a stisknete nabídku Okno/Odebrat sestavu z oblíbených. Záznam z panelu oblíbených odeberete pomocí nabídky Okno/Odebrat záznam z oblíbených v otevřeném okně záznamu.

Sestavy a záznamy je možné v panelu oblíbených přesouvat nahoru a dolů tažením myší.

Panel oblíbených je společný pro všechny pracovní skupiny uživatele.

Panel historie

Dále je místo navigačního panelu možné v levé části okna zobrazit panel s historií naposledy zobrazených sestav a záznamů.


PIC

Obrázek 2.10: Panel historie

Pro zobrazení panelu historie můžete použít tlačítko Panel historie v levé části stavového řádku (tlačítko s ikonkou šipky ve tvaru kruhu), nebo nabídku Zobrazit/Panel historie.

Sestava

Skoro celý zbytek okna zabírá to nejpodstatnější, aktuální sestava. Nejčastěji je zobrazena formou Tabulky, kde řádky reprezentují jednotlivé záznamy (úkoly, projekty apod.), respektive skupiny záznamů (například všechny úkoly jednoho uživatele), a sloupce reprezentují pole v těchto záznamech. Dalšími typy sestav jsou Kalendář, který má formu plánovacího kalendáře, Graf, který má podobu například sloupcového grafu, a Rozcestník, který umožňuje zobrazit údaje z více sestav najednou. Jednotlivé typy sestav a možnosti jejich přizpůsobení jsou podrobně popsány v kapitole 37.

V tabulkové sestavě se můžete pohybovat pomocí kláves pro pohyb nahoru, dolů, doleva a doprava a kláves pro pohyb o stránku nahoru a dolů nebo kliknutím na libovolnou buňku v tabulce. Avšak doleva a doprava se lze pohybovat i pomocí kláves <Tab> a <Shift+Tab>, na konci, respektive na začátku řádku však tyto klávesy přeskočí na začátek dalšího řádku, respektive na konec předchozího. Použít můžete také posuvník vpravo od sestavy, který se automaticky zobrazí, když se nevejdou všechny řádky na obrazovku.

V pravé části sestavy se z důvodů, které si popíšeme později, u některých sestav zobrazuje takzvaná Hodnotová linka. Jsou to údaje o záznamech závislé na čase, případně graficky či číselně vyjádřené komparativní hodnoty. Ty mohou být zobrazeny formou tabulky, sloupcového grafu nebo Ganttova diagramu.

Do hodnotové linky se dostanete kliknutím myší. Když jste v hodnotové lince, můžete se pomocí kláves pro pohyb doleva a doprava či pomocí posuvníku pod hodnotovou linkou pohybovat v čase.

V některých sestavách můžete také přímo upravovat zobrazené hodnoty. K přechodu do režimu vnořené editace můžete použít klávesovou zkratku <F2> (<Enter> na macOS) nebo kliknutí do již vybraného pole. Režim opustíte klávesou <Esc> (nová hodnota nebude uložena) nebo klávesou <Enter> (nová hodnota bude uložena).

Nad samotnou sestavou se ve žlutém rámečku zobrazuje stručný popis sestavy, charakteristika vybraných polí či údajů zobrazovaných v hodnotové lince sestavy. Popis sestavy je možné skrýt tlačítkem v pravém horním rohu rámečku s popisem. V případě potřeby si můžete popis sestavy kdykoliv opět zobrazit, a to pomocí nabídky Nápověda/Zobrazit popis sestavy.

Stavový řádek

V levé části stavového řádku se zobrazují tlačítka pro přepínaní panelů, která jsou popsána výše a počet vybraných versus počet zobrazených řádek v sestavě.

Vpravo se pak někdy zobrazuje graficky znázorněný postup čtení dat ze serveru. A nakonec je tu ikonka informující o stavu spojení.


PIC

Obrázek 2.11: Postup čtení dat a stav spojení

Kliknutím na ikonku spojení se lze ze stavu připojeného (zelená ikonka) dostat do stavu odpojeného (červená ikonka) a naopak. Mezi obdélníkem s postupem čtení a ikonkou spojení se občas zobrazí písmeno W. To značí, že na pozadí dochází k zápisu změn v datech na server. Toto písmeno po dokončení zápisu zmizí.


PIC

Obrázek 2.12: Odpojeno

Pokud nejsou všechna data načtena či zapsána nebo je klient odpojen, změní se také kurzor myši. S programem je však možno dále pracovat, data, která se nenačetla, však přirozeně nemohou být ani zobrazena.


PIC

Obrázek 2.13: Kurzor při čtení ze serveru

V pravé části stavového řádku blíže ke středu se zobrazuje také symbol indikující zvolený režim přepočítávání plánů (viz dále sekce Konfigurace plánování v kapitole 17).

Nápověda

Pokud vám v některý okamžik nebude jasné, k čemu slouží nějaká sestava, nabídka, tlačítko, vstupní pole či jiný ovládací prvek, můžete si vyvolat některý z nabízených typů nápovědy – kontextovou nápovědu (nápovědu ke konkrétnímu vybranému prvku) nebo nápovědu k aktuálně otevřenému oknu.


PIC

Obrázek 2.14: Vyvolání nápovědy

Kontextová nápověda

K vyvolání kontextové nápovědy slouží tlačítko Co je to? v nástrojové liště, nabídka Nápověda/Co je to? či klávesová zkratka <Shift+F1> (tu je možno použít i v oknech bez nabídky).

Tyto akce přepnou aplikaci do režimu kontextové nápovědy. Pak je třeba se myší přesunout nad ovládací prvek, který chcete vysvětlit, a kliknout.

Objeví se žlutý rámeček se stručnou nápovědou k danému prvku.


PIC

Obrázek 2.15: Kontextová nápověda

Nápověda k aktuálnímu oknu

Nabídka Nápověda/O tomto okně... či klávesová zkratka <F1> poskytne nápovědu k právě otevřené sestavě, okně záznamu či dialogovému oknu.

Naleznete v ní stručný popis právě otevřeného okna a formou odkazů v sekci Viz také informace o jednotlivých polích, sloupcích, záložkách či jiných prvcích vyskytujících se v daném okně, včetně informací o dostupných akcích.


PIC

Obrázek 2.16: Nápověda k právě otevřenému oknu

Tlačítkem Obsah v nástrojové liště okna nápovědy se přepnete do seznamu odkazů na všechny typy záznamů a na všechny sestavy z navigačního panelu, ke kterým existují nápovědy a máte k nim přístup. Kliknutím na vybraný odkaz si tak můžete otevřít nápovědu k libovolnému dalšímu oknu záznamu či sestavě.

Tlačítky Vpřed a Vzad je možné se pohybovat mezi jednotlivými otevřenými nápovědami.


PIC

Obrázek 2.17: Obsah nápovědy

V dolní části stránky s obsahem nápovědy naleznete také odkazy na několik posledních verzí aplikace. Kliknutím na odkaz otevřete stručný přehled novinek a úprav, které byly do dané verze zapracovány. Přehled s novinkami a úpravami k verzi, kterou aktuálně používáte, si můžete otevřít přímo pomocí nabídky Nápověda/Co je nového...

Vysvětlení zakázaných ovládacích prvků

Užitečné informace o ovládání Instant Teamu lze získat také díky plovoucí nápovědě k zakázaným ovládacím prvkům. Když je nějaký prvek zakázaný (zešedlý), můžete díky nápovědě jednoduše zjistit, jaký je k tomu důvod a případně i jakým způsobem se dobrat k jeho povolení.

Tento typ nápovědy se vyvolává tím, že myš přesunete na název zakázaného ovládacího prvku a chvíli posečkáte.


PIC

Obrázek 2.18: Nápověda k zakázanému ovládacímu prvku

Zobrazování vysvětlení zakázaných prvků lze vypnout přes nabídku Nápověda/Vysvětlovat zakázané ovládací prvky.

Vysvětlení značek za názvy záznamů

Za názvy záznamů, zejména úkolů, se někdy zobrazují tzv. štítky — speciální ikonky indikující určitou zajímavou vlastnost záznamu.

Jedna z těchto ikonek třeba upozorňuje na to, že k záznamu je připojena poznámka. Při posečkání myší nad takovou ikonkou se zobrazí podrobnosti vztahující se k dané vlastnosti. V případě ikonky pro poznámku se například zobrazí celý text poznámky, jak ukazuje následující obrázek:


PIC

Obrázek 2.19: Rychlé zobrazení textu poznámky

Zobrazování grafických ikonek za názvy záznamů můžete v licenční úrovni Professional upravovat, viz kapitola 37, sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka, Záložka Vzhled a kapitola 39, sekce Definice podmíněného zobrazení.

Zobrazení obsahu oříznutých polí

Nakonec si popíšeme ještě jeden typ plovoucí nápovědy. Zobrazuje se všude tam, kde se nějaký text nevejde do jemu vyhrazeného prostoru. Opět stačí nad oříznutým textem chvíli posečkat myší a celý text včetně oříznuté části se zobrazí v plovoucím okně.


PIC

Obrázek 2.20: Zobrazení obsahu oříznuté buňky

Uživatelská příručka

V neposlední řádě je z Instant Teamu přístupná i tato příručka v elektronické podobě, a to přes nabídku Nápověda/Uživatelská příručka.

Technická podpora

Když všechny způsoby hledání pomoci selžou, neváhejte kontaktovat technickou podporu k programu. Nejjednodušší cestou je použít nabídku Nápověda/Technická podpora. Otevře se váš e-mailový klient a v něm nově vytvořená zpráva s předvyplněnou adresou na podporu Instant Teamu. Pak již jen stačí popsat svůj problém a tento e-mail odeslat.

V naléhavých případech můžete technické podpoře povolit servisní přístup do vaší pracovní skupiny. Po dobu, kterou určíte (den, hodina, týden), se bude moci pracovník technické podpory přihlásit na váš uživatelský účet a provést v něm potřebná nastavení či přizpůsobení. Slouží k tomu volba Povolit servisní přístup k mému účtu u nabídky Nápověda v nástrojové liště, viz obrázek 2.14.

Až bude situace vyřešena, můžete servisní přístup ihned ukončit volbou Zrušit servisní přístup. U této volby zároveň uvidíte údaj o tom, do kdy jste servisní přístup na váš účet povolili. Po uplynutí uvedené doby se v aplikaci zobrazí okno s informací o vypršení servisního přístupu a dojde k jeho automatickému zrušení.

Vytváření záznamů

Když poprvé spustíte Instant Team, bude zobrazená sestava nejspíš prázdná a stejně tak všechny ostatní sestavy, na které se pokusíte přepnout. Důvod je jednoduchý, v aplikaci zatím nejsou žádné záznamy, tedy např. úkoly či projekty.

Pro vytváření záznamů slouží nabídka Záznam/Nový a úplně první tlačítko na nástrojové liště v hlavním okně. Nabídka Nový i tlačítko na liště obsahuje podnabídku s položkami, které jsou relevantní pro kontext aktuálně zobrazené sestavy v hlavním okně aplikace. Pokud je více možností, jak záznam z dané databáze vytvořit, má daná položka ještě vnořenou podnabídku. Položky z ostatních databází, ve kterých můžete vytvářet záznamy, jsou seskupeny do samostatné podnabídky Více.

Například pro vytvoření nového úkolu jsou k dispozici tyto možnosti: Nový úkol, Nový podúkol, Nový úkol k projektu, Nový úkol pro den, Nový úkol pro zdroj, Nový úkol navazující na úkol a Nový úkol navazující na schůzku. Jaký je mezi nimi rozdíl, je popsáno dále v sekci Odvození polí.

Ne všechny možnosti však budou v každé sestavě dostupné. Některé z nich vyžadují určitý typ kontextu, aby měly smysl, a pokud tento kontext v aktuálně zobrazené sestavě chybí, nebude ani daná možnost vytvoření záznamu nabízena. Například akce Nový úkol pro den je dostupná pouze v sestavě Kalendář činností. Některé akce mohou být nedostupné také z toho důvodu, že k nim přihlášený uživatel nemá dostatečná přístupová práva.


PIC

Obrázek 2.21: Nabídka vytvoření záznamu

Kromě nabídky a tlačítka na liště lze využít i klávesové zkratky <Ctrl+N> pro vytvoření nového záznamu z právě zobrazené databáze a <Shift+Ctrl+N> pro vytvoření podzáznamu v zobrazené databázi, tedy podúkolu v sestavách úkolů a podprojektu v sestavách projektů.

Možnost vytvořit nový záznam naleznete také v místní nabídce, kterou vyvoláte kliknutím pravého tlačítka myši. V místní nabídce nad vybraným řádkem v sestavě se pod volbou Nový zobrazí položky relevantní v kontextu vybraného záznamu. V místní nabídce nad volným místem v sestavě se zobrazí nabídka pro vytvoření nových záznamů stejného typu jako záznamy v právě otevřené sestavě, v podnabídce Více pak naleznete položky pro vytvoření záznamů z ostatních databází.

Pokud je zobrazena sestava typu rozcestník, resp. seskupení více sestav v jednom okně, k vytváření nových záznamů slouží tlačítko s ikonkou plus ve spodní části jednotlivých sestav, viz obrázek 5.20. Podrobné informace o fungování tlačítek pro provádění operací v tomto typu sestav naleznete dále v sekci Operace se záznamy v rozcestnících.

Po použití libovolné z těchto cest se v právě otevřené sestavě vytvoří řádek s novým záznamem, vybere se sloupec Název a sestava se přepne do editačního režimu. Nový záznam je tedy připraven pro vyplnění jeho názvu.

V závislosti na konkrétním typu sestavy bude řádek se záznamem obsahovat sloupce pro zobrazení dalších polí. Použitím myši či tabelátoru můžete přecházet mezi jednotlivými poli a postupně je vyplňovat.

Chcete-li si zobrazit celý nově vytvořený záznam v samostatném okně a hodnoty jednotlivých polí vyplňovat přímo v něm, na řádek se záznamem dvojklikněte nebo v sestavě označte řádek se záznamem, který chcete otevřít, a:

  • použijete nabídku Záznam/Podrobnosti... nebo
  • použijete volbu Podrobnosti... v místní nabídce nad záznamem (místní nabídka se zobrazí při kliknutí pravým tlačítkem myši na záznam).

Nově vytvářený záznam se někdy otevírá rovnou v samostatném okně, například v případě nového projektu či nové schůzky. V samostatném okně se nově vytvářený záznam otevře také v případě, jestliže tento nově vytvářený záznam nelze v podkladové sestavě zobrazit, tedy např. pokud v databázi Projekty vytváříte nový úkol.

Okno záznamu

V okně záznamu vidíte jednotlivá pole, která je možno pro daný záznam vyplnit. Pole jsou uspořádána do záložek, mezi kterými lze přecházet kliknutím na ouško záložky.

Nabídky a nástrojové lišty v okně záznamu jsou podobné hlavnímu oknu a plní vesměs shodnou funkci.


PIC

Obrázek 2.22: Právě vytvořený projekt

Až vyplníte všechny potřebné informace, můžete okno zavřít. Tím se dostanete zpět do hlavního okna.

POZNÁMKA

Nově vytvořený záznam nebyl změněn Při zavírání okna s nově vytvořeným záznamem, pro jehož vytvoření se rovnou otevřelo samostatné okno, a který nebyl žádným způsobem upraven, budete systémem dotázáni, zda si přejete vrátit vytvoření záznamu. Tlačítkem Ne potvrdíte vytvoření nového záznamu, tlačítkem Ano vrátíte akci, kterou jste záznam vytvořili a k vytvoření nového záznamu nedojde.

PIC

Obrázek 2.23: Vrácení vytvoření záznamu

Odvození polí

Když vytvoříte nový záznam, mohou být některá pole předvyplněna. Instant Team vezme v potaz právě zobrazenou sestavu a případně i aktivní řádek v sestavě a podle nich se pokusí některá pole předvyplnit.

Například když si zobrazujete sestavu dokončených úkolů, bude nově vytvářený úkol také dokončen. Pokud budou záznamy v sestavě seskupeny podle vlastníků úkolů, tak u nového úkolu bude předvyplněn vlastník podle vlastníka patřícího k aktuálně vybranému řádku.

K dalšímu předvyplnění dochází u kontextově závislých akcí. Například akce Nový podúkol předvyplní do pole Rodič úkol, v jehož kontextu byla vyvolána. Proto je také dostupná pouze v kontextu úkolu. To znamená buď v okně úkolu nebo v sestavě úkolů, kde navíc musí být některý úkol vybrán. Obdobně Nový úkol k projektu předvyplní z kontextu pole Patří do a Nový úkol pro den předvyplní z kontextu pole Začátek/Konec. Kontextem v tomto posledním případě musí být sestava Kalendář činností a předvyplní se počáteční den právě aktivní kolonky kalendáře. Akce Nový úkol navazující na úkol nebo schůzku pak z kontextu vybraného úkolu nebo schůzky vyplní pole Patří do a Vlastník.

Jakým způsobem toto předvyplnění probíhá v konkrétní sestavě, nejlépe zjistíte v kontextové nápovědě k tlačítku Nový záznam... apod.

Díky předvyplnění polí může někdy dojít k tomu, že nebudete moci nový záznam vytvořit. Taková situace nastane, když vaše přístupová práva nejsou v souladu s chystaným předvyplněním. Nebo se naopak může stát, že je předvyplnění nedostatečné. Například v sestavě Projekty nebudete moci vytvořit nový dokument k projektu, dokud nevyberete v sestavě řádek s některým ze zobrazených projektů.

Zadávání hodnot polí

Způsob zapisování informací o záznamech, resp. způsob, jakým lze do polí zadávat hodnoty, se u jednotlivých polí liší. Do některých polí můžete přímo zapisovat vlastní texty (ve vybraných textových polích je možné text také formátovat, viz dále), v některých polí můžete vybrat jednu z předpřipravených hodnot výběrového seznamu či záznam z jiné databáze.

Specifickým případem jsou pole, jejichž hodnoty slouží jako odkazy na záznamy z jiných databází – hodnoty těchto polí se v oknech záznamů zobrazují s černým podtržením a kliknutím na takto zvýrazněnou hodnotu je možné otevřít okno s podrobnostmi odkazovaného záznamu, např. hodnota pole Patří do v okně úkolu zobrazující odkaz na projekt, do kterého úkol patří.

Pro vložení hodnoty začněte do pole zapisovat název záznamu, na který chcete v daném poli odkazovat. Po zapsání alespoň jednoho znaku se zobrazí nabídka s volbami pro vyhledávání záznamů či vytvoření nového záznamu (pokud budete mít dostatečná přístupová práva), případně s několika naposledy použitými hodnotami. Po zadání alespoň tří znaků se systém sám pokusí vyhledat vhodné záznamy (záznamy, u nichž začátek libovolného slova v názvu odpovídá zadání) a zobrazí je v nabídce.


PIC

Obrázek 2.24: Nabídka pro zadávání hodnot pole zapisováním textu

Odpovídající záznam pak můžete kliknutím označit a vložit tak do pole, kde se automaticky zobrazí formou odkazu. Jestliže žádný z nabízených záznamů nebude odpovídat vámi požadovanému, či systém žádný vhodný záznam nenalezne, bude třeba použít volbu pro vyhledávání záznamů, příp. vytvoření záznamu nového. Pokud ponecháte v poli pouze zadaný text, systém nedovolí okno záznamu zavřít.

K odstranění hodnoty zobrazené v takovém poli můžete použít klávesu <Backspace> nebo místní nabídku nad polem. V ní kromě voleb Otevřít... a Odstranit naleznete také volbu Nahradit..., kterou můžete použít ke změně hodnoty pole.

Vytváření nových záznamů zadáváním názvu záznamu

Kromě akcí popsaných výše je ve vybraných sestavách dostupná další možnost pro vytváření nových záznamů, a to speciální šedivá buňka Nový záznam (záznam podle kontextu otevřené sestavy, například buňka Nový úkol v sestavě Plán zobrazující úkoly projektu). Tato buňka umožňuje nové záznamy vytvářet rovnou zadáním názvu nového záznamu.


PIC

Obrázek 2.25: Buňka umožňující vytvářet nové záznamy

Po kliknutí do prostoru buňky se buňka přepne do editačního režimu a je připravena pro zadání názvu nového záznamu.

K vytvoření nového záznamu dojde v okamžiku potvrzení zapsané hodnoty. (Jestliže jako název záznamu nebude vyplněna žádná hodnota, k vytvoření nového záznamu po potvrzení nedojde.)

Potvrdit zapsanou hodnotu můžete několika různými způsoby. Volbou způsobu potvrzení současně ovlivníte i možnosti další editace záznamů v sestavě:

  • Klávesou <Enter> – dojde k vytvoření nového záznamu a zároveň se zaktivní šedivá buňka na dalším řádku, kde bude možné začít zapisovat název dalšího záznamu.
  • Klávesou <Tab> či kliknutím do některého sloupce na řádku s daným záznamem – dojde k vytvoření nového záznamu a zároveň se otevře vstupní pole ve vybraném sloupci sestavy, kde bude možné pokračovat v doplňování dalších údajů o záznamu.
  • Kliknutím na libovolné jiné místo v zobrazené sestavě – dojde k vytvoření nového záznamu.
TIP
Jelikož se buňka pro vytváření nových záznamů zobrazuje vždy na konci sestavy, je tento postup vhodný zejména v sestavách s menším počtem záznamů.

Pokud potřebujete vytvořit nový záznam v konkrétním pořadí či seskupení existujících záznamů, např. budete-li chtít doplnit nový úkol mezi již naplánované úkoly projektu, doporučujeme použít některý z výše popsaných způsobů vytváření záznamů. Záznamy vytvořené pomocí buňky Nový záznam by bylo třeba po vytvoření na potřebné místo v sestavě zařadit, ostatní postupy umožní vytvořit záznam přímo na konkrétním, označeném místě v sestavě.

Buňku pro vytváření nových záznamů lze použít i pro vytvoření více záznamů najednou. V jiné aplikaci či tabulkovém editoru si můžete do schránky zkopírovat více řádků s názvy záznamů a ty pomocí klávesové zkratky <Ctrl+V> vložit do šedivé buňky. Následně se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chcete vytvořit více záznamů najednou a po jeho odsouhlasení bude pro každý řádek ze schránky vytvořen nový záznam s předvyplněným názvem.

Formátování textu

Při vyplňování vybraných polí v oknech s podrobnostmi záznamů můžete používat formátování textu obdobně jako v jiných textových editorech, můžete např. měnit typ a velikost písma, zarovnávat text, číslovat odstavce apod.

Formátování textu je dostupné pro textová pole Poznámka, resp. Popis sloužící pro zadávání doplňujících informací k jednotlivým záznamům a pro pole Nová poznámka sloužící pro průběžné ukládání poznámek k projektům a úkolům.

Ve výchozím nastavení má aplikace povoleno několik automatických formátovacích funkcí:

  • v zadávaném textu rozpozná a formátuje webové odkazy;
  • po zadání pomlčky, případně hvězdičky jako prvního znaku na řádce člení text odrážkami;
  • po zadání vybraných znaků (1, a, A, i, I) a tečky, případně závorky jako prvních dvou znaků na řádce čísluje odstavce.

Volby a přepínače umožňující formátování textu naleznete v místní nabídce nad polem (místní nabídku otevřete kliknutím pravým tlačítkem myši). Pro některé volby jsou nabízeny také klávesové zkratky, viz sekce Přehled klávesových zkratek v kapitole 1.


PIC

Obrázek 2.26: Místní nabídka pro formátování textu

Kolonka Detekovat odkazy umožňuje vypínat a zapínat automatické detekování webových odkazů.

Kolonka Detekovat odrážky umožňuje vypínat a zapínat automatické členění textu odrážkami.

Kolonka Detekovat číslování umožňuje vypínat a zapínat automatické číslování odstavců.

Volba Písmo umožní zvolit zvýraznění, typ, velikost a barvu písma a barvu pozadí textu.

Volba Odstavec umožní nastavovat zarovnávání a odsazování textu a jeho členění pomocí odrážek a číslování odstavců.

Volba Nastavit odkaz... umožní z vybraného textu vytvořit webový odkaz. Jestliže nad označenou částí textu zvolíte volbu Nastavit odkaz..., otevře se dialogové okno, do kterého vepište internetovou adresu, kterou chcete, aby vybraný text zastupoval. Vybraný text se následně změní na webový odkaz a kliknutím na něj se přenesete na příslušné webové stránky v internetovém prohlížeči.


PIC

Obrázek 2.27: Nastavení webové adresy zastupující vybraný text

Volba Vložit obrázek... umožní do textu vložit obrázek z adresářové struktury vašeho počítače. Vkládaný soubor musí být do velikosti 5 MB a ve formátu identifikovatelném jako obrázek, např. jpg, png, gif. Obrázky je možné vkládat také přetažením – stačí za stálého držení myši soubor s obrázkem na potřebné místo do pole přetáhnout.


PIC

Obrázek 2.28: Příklad formátovaného textu v poznámce projektu

Formátování textu ukončíte volbou Zrušit formátování.

Do polí je také možné kopírovat, resp. vkládat ze schránky formátovaný text z jiných programů. Pokud nebude přenesení formátu textu žádoucí, můžete volbou Vložit jako prostý text formátování vkládaného textu odstranit.

Zdvojování

Pomocí nabídky Záznam/Zdvojit a patřičného tlačítka na nástrojové liště lze také vytvořit kopii již existujících záznamů. Akce zdvojit vytvoří nový záznam, který má hodnoty většiny polí, včetně názvu, předvyplněny podle vybraného záznamu. Pro odlišení původních a zdvojených záznamů jsou nové záznamy za názvem číslovány.

V případě úkolů a šablon úkolů dojde navíc ke zkopírování i všech podúkolů. Lze tedy jednoduše vytvořit kopii celé hierarchie úkolů a to včetně plánu, vztahů předchůdce-následník apod. V případě projektů a šablon projektů akce Zdvojit projekt... zkopíruje základní údaje projektu včetně úkolů a podprojektů a umožní tak zkopírovat kompletní projekt.

Zvýraznění nepřečtených záznamů

Řádky v sestavě mohou být prezentovány buď standardním písmem nebo mohou být zvýrazněny.

Záznam zvýrazněný tučným písmem znamená, že přihlášený uživatel záznam v jeho stávající podobě doposud nečetl, případně si jej označil jako nepřečtený. Označit záznam jako nepřečtený (či naopak přečtený) lze buď prostřednictvím místní nabídky konkrétního záznamu nebo prostřednictvím nabídky Akce. Pomocí těchto nabídek lze měnit stav přečtenosti i u více záznamů současně.

Pokud je nepřečtený záznam obsažen v některé hierarchické skupině (viz sekce Práce s hierarchiemi dále v této kapitole) nebo sestavě, je tučným písmem zvýrazněna i tato skupina či sestava.


PIC

Obrázek 2.29: Nepřečtený záznam, skupina i sestava

Záznam se považuje za nepřečtený (a je tedy vykreslen tučným písmem), pokud si přihlášený uživatel doposud nezobrazil jeho podrobnosti, pokud byl záznam od posledního zobrazení změněn jiným než přihlášeným uživatelem nebo pokud si jej uživatel sám označil jako nepřečtený.

Obsahuje-li sestava nepřečtený záznam, je rovněž vykreslena tučně. Z toho ale nelze vyvozovat, že pokud v dané databázi existuje alespoň jeden nepřečtený záznam, bude existovat také alespoň jedna tučně vykreslená sestava. Obsah sestavy totiž není definován všemi záznamy, které se v sestavě potenciálně mohou zobrazovat, ale jen těmi záznamy, které se v sestavě aktuálně skutečně zobrazují. Pokud tedy například po nastavení parametru ze sestavy „vypadne“ doposud jediný tučný záznam, přestane být tučně vykreslována i samotná sestava.

POZNÁMKA

Jiné zvýraznění záznamů Záznam může být někdy zvýrazněn také kurzívou, případně odlišnou barvou. Toto speciální zvýraznění se používá u úkolů a je o něm podrobněji pojednáno v kapitolách 5 a 6.

E-mailová oznámení o změně záznamu

Stejnou funkci jako zvýraznění tučným písmem má i zasílání e-mailových oznámení při vytvoření nového záznamu a při změně stávajícího záznamu jiným uživatelem.

Má-li uživatel zapnuto zasílání e-mailových informací o změnách (popsáno dále v kapitole 3, sekce Vytvoření nového uživatelského účtu), je při vytvoření či změně záznamu upozorněn na tuto skutečnost zasláním e-mailové zprávy. Oznámení o změně jsou zasílána jen v případě první změny od posledního zobrazení záznamu uživatelem.

E-maily doručované z aplikace Instant Team obsahují veškeré potřebné informace již v samotném předmětu zprávy. Nejprve jsou uvedeny informace o typu měněného či vytvářeného záznamu, dále jeho název, autor změny a nakonec datum a čas, kdy byla změna provedena.


PIC

Obrázek 2.30: Příklad e-mailového oznámení o změně záznamu

V těle e-mailové zprávy naleznete odkaz na konkrétní měněný či nově vytvořený záznam (viz sekce Odkazy na záznamy dále) a také obecné informace týkající se zasílání zpráv.

E-maily nejsou zasílány v případě položek výkazů práce.

Historie změn hodnot polí a záznamů

Instant Team uchovává historii změn záznamů, resp. hodnot polí záznamů v tzv. žurnálu. Jestliže se budete chtít podívat na historii změn konkrétního pole, stačí v okně záznamu posečkat myší nad popiskem pole. Zobrazí se vám nápověda s přehledem informací o tom, kdy k jaké změně hodnoty daného pole došlo, a kdo tuto změnu provedl. Typickým příkladem, kdy se vám může historie změn hodit, je pole Stav zobrazující aktuální stav záznamů, např. u pole Stav úkolu v nápovědě zjistíte, kdo a kdy daný úkol dokončil a kým a kdy byl, resp. nebyl úkol schválen.


PIC

Obrázek 2.31: Historie změn hodnoty pole

Kompletní žurnál s historií změn celého záznamu je možné otevřít v okně s podrobnostmi vybraného záznamu volbou Zobrazit historii... u nabídky Nápověda, viz obrázek 2.14. V něm formou jednoduché tabulky přehledně vidíte kdy, kdo a co v záznamu změnil. To vám může pomoci např. v situaci, kdy jste ztučněním názvu záznamu informováni o tom, že jiný uživatel provedl v záznamu změnu, a tuto změnu je obtížné na první pohled rozeznat.

V žurnálu jsou zaznamenávány následující změny:

  • údaje o vytvoření záznamu;
  • údaje o odstranění a následném obnovení záznamu;
  • údaje o změně stavu záznamu;
  • údaje o změnách hodnot polí záznamu, které provedl jiný uživatel než autor záznamu, resp. jiný uživatel, než který měnil záznam naposledy;
  • údaje o změnách hodnot polí záznamu, které byly provedeny v jiný den, než ve kterém byl záznam vytvořen, resp. v jiný den, než ve kterém byl záznam naposledy změněn.

PIC

Obrázek 2.32: Sestava zobrazující historii změn záznamu

Odstranění záznamů

Odstranění vytvořeného záznamu provedete stejně snadno jako jeho vytvoření. Musíte k tomu mít ale dostatečná přístupová práva.

Můžete například použít tlačítko Odstranit záznam v hlavním okně, které odstraní záznam (i více záznamů stejného typu najednou) označený v sestavě. Stejně funguje i nabídka Záznam/Odstranit/Odstranit záznam vybraného typu či obdobná volba místní nabídky nad řádkem s označeným záznamem. Systém nabízí odstranění konkrétních typů záznamů podle kontextu právě otevřené sestavy a umožní odstranění pouze záznamů stejného typu.


PIC

Obrázek 2.33: Nabídka odstranění záznamu podle typu záznamu označeného v sestavě

K odstranění označených záznamů na úrovni detailních řádků v sestavě můžete použít také klávesovou zkratku <Ctrl+D>. Nebo si můžete nejprve otevřít okno s podrobnostmi záznamu a poté jej odstranit pomocí tlačítka Odstranit záznam v nástrojové liště či pomocí nabídky Záznam/Odstranit záznam přímo v okně záznamu.

Při odstraňování některých hierarchicky uspořádaných záznamů dojde i k automatickému odstranění jejich podřízených záznamů, to se týká následujících operací:

  • Odstranit projekt – odstraní vybraný projekt včetně jeho úkolů a podprojektů
  • Odstranit šablonu projektu – odstraní vybranou šablonu projektu včetně úkolů
  • Odstranit šablonu úkolu – odstraní vybranou šablonu úkolu včetně podůkolů
  • Odstranit úkol – odstraní vybraný úkol včetně jeho podůkolů

    Při aktivní funkcionalitě Řízení vztahů se zákazníky budete mít k dispozici také operace:

  • Odstranit příležitost – odstraní vybranou příležitost včetně jejích úkolů
  • Odstranit obchodní proces – odstraní vybraný obchodní proces včetně úkolů
  • Odstranit společnost – odstraní vybranou společnost včetně kontaktů

    Při aktivní funkcionalitě Řízení podpory a údržby pak operace:

  • Odstranit požadavek – odstraní vybraný požadavek včetně jeho úkolů
  • Odstranit smlouvu – odstraní vybranou smlouvu včetně řádků smlouvy
  • Odstranit šablonu požadavku – odstraní vybranou šablonu požadavku včetně úkolů
  • Odstranit šablonu smlouvy – odstraní vybranou šablonu smlouvy včetně řádků šablony smlouvy

Při odstraňování záznamů se nejprve zobrazí varování.


PIC

Obrázek 2.34: Varování před odstraněním záznamu

Tlačítkem Ano potvrdíte odstranění označeného záznamu, tlačítkem Ne akci zrušíte. Tlačítkem Ano, vše záznam odstraníte a navíc se při příštím odstranění záznamu ve stejné databázi varování s dotazem nezobrazí. Pomocí volby Obnovit všechna varování u nabídky Nápověda (viz obrázek 2.14) je možné si kdykoliv zobrazování varování opět obnovit.

Pokud jsou k odstraňovanému záznamu připojeny nějaké další záznamy, nebudou tyto automaticky odstraněny, ale pouze odpojeny. Může se však stát, že se díky tomuto odpojení stanou nedostupnými.

Operace se záznamy v rozcestnících

Jestliže budete mít zobrazenu sestavu či záložku zahrnující více sestav v jednom okně, typicky například rozcestník, viz obrázek 5.20, nebudou operace relevantní pro záznamy v těchto sestavách nabízeny v nástrojové liště okna, ale budou dostupné pomocí tlačítek v levé spodní části jednotlivých sestav.


PIC

Obrázek 2.35: Tlačítka pro operace v rozcestníku

Tato tlačítka umožnují, dle kontextu zobrazených záznamů, snadno provádět následující operace (při posečkání myší nad tlačítkem se zobrazí název operace):

  • operaci Nový záznam (tlačítko s ikonkou plus) pro vytvoření nového záznamu zobrazeného ve zvolené sestavě;
  • operaci Odstranit záznam (tlačítko s ikonkou mínus) pro odstranění záznamu zobrazeného ve zvolené sestavě;
  • operace pro změnu stavu záznamů (tlačítko s ikonkou fajfky) zobrazených ve zvolené sestavě;
  • ostatní operace dostupné v kontextu záznamů zobrazených ve zvolené sestavě (tlačítko s ikonkou hvězdičky), např. operaci Posunout čas u sestavy zobrazující zdroje.

Pokud bude v daném kontextu dostupných více operací stejného typu, zobrazí se vedle ikonky tlačítka ještě volba pro otevření podnabídky (ikonka šipky). Tuto podnabídku otevřete posečkáním myší se stisknutým levým tlačítkem nad ikonkou tlačítka.


PIC

Obrázek 2.36: Podnabídka operací v rozcestníku

Hromadné úpravy

Pokud chcete odstranit více záznamů stejného typu najednou, musíte jich nejprve více najednou označit v sestavě. Toho je možno dosáhnout více způsoby:

  • Při současném stisknutí klávesy <Ctrl> kliknete na záznamy, které chcete označit — tak vyberete právě tyto záznamy a navíc záznam, který byl do té doby aktivní.
  • Při současném stisknutí klávesy <Shift> kliknete na jiný záznam – vyberou se záznamy od aktivního záznamu až do záznamu, na který jste klikli.
  • Při současném stisku kláves <Shift> a <Ctrl> kliknete na jiný záznam – obdoba <Shift+klik>, ale lze díky tomu vybrat více oblastí najednou.
  • Při držení klávesy <Shift> se pohybujete klávesami nahoru a dolů po sestavě – původní řádek zůstane vybraný a navíc se vybere ještě řádek (řádky) nad ním, respektive pod ním

Po označení více záznamů najednou je můžete nejen najednou odstranit, ale také je najednou měnit. K tomu je možno použít například editační pole v sestavě.

TIP

Pokud chcete hromadně upravovat hodnotu sloupce v sestavě, je třeba už při výběru řádků kliknout na správný sloupec. Změna sloupce po provedení hromadného výběru totiž není možná.

V situaci, kdy v aktuální sestavě není dovolena editace nebo když potřebujete změnit hodnotu pole, které se nezobrazuje jako sloupec v aktuální sestavě, je nejlepší si zobrazit detail vybraných záznamů. Ten zobrazíte stejným způsobem, jako detail jednotlivého záznamu, tedy například pomocí volby „Podrobnosti“ v místní nabídce nad vybranými záznamy.


PIC

Obrázek 2.37: Detail více úkolů najednou

Okno, které se zobrazí, je téměř totožné s oknem detailu jednotlivého záznamu. V hlavičce okna se ale logicky nezobrazí název záznamu, nýbrž pouze informace o typu záznamů a jejich počtu. A v okně se nezobrazí hodnoty žádných polí, které nejsou ve všech vybraných záznamech shodné.

Pokud nastavíte hodnotu v libovolném poli, provede se změna automaticky ve všech vybraných záznamech.

Funkce Zpět

Někdy se vám může stát, že smažete omylem některý záznam nebo jej třeba změníte, nicméně později si to rozmyslíte. K jednoduchému návratu o krok zpět slouží tlačítko Zpět na nástrojové liště. To udělá opačnou akci k té, kterou jste právě provedli.

Pokud to bylo vytvoření záznamu, tak dojde k jeho odstranění. Šlo-li o odstranění záznamu, dojde k jeho obnovení. Jestli jste změnili název u 50 vybraných záznamů na slovo „blabla“, dojde k obnovení původních názvů všech 50 záznamů.

Tímto způsobem mohou být vraceny téměř všechny akce, které mění nějaká data, ale jen, je-li změna zapisována na server. Některé akce pomocí tlačítka Zpět tedy vracet nelze. Například hodnoty většiny polí pro vstup textu se zapisují na server až v okamžiku, kdy novou hodnotu potvrdíte.


PIC

Obrázek 2.38: Změna hodnoty před zapsáním na server

Změněná, ale na server doposud nezapsaná hodnota, je indikována v titulku okna způsobem závislým na operačním systému. Na Windows a Linuxu hvězdičkou před názvem okna, na macOS pak tečkou v červené ikonce sloužící k zavření okna. Funkce Zpět v tomto rozpracovaném stavu navrátí poslední na server uloženou hodnotu.

Stejného výsledku lze v této situaci dosáhnout klávesou <Esc>. Pro potvrzení hodnoty a její zapsání na server použijte klávesu <Enter>. Pro potvrzení také postačí přenést se do jiného pole (kliknutím do jiného pole, klávesami <Tab> či <Shift+Tab>, zavřením okna apod.).

Kromě tlačítka Zpět lze pro návrat použít i nabídku Úpravy/Zpět a klávesovou zkratku <Ctrl+Z>.

Použití funkce Zpět můžete i opakovat a dostat se tak ještě hlouběji do historie. Nikdy se však nedostanete dále než k poslednímu spuštění klienta nebo k poslednímu přihlášení do Instant Teamu.

Historii akcí, které je možné vrátit, si můžete zobrazit v podnabídce tlačítka Zpět, a to kliknutím na šipku vedle tlačítka (šipka se zobrazuje, pokud je možné vrátit více než jednu akci). Výběrem akce na prvním řádku podnabídky bude vrácena naposledy provedená akce. Při výběru akce na některém z dalších řádků navrátíte zpět všechny akce až k vybrané. Můžete takto vrátit najednou vše, co jste v aplikaci od vybraného okamžiku změnili. Nabídkou Úpravy/Smazat historii akcí lze historii akcí smazat, smazané akce už poté nebude možné vrátit zpět.


PIC

Obrázek 2.39: Historie akcí

Při posečkání myší nad ikonkou funkce Zpět se v plovoucí nápovědě zobrazí popis akce, která může být aktuálně vrácena.

POZNÁMKA

Akci nelze vzít zpět Zcela výjimečně se může stát, že se mezi akcí a pokusem o její zpětvzetí data změní natolik, že návrat zpět nebude možný. V takovém případě bude funkce Zpět zakázána.

Například se vám může stát, že provedete změnu u některých svých úkolů a chvíli poté je vedoucí projektu přeřadí jinému uživateli. Když budete v pozici, která vám neumožní měnit cizí úkoly (například budete uvedení v projektovém týmu, ale nebudete vedoucí projektu), nebudete moci pochopitelně akci vrátit.

Některé akce nelze vrátit nikdy, například odstranění uživatele. Před provedením takové akce však na to budete vždy upozorněni.


PIC

Obrázek 2.40: Nevratná akce

Funkce Znovu

Funkce Znovu obnoví poslední akci, kterou jste učinili před použitím funkce Zpět. Pokud jste tedy například původně odstranili určitý záznam, funkcí Zpět ho obnovíte a následným použitím funkce Znovu ho můžete opět odstranit.

Poslední akci, kterou jste vrátili funkcí Zpět, můžete opětně vyvolat volbou Úpravy/Znovu či klávesovou zkratkou <Shift+Ctrl+Z>. K obnovení více akcí najednou můžete použít podnabídku volby Znovu.

Práce s hierarchiemi

Většina předpřipravených sestav nemá formu prosté tabulky, ale je seskupena podle některé hodnoty (či více hodnot). To se projevuje tak, že základní výpis neobsahuje úkoly nebo projekty jako řádky, ale místo nich obsahuje názvy skupin, do kterých zobrazované úkoly či projekty patří. Pokud je sestava seskupena, v záhlaví sloupce obsahujícího názvy skupin a záznamů se zobrazují názvy polí, na základě jejichž hodnot jsou skupiny tvořeny.

Skupinami mohou být třeba vlastníci úkolů. Sestava pak zobrazuje jeden řádek pro každého vlastníka úkolu.


PIC

Obrázek 2.41: Zavřené skupiny

Vlevo od názvu skupiny a ikonky nebo názvu typu skupiny se zobrazuje ikonka indikující stav otevření skupiny. Kliknutím na tuto ikonku pak skupinu otevřete, případně zavřete.


PIC

Obrázek 2.42: Otevřená skupina

Jestli už není sestava dále seskupována, objeví se po otevření detailní záznamy, v našem případě úkoly. Pro otevírání a zavírání skupin je možno použít kláves <+>, <-> a <*>, místní nabídku nad názvem skupiny a nabídku Zobrazit/Hierarchie.


PIC

Obrázek 2.43: Nabídka pro práci s hierarchií

Nabídka Rozbalit větev, respektive klávesa <*> rozbalí aktivní skupinu, a pokud jsou pod ní skryty další skupiny, tak rozbalí i ty, přičemž takto postupuje až k detailním záznamům.

Formou tlačítek ve spodní části sestavy, v nabídce Zobrazit/Hierarchie a v místní nabídce nad sestavou jsou k dispozici také akce Rozbalit vše a Úroveň 1-5.

Akce Úroveň 1-5 rozbalí všechny skupiny v sestavě, které se nacházejí v dané úrovni a úrovních vyšších. Pokud jsou rozbaleny skupiny na nižších úrovních, tak dojde naopak k jejich sbalení.

Akce Rozbalit vše (či klávesová zkratka <Shift+Ctrl+A>) pak rozbalí úplně všechny skupiny.


PIC

Obrázek 2.44: Tlačítka pro rozbalování hierarchie v sestavě

Akce Úroveň 1-5 a Rozbalit vše fungují jako přepínače. To znamená, že jsou po použití stále aktivní, i když například v sestavě mezitím vznikne další skupina. Jejich funkce pomine až při použití jiné akce z nabídky hierarchie nebo při vyvolání funkce ovládající hierarchii jiným způsobem.

TIP

Pokud je vámi zobrazovaná sestava krátká, je výhodné zapnout si režim Rozbalit vše, čímž máte o rozbalování skupin navždy postaráno.

Dejte si ale pozor na používání této funkce ve velmi dlouhých sestavách. Rozbalení sestavy o tisících, nebo dokonce desetitisících řádek totiž citelně zpomalí práci se sestavou.

Naposledy zobrazené záznamy

Naposledy vytvořené, upravované nebo jen zobrazené záznamy lze jednoduše vyvolat přes nabídku Záznam, kde jsou ve spodní části umístěny odkazy na naposledy zobrazené záznamy. Kliknutím na některý z odkazů se otevře okno, ve kterém můžete záznam zobrazit a případně upravit. Celkem je v seznamu uvedeno maximálně 20 naposledy zobrazených záznamů.


PIC

Obrázek 2.45: Naposledy zobrazené záznamy

Související záznamy

V místní nabídce záznamu v levé části sestavy je k dispozici nabídka Související, pomocí které lze rychle přejít na záznamy nějakým způsobem připojené k vybranému záznamu. Například u úkolů lze takto přejít na vlastníka úkolu, projektu, předchůdce a následníky, apod.


PIC

Obrázek 2.46: Související záznamy

Odkazy na záznamy

V otevřeném okně záznamu si můžete prostřednictvím nabídek Záznam/Kopírovat odkaz a Záznam/Poslat odkaz... vytvářet odkazy na záznamy. Tyto nabídky jsou dostupné také nad označeným záznamem v sestavě, případně jako volby v místní nabídce nad vybraným záznamem. Je možné rovněž označit více záznamů a vytvořit více odkazů najednou.

Prostřednictvím nabídky Záznam/Kopírovat odkaz si můžete zkopírovat odkaz na právě otevřený záznam do schránky svého počítače. Zkopírovaný odkaz má podobu webového odkazu a můžete si ho (pomocí klávesové zkratky <Ctrl+V>, na macOS <Cmd+V>) následně uložit do libovolného dokumentu, vložit do e-mailové zprávy nebo přímo do Instant Teamu do pole typu webový odkaz, např. do pole Odkaz na externí přílohu v dokumentu k projektu.

Pokud budete mít na svém počítači nakonfigurovaného poštovního klienta, nabídka Záznam/Poslat odkaz... přímo otevře dialogové okno pro vytvoření nové e-mailové zprávy a vloží do ní vytvořený odkaz.

Vytvořené odkazy obsahují dva formáty webových odkazů, přičemž druhý formát slouží především jako pojistka v případech, kdy první nepůjde otevřít (např. kdy webmailová služba změní odkaz na prostý text). Práce s odkazem se liší podle toho, který formát odkazu otevřete:

  • Přímý webový odkaz – poklepáním na odkaz se v aplikaci Instant Team zobrazí konkrétní záznam. Jestliže nebudete v aplikaci právě přihlášeni, otevře se nejprve přihlašovací obrazovka Instant Teamu.
  • Webový odkaz s protokolem http znázorněný ikonkou šipky v závorce na konci odkazu (viz obrázek 2.30) – poklepáním na tuto ikonku se otevře internetový prohlízeč, který kontaktuje server Instant Teamu. Ten vygeneruje soubor s příponou .itrl, který bude následně stažen na počítač uživatele (podle nastavení prohlížeče může být soubor stažen, přímo otevřen, případně můžete být dotázáni, zda chcete soubor otevřít či uložit). V adresářové struktuře počítače se bude soubor zobrazovat s ikonou aplikace Instant Team, po otevření tohoto souboru se v aplikaci Instant Team zobrazí konkrétní záznam.

Hledání

Až se vám podaří do Instant Teamu zadat tolik úkolů a projektů, že budete mít problém v sestavě nějaký úkol či projekt najít, bude se vám hodit funkce hledání.

V hlavním okně aplikace naleznete dvě hledací kolonky (kolonky s ikonkou lupy) umožňující vyhledávat záznamy buď z jedné databáze, resp. v právě zobrazené sestavě, nebo ve více databázích současně.

Pomocí těchto kolonek lze najít záznam obsahující libovolný řetězec na začátku slova. Hledání probíhá v textových polích, typicky v názvu záznamu a v textu upřesňujícího pole Poznámka, resp. Popis.

Prostřednictvím hledací kolonky, která se nachází vpravo nad sestavou, lze prohledávat všechny záznamy obsažené v právě otevřené sestavě. Toto hledání umožňuje prohledávat i záznamy ve sbalených skupinách. Jestliže však budete mít pomocí parametrů sestavy zobrazeny pouze záznamy splňující nastavené filtrovací podmínky, budou prohledávány pouze záznamy splňující tyto podmínky (např. pokud si v sestavě projektů pomocí parametru Stav projektu zobrazíte pouze aktivní projekty, bude hledání probíhat pouze mezi aktivními projekty).

Do kolonky se přenesete buď kliknutím nebo prostřednictvím klávesové zkratky <Ctrl+F>, případně pomocí nabídky Úpravy/Najít. Po zapsání alespoň tří znaků a potvrzení zadané hodnoty klávesou <Enter> se daná sestava přepne do režimu hledání a začne zobrazovat pouze záznamy obsahující zadaný text na začátku slov.


PIC

Obrázek 2.47: Režim hledání záznamů

POZNÁMKA
Princip hledání záznamů Pokud se do hledací kolonky zadá více slov, systém vyhledá záznam, který obsahuje první hledané slovo a hned za ním druhé, případně třetí. Při zadání čtyř a více slov se čtvrté a další slova ignorují. Při hledání systém nerozlišuje malá a velká písmena a ignoruje všechny nealfanumerické znaky použité jako oddělovače slov.

Režim hledání ukončíte a k původní podobě sestavy se navrátíte tlačítkem v pravé části hledací kolonky.

Obdobnou hledací kolonku naleznete také v levém spodním rohu hlavního okna aplikace vedle tlačítek pro zobrazování panelů. Tato kolonka slouží pro tzv. globální hledání, při kterém systém vyhledává záznamy obsahující text začínající zadaným řetězcem ve více databázích. Po přepnutí do režimu hledání se v hlavním okně aplikace zobrazí záložky se sestavami s výsledky hledání.

Na záložkách si můžete zvolit databázi, pro níž chcete výsledky hledání zobrazit. Pokud budete chtít najít např. úkol, zvolte záložku Úkol, pokud budete hledat projekt, zvolte záložku Kontext. Záložka Poznámka zobrazuje výsledky hledání mezi poznámkami k úkolům a projektům, viz kapitola 6, sekce Zapisování informací o průběhu plnění úkolů. V sestavě na záložce Aktivity se zobrazují vyhledané schůzky, na záložce Adresy pak výsledky hledání mezi uživateli a zdroji.


PIC

Obrázek 2.48: Režim globálního hledání záznamů

V licenční úrovni Professional je možné sestavy s výsledky hledání přizpůsobovat stejným způsobem jako jiné tabulkové sestavy, podrobnosti viz kapitola 37, sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka.

Hledání v textu

Funkci hledání můžete využít i pro hledání libovolného řetězce v poli, do kterého lze vkládat textové údaje, např. v polích Popis, Poznámka či Výsledky.

Vybrané textové pole, v němž chcete hledat, nejdříve aktivujte kliknutím myši uvnitř tohoto pole a poté klávesovou zkratkou <Ctrl+F> nebo pomocí nabídky Úpravy/Najít zapněte režim hledání.

Nad polem se zobrazí kolonka pro zadání hledaného řetězce a tlačítko pro ukončení hledání a skrytí ovládacích prvků. Jakmile do kolonky začnete psát, bude program po každém písmenu rovnou hledat část textu, která daný řetězec obsahuje. Zobrazí se také počet nalezených shod a tlačítka pro přechod na předchozí a následující nalezenou shodnou část textu.

Pro přechod na následující či předchozí nalezenou shodnou část textu můžete použít také klávesové zkratky <Ctrl+G> respektive <Shift+Ctrl+G>.


PIC

Obrázek 2.49: Režim hledání v textu

Otevírání sestav v novém okně

Jestliže budete chtít mít zobrazeno více hlavních sestav najednou a pracovat s různými pohledy na vaše data současně, můžete si jednotlivé sestavy otevřít v samostatných oknech. Použijte k tomu jeden z následujících postupů:

  • nabídku Zobrazit/Sestava/Oddělit... nad otevřenou sestavou;
  • volbu Oddělit... místní nabídky nad otevřenou sestavou;
  • volbu Otevřít sestavu v novém okně z místní nabídky nad označenou sestavou v navigačním panelu, případně v panelu oblíbených či v panelu historie.

Sestava, nad kterou tuto akci provedete, bude otevřena v novém okně a bude možné s ní běžným způsobem pracovat. V hlavním okně aplikace si můžete poté zobrazovat libovolné jiné sestavy, případně oddělovat další sestavy.


PIC

Obrázek 2.50: Oddělená sestava

Mezi oddělenými sestavami a hlavním oknem aplikace můžete jednoduše přepínat výběrem ze seznamu otevřených sestav u nabídky Okno (viz obrázek 2.9).

Otevírání vnořených sestav v samostatném okně

Kromě hlavních sestav dostupných z navigačního panelu existují v Instant Teamu i tzv. vnořené sestavy. Tyto sestavy zobrazují data v kontextu konkrétních záznamů a jsou dostupné na záložkách oken s podrobnostmi jednotlivých záznamů, např. sestava Plán na první záložce v okně s podrobnostmi projektu zobrazující úkoly daného projektu, viz obrázek 5.6.

V některých situacích vám práci s aplikací i se samotnou sestavou může ulehčit otevření vnořené sestavy v samostatném okně. K tomu je určena volba Oddělit..., případně Sestava/Oddělit... v místní nabídce nad sestavou. Přepínání na ní bude poté dostupné stejně jako u oddělených sestav přes volby u nabídky Okno.


PIC

Obrázek 2.51: Zobrazení vnořené sestavy v samostatném okně

Otevírání sestav v záložkách hlavního okna

Přepínání mezi jednotlivými sestavami a práci s více sestavami zároveň vám může usnadnit také otevírání sestav v záložkách hlavního okna aplikace. Tyto záložky fungují obdobným způsobem jako například záložky ve webových prohlížečích.

V místní nabídce, kterou vyvoláte kliknutím pravým tlačítkem myši nad názvem sestavy v navigačním panelu, případně v panelu oblíbených či v panelu historie, naleznete volbu Otevřít sestavu v novém panelu. Tato volba otevře novou záložku hlavního okna s vybranou sestavou.


PIC

Obrázek 2.52: Záložky hlavního okna aplikace

Na záložce hlavního okna, ve které se právě nachazíte, si můžete zobrazit libovolnou sestavu. Mezi jednotlivými záložkami hlavního okna lze přecházet kliknutím na ouško záložky či klávesovými zkratkami <Ctrl+Tab> (pro přechod na následující záložku) a <Ctrl+Shift+Tab> (pro přechod na předchozí záložku). Kliknutím na ikonku křížku v oušku záložky vybranou záložku zavřete.

Kopírování sestav do schránky

Pokud potřebujete data v Instant Teamu sdílet s jinými aplikacemi nebo je dále zpracovávat mimo Instant Team, můžete je buď vyexportovat do souboru, jak bude popsáno dále v kapitole 41 Export dat, nebo je jednoduše přenést do jiného programu přes schránku.

Stačí si vybrat sestavu, ze které chcete data přenést, vybrat řádky, které chcete přenést, a použít nabídku Úpravy/Kopírovat, klávesovou zkratku <Ctrl+C> nebo volbu Kopírovat z místní nabídky. Kromě označených řádků budou automaticky zkopírovány i nadpisy sloupců sestavy.

Pak je třeba přejít do aplikace, kam chcete data přenést, a tam data ze schránky zase vložit. Takovýto přenos dat podporuje celá řada aplikací, nejčastěji se však používá pro přenos dat z Instant Teamu do Excelu.

Tisk

Každou sestavu si můžete kromě prohlížení také vytisknout. U sestav zobrazovaných v navigačním panelu k tomu slouží nabídka Záznam/Tisk či klávesová kombinace <Ctrl+P>, u vnořených sestav zobrazujících se v oknech s podrobnostmi záznamu, případně v rozcestnících, pak volba Tisk v místní nabídce nad sestavou (místní nabídka se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem myši nad volným místem v sestavě).

Před tiskem se zobrazí okno pro nastavení základních parametrů tisku, po kliknutí na tlačítko Více » se rozbalí další parametry nastavení.


PIC

Obrázek 2.53: Základní parametry tisku

Ve výchozím nastavení okna si v kolonce Tisknout řádky můžete vybrat, zda se má tisknout sestava celá, nebo pouze vybrané řádky.

Hierarchie v sestavě se tiskne ve stejné formě, v jaké je zobrazena. Pokud tedy máte některé skupiny sbalené, budou sbaleny i po vytištění.

Pomocí kolonky Šířky sloupců si můžete zvolit režim přizpůsobování šířky sloupců tabulky (sloupců levé části sestavy) šířce stránky na tiskovém výstupu. Při zaškrtnutí možnosti Přizpůsobit šířce stránky budou šířky sloupců při tisku automaticky upraveny tak, aby mohly být všechny sloupce tabulky vytištěny (při zachování poměru sloupců jako v zobrazené sestavě může být, pokud by na tiskovém výstupu nebyl dostatečný prostor, šířka sloupců změnšena, při dostatečném prostoru naopak zvětšena).

Pokud zaškrtnete možnost Nepřizpůsobit, budou sloupce tabulky tištěny v šířce jako při zobrazení sestavy na obrazovce počítače, sloupce, které se při tiskovém výstupu nevejdou na stránku, nebudou vytištěny (případně zůstane na tiskovém výstupu volné místo, pokud by prostor vyhrazený levé části sestavy byl větší než součet šířek sloupců tabulky).

Šířky jednotlivých sloupců je možné ručně upravovat v rozšířené podobě okna s parametry tisku, viz dále.

Pokud sestava obsahuje i hodnotovou část např. Ganttův diagram, můžete v kolonce Podíl levé strany v % nastavit, jakou část z šířky tisku zabere levá strana, tj. tabulková část sestavy. Není možné zadat hodnotu menší než 10% a větší než 90%. Při změně podílu se v režimu přizpůsobování šířky sloupců automaticky přepočítají šířky sloupců, v režimu neumožňujícím přizpůsobování šířky sloupců může dojít ke změně počtu tištěných sloupců.

Pokud si přejete optimalizovat velikost tiskového výstupu na stránce, změňte hodnotu v kolonce Měřítko. Výchozí hodnota je 100%, pokud se výstup nevejde na stránku, zadejte menší hodnotu, pokud jsou na stránce volná místa, zadejte hodnotu větší než 100%.

V rozšířené podobě dialogového okna můžete v tabulce Šířky sloupců každému sloupci sestavy nastavit šířku na tiskovém výstupu. U každého sloupce se zobrazuje také doporučená šířka, vycházející z hodnot v sestavě na prvních 100 řádcích. Doporučená šířka, která je větší než nastavená, je zvýrazněna červenou barvou. Vpravo od tabulky naleznete tlačítko Nastavit doporučenou šířku, pomocí kterého můžete pro každý sloupec nastavit šířku rovnu doporučené šířce. Tuto akci je možné vyvolat také dvojitým kliknutím na řádek s vybraným sloupcem.


PIC

Obrázek 2.54: Rozšíření parametrů tisku

U jednotlivých sloupců můžete zvolit, zda se má či nemá daný sloupec tabulkové části sestavy tisknout.

Je možné nastavit také šířku sloupců hodnotové části, v tomto případě se nezobrazuje doporučená šířka, ani není dostupná volba sloupce netisknout. Při změně šířky sloupců se kontroluje, aby podíl levé strany nebyl menší než 10%, případně větší než 90%, při změně šířky hodnotové části se hodnota podílu levé strany automaticky přepočítává.

U sestav, které obsahují hodnotovou linku, můžete navíc zvolit tisk časového intervalu či hodnotového rozsahu odlišného od časového intervalu či hodnotového rozsahu právě zobrazeného (kolonky Časový interval od, Časový interval do).

V kolonce Horizontálně stránek můžete nastavit počet horizontálně tištěných stránek. Při změně této hodnoty se automaticky přepočítává počet sloupců hodnotové části na stránku.

V kolonce Sloupců na stránku lze také zvolit počet sloupců hodnotové části na jednu stránku odlišný od zobrazeného. V případě tisku většího počtu sloupců než počtu sloupců na stránku se bude tisk sestavy opakovat, nejprve s prvními sloupci, pak s dalšími a dalšími, až budou vytištěny všechny. Při změně počtu sloupců na stránku se automaticky přepočítává hodnota Horizontálně stránek.

Kromě nastavení těchto parametrů naleznete ve spodní části okna tlačítka, která zpřístupní další možnosti nastavení tisku, např. důležité nastavení stránky je přístupné přes nabídku Stránka....

Tlačítkem Náhled... si můžete zobrazit okno, na kterém uvidíte, jak bude vypadat vytištěná sestava.


PIC

Obrázek 2.55: Náhled tisku

Tlačítko Vrátit výchozí slouží pro vrácení všech změn, které jste v okně pro nastavení parametrů tisku provedli, nastaveny budou výchozí parametry pro danou sestavu.

Tlačítkem Méně« se vrátíte do výchozí podoby okna pro nastavení parametrů tisku.

Podoba záhlaví a zápatí stránek při tisku

Tlačítko Záhlaví a zápatí... otevře okno, ve kterém můžete nastavovat texty, které se budou tisknout v horní a dolní části tištěného výstupu.


PIC

Obrázek 2.56: Záhlaví a zápatí

Záhlaví i zápatí je rozděleno na tři části – vlevo, uprostřed a vpravo. Do jednotlivých částí je možné psát libovolný text a vkládat předpřipravené či vámi nadefinované značky, které mají speciální významy.

Význam předdefinovaných značek, které můžete použít, je následující:

%c  počet stran

%d  datum tisku ve tvaru „den v týdnu, dd. mmm yyyy“

%n  název sestavy nebo záznamu

%p  číslo strany

%t  datum a čas tisku ve tvaru „dd.mm.yy hh:mm“

%u  jméno a příjmení uživatele

Značky %1 a %9 budou při tisku nahrazeny hodnotami vámi určených polí. Po zapsání značky do vybrané části záhlaví nebo zápatí se otevře kolonka Náhrada, z rozbalovacího seznamu této kolonky pak můžete vybrat pole, které bude značka zastupovat. Volbou Nepřímé v horní části seznamu můžete vybrat i pole ze souvisejících záznamů ostatních databází, viz obrázek 37.27.

Při psaní vlastního textu do vybraných částí záhlaví a zápatí je možné text formátovat, např. změnit velikost či barvu písma, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu výše v této kapitole.

Nastavení, která při tisku konkrétní sestavy či záznamu provedete, si systém zapamatuje a použije i při příštím tisku dané sestavy, resp. záznamu.

Ve spodní části okna pro definici záhlaví a zápatí je k dispozici tlačítko Používat výchozí, které můžete použít pro zrušení provedených úprav záhlaví a zápatí.

Ve výchozím nastavení aplikace se v prostřední části záhlaví tiskne název sestavy nebo záznamu, v prostřední části zápatí číslo strany a v pravé části zápatí obrázek loga společnosti, pro který je použita značka %1 (podrobnosti o možnosti vložit do Instant Teamu obrázek loga společnosti naleznete v kapitole 3, sekce Nastavení pracovní skupiny). Výchozí podobu záhlaví a zápatí je možné upravovat, viz kapitola 3, sekce Přizpůsobení uživatelského účtu.

Tisk sloupcových grafů

Pokud zvolíte tisk sestavy, která má hodnotovou linku zobrazenou formou sloupcového grafu, zpřístupní se vám ještě další volby.


PIC

Obrázek 2.57: Tisk sloupcových grafů

Sloupcové grafy nelze tisknout současně s tabulkou, a tak si budete muset pomocí příznaku Tisknout oblast nejprve vybrat, zda chcete tisknout pouze tabulku čili levou část sestavy, nebo grafy neboli její pravou část. Při volbě grafů se automaticky zaškrtne volba Tisknout pouze vybrané řádky, aby tištěný výstup odpovídal tomu, co je zobrazeno. Tuto volbu však můžete, pokud vám nevyhovuje, odškrtnout.

Kromě obvyklých voleb pro hodnotovou linku je možno ještě stanovit počet grafů na stránku odlišný od volby pro zobrazení na obrazovku.

Tisk do PDF

Sestavu v tištěné formě můžete také vyexportovat do formátu PDF (Portable Document Format firmy Adobe), který je vhodný pro sdílení, například pro odeslání e-mailem, protože prohlížeč dokumentů PDF je dnes již nainstalován téměř na každém počítači.

Tisk zahájíte nabídkou Záznam/Tisk do PDF... Parametry tisku zůstanou stejné jako při tisku na tiskárnu, navíc ale zadáváte název souboru, do kterého se má export provést.

Název souboru zadáte v dialogovém okně po stisknutí tlačítka Tiskni. Můžete použít přednastavený název „print.pdf“, nebo si zvolit vlastní název a vepsat jej do kolonky Název souboru. V dialogovém okně můžete dále vybrat složku, do které bude PDF soubor uložen.

Tisk záznamů

Kromě tisku celých sestav můžete tisknout i jednotlivé záznamy. Tato funkce je dostupná z okna záznamu přes nabídku Záznam/Tisk.


PIC

Obrázek 2.58: Tisk záznamu

Na rozšířeném dialogovém okně před tiskem je možné vybrat, které záložky z okna záznamu se vytisknou. V seznamu Tisknout záložky jsou záložky, které se vytisknou, v pravém seznamu Netisknout záložky jsou ty, které se tisknout nebudou. Pro přesun polí mezi seznamy se použijí tlačítka se šipkami « a ». Přesunuta budou ta pole, která označíme myší či klávesnicí.

Pokud zaškrtnete příznak Zmenšit na jednu stranu, najde se automaticky vhodné měřítko tak, aby se všechny údaje záznamu vešly optimálně na jednu stranu. Pole Měřítko je v takovém případě nepřístupné.


PIC

Obrázek 2.59: Podoba tisku záznamu

Jestliže zvolíte nabídku Tisk na záložce okna záznamu obsahující právě jednu vnořenou sestavu, budete si moci pomocí záložek v okně s nastavením tisku vybrat, zda chcete tisknout celý obsah záznam nebo jen právě zobrazenou vnořenou sestavu.


PIC

Obrázek 2.60: Tisk vnořené sestavy z okna záznamu

Upozornění na vybrané události

V aplikaci Instant Team funguje také systém upozorňování na některé vybrané události, které by neměly pro bezproblémový chod projektu ujít vaší pozornosti, např. upozornění na blížící se začátek práce na úkolu či vznik konfliktů v plánu projektu.

Upozornění na tyto události naleznete pod zvláštní systémovou ikonkou Instant Teamu v hlavní liště počítače. Pokud uživatel žádná upozornění nemá, je ikonka zešedlá, v opačném případě zároveň zobrazuje i počet těchto upozornění.

Umístění ikonky Instant Teamu závisí na operačním systému vašeho počítače. Na počítačích Windows se ikonka na hlavní systémové liště zobrazí v pravém dolním rohu obrazovky, na macOS a Linux se ikonka zobrazuje v pravém horním rohu obrazovky. Upozornění jsou snadno dostupná po celou dobu vašeho přihlášení do aplikace Instant Team, tedy i pokud budete na počítači pracovat v různých oknech nebo budete mít aplikaci Instant Team minimalizovanou.


PIC

Obrázek 2.61: Příklad upozornění pod ikonkou Instant Teamu

V přehledu, který se otevře po odkliknutí systémové ikonky, jsou jednotlivá upozornění členěna do bloků podle typu událostí a v nich jsou dále standardně tříděna sestupně podle času vygenerování. Po kliknutí na řádek s konkrétním upozorněním, případně po použití volby Otevřít..., viz obrázek 2.63 niže, se otevře okno s podrobnostmi odpovídajícího záznamu.

Upozornění se může objevit i během práce s aplikací, a to např. tehdy, pokud se v daný čas blíží začátek nějaké události či byla vykonána nějaká akce, o které máte být informováni. V takovém případě se nové upozornění nejprve zobrazí jako bublina u ikonky v systémové liště.

Pokud se objeví najednou více upozornění na události stejného typu, například během doby, kdy jste neměli Instant Team spuštěný, zobrazí se pro ně jedna bublina s informací o počtu těchto upozornění.


PIC

Obrázek 2.62: Bublina s upozorněním u ikonky Instant Teamu

O tom, jaká konkrétní upozornění bude uživatel dostávat, rozhoduje konfigurace upozornění ve vaší pracovní skupině, případně nastavení, která si u vybraných upozornění mohou uživatelé individuálně upravovat. Část upozornění je zároveň zasílána aplikací automaticky, přičemž záleží na tom, jaká role je danému uživateli přiřazena, jaké je jeho postavení v týmech projektů či na tom, jaké funkcionality používáte. Přehled konfigurovatelných i automaticky zasílaných upozornění naleznete v kapitole 17, sekce Konfigurace upozornění.

U vybraných upozornění, např. u upozornění s informací o schválení vašeho odevzdaného úkolu či výkazu práce, naleznete nabídku s volbou Vzít na vědomí, která vám umožní vybrané upozornění z přehledu upozornění odstranit. Jestliže budete mít více upozornění na událost stejného typu, naleznete volbu jako samostatný řádek v bloku upozornění. Tou můžete vzít na vědomí, resp. odstranit z přehledu všechna upozornění stejného typu najednou.


PIC

Obrázek 2.63: Volba Vzít na vědomí v přehledu upozornění

Upozornění, u něhož není tato volba k dispozici, z přehledu upozornění zmizí automaticky poté, co upravíte událost, k níž se vztahuje, např. upozornění na zmeškaný začátek úkolu z přehledu upozornění zmizí po zaznamenání začátku práce k úkolu, upozornění na odevzdání výkazu práce zmizí po odevzdání výkazu apod.

U jednotlivých událostí, kterým se budeme podrobněji dále v textu věnovat a kterých se upozornění týkají, je vždy zasílání upozornění zmíněno.

Přizpůsobení sestav

Ve standardní licenční úrovni Instant Teamu přizpůsobení sestav spočívá v možnosti nastavovat parametry a upravovat rozvržení předdefinovaných sestav aplikace, případně v možnosti nastavovat podobu záhlaví a zápatí stránek při tisku sestav (Možnosti přizpůsobení sestav dostupné v licenční úrovni Professional jsou popisovány v kapitole 37). Než si však úpravu sestav vyzkoušíte, je třeba se seznámit s tím, jakým způsobem se vlastně vlastnosti sestav ukládají.

Každá sestava totiž existuje v několika verzích. Původní verze je uložena v šabloně, kterou Instant Team využívá. Dále existuje z ní odvozená verze pro vaši pracovní skupinu, která se může, ale nemusí od té ze šablony lišit. A nakonec existuje verze sestavy pro každého člena vaší pracovní skupiny. Tato verze vychází z verze určené pro vaši pracovní skupinu, a uživatel si ji mohl, ale nemusel pro své potřeby pozměnit.

Podrobný popis práce s těmito verzemi najdete dále v sekci Sdílení přizpůsobení. Prozatím stačí říci, že veškeré úpravy sestavy probíhají nejprve nad vaší osobní verzí této sestavy a jiným uživatelům se neobjeví, dokud se nerozhodnete je s nimi sdílet.

Parametry sestavy

Nejčastější přizpůsobení sestavy spočívá v nastavení jejích parametrů. Parametry jsou vlastně dodatečné filtry nad sestavou, jež se váží k předem nastavenému databázovému poli nebo k několika polím.

U každé sestavy mohou být jako parametry vybraná jiná pole. Některé sestavy nemají dokonce žádné takové pole. V liště nad sestavou se pro každý parametr objeví vstupní pole, kde můžete zvolit filtrovací hodnotu na úrovni jednotlivých záznamů, případně seskupení záznamů.


PIC

Obrázek 2.64: Parametry sestavy

Pokud je parametrů v sestavě více a vy jich více vyplníte, budou filtrované záznamy obsahovat požadované hodnoty ve všech vyplněných parametrech. Filtr zrušíte tak, že parametr(y) nastavíte na hodnotu Všechny.

Nastavením konkrétní hodnoty u některých parametrů (typicky např. u parametru Patří do) automaticky dojde ke zrušení ostatních filtrů týkajících se polí odvozených z tohoto parametru. Jestliže podle tohoto parametru není filtrováno, v jeho vstupním poli se může u některých sestav zobrazovat aktuální nastavení ostatních parametrů.

Třídění

Každá sestava zobrazuje řádky určitým způsobem seřazené. Buď jsou setříděna podle některého pole nebo zobrazuje záznamy v pořadí, ve kterém byly vytvořeny respektive jak byly přeskupeny uživateli.

Pokud je sestava tříděna podle některého z polí a toto pole je v sestavě zobrazeno, je třídicí sloupec zvýrazněn šipečkou, objevující se vedle jeho názvu.


PIC

Obrázek 2.65: Třídicí sloupec

K vybrání jiného třídicího sloupce stačí levým tlačítkem myši kliknout na jeho záhlaví. Sestava se pak setřídí podle tohoto nového sloupce, a to vždy vzestupně. Při kliknutí na záhlaví právě zvoleného třídicího sloupce se změní charakter třídění ze vzestupného na sestupné a změní se také orientace šipečky vedle názvu. Při dalším kliknutí se sestava stane netříděnou, to jest je řazena podle pořadí vytvoření záznamů nebo jak byly záznamy přeřazeny uživateli. Tato možnost – netříděné sestavy – je dostupná pouze v některých databázích.

Kliknete-li na záhlaví sloupce pravým tlačítkem myši, vyvoláte místní nabídku, která vám rovněž umožní setřídit sestavu vzestupně či sestupně dle zvoleného sloupce.


PIC

Obrázek 2.66: Volby místní nabídky nad záhlavím sloupců tabulky

Pokud je hodnota třídicího sloupce ve dvou řádcích shodná, použije se jako druhé třídicí kritérium přirozené pořadí záznamů nebo název řádku. Při třídění se pochopitelně bere v potaz i hierarchie, takže při setřídění sestavy seskupené podle vlastníka podle pole Začátek bude nejprve uveden vlastník, jenž má přiřazen úkol, který začíná nejdříve, potom setříděné úkoly tohoto vlastníka, pak skupina dalšího vlastník atd.

Kromě klikání na nadpis sloupce lze pro změnu třídění použít nabídku Zobrazit/Sestava/Upravit/Třídit podle/... nebo otevřít okno pro přizpůsobení sestavy přes nabídku Zobrazit/Sestava/Přizpůsobit... a třídění změnit pomocí pole Třídit podle.


PIC

Obrázek 2.67: Přizpůsobení sestavy

Aplikace umožňuje setřídit záznamy i podle více sloupců zároveň. Sestavu si nejprve setřiďte některým z výše popsaných způsobů a poté klikněte pravým tlačítkem myši na záhlaví sloupce, který chcete použít jako další třídící kritérium. Z místní nabídky nad záhlavím tohoto sloupce vyberte u volby Třídit podle sloupce podnabídku Přidat do třídění.

Sestava se setřídí podle naposledy označeného – hlavního třídícího sloupce (šipka označující třídící sloupec se automaticky přesune do tohoto sloupce). Předchozí třídění zůstane zachováno jako třídění podřízené a bude použito v případech, kdy se hodnoty na řádcích hlavního třídícího sloupce budou shodovat.

POZNÁMKA

Příklad víceúrovňového třídění sestavy Na obrázku 2.68 vidíte sestavu setříděnou podle sloupce Stav, obrázek 2.69 zachycuje tutéž sestavu setříděnou podle více sloupců zároveň – pro podřízené třídění byl použit sloupec Vlastník, sloupec Stav je použit jako hlavní třídící sloupec.

PIC

Obrázek 2.68: Sestava setříděná podle jednoho sloupce


PIC

Obrázek 2.69: Sestava setříděná podle více sloupců

Hlavní třídící sloupec bude vždy setříděn stejným způsobem (vzestupně či sestupně) jako předcházející podřízené třídění. Přepínání charakteru třídění pomocí šipečky v záhlaví hlavního třídícího sloupce není možné. Kliknutím na šipečku u hlavního třídícího sloupce víceúrovňové třídění zrušíte.

TIP

Pokud si nejste jisti, zda je v sestavě použito víceúrovňové třídění, informaci o tom, podle kterých sloupců je sestava setříděna, naleznete v okně pro přizpůsobení sestavy v poli Třídit podle, viz obrázek 2.67 výše. Volbou Ručně z nabídkového seznamu tohoto pole se vrátíte k netříděné podobě sestavy, resp. k řazení záznamů podle pořadí vytvoření nebo jak byly záznamy přeřazeny uživateli.

Šířka sloupců

V tomto okně můžete změnit i všechny ostatní vlastnosti sestavy. Například šířku sloupce nastavíte tak, že vyberete sloupec, jehož šířku chcete změnit, ze seznamu sloupců a požadovanou šířku vyplníte přímo v tabulce ve sloupci Šířka.

Šířka sloupců je udávána ve znacích a můžete ji změnit i přímo tažením myši. Nejprve je třeba myší najet na pravý okraj záhlaví sloupce. Kurzor se změní a když s takto změněným kurzorem stisknete levé tlačítko myši a táhnete, budete měnit šířku sloupce, ke kterému tento pravý okraj náleží. Až budete s novou šířkou spokojeni, stačí pustit tlačítko myši.

Pokud na okraj záhlaví některého sloupce sestavy kliknete dvakrát, přizpůsobí se šířka všech sloupců sestavy tak, aby se do prostoru momentálně sestavě vyhrazenému všechny sloupce pěkně poskládaly. Jejich relativní šířky v sestavě zůstanou zachovány, ale pokud nebyly vidět v sestavě doposud všechny najednou, zmenší se tak, aby se vešly. Pokud naopak v sestavě zbýval nevyužitý prostor, tak se zase proporcionálně zvětší. Přizpůsobit šířku všech sloupců lze vyvolat také z místní nabídky nad záhlavím tabulky.

Šířka hodnot

Šířku hodnot v pravé části sestavy můžete nastavit dvěma způsoby. První možností je posouvat oddělovač mezi levou a pravou částí sestavy tažením myší, přičemž musí být současně stisknutá klávesa <Alt>. Druhou možností je změnit šířky sloupců v pravé části sestavy opět tažením myší a i v tomto případě při stisknuté klávese <Alt>.

Formát zobrazování hodnot vybraných polí

Pro vybrané sloupce sestavy, v závislosti na typu polí, jejichž hodnoty zobrazují, lze ve sloupci Formát nastavit formát zobrazování hodnot.

U textových a vícehodnotových textových polí můžete zvolit, zda se má výška řádku přizpůsobit hodnotě v daném sloupci. Ve výchozím nastavením se zobrazuje ta část textu, která se vejde do aktuálně nastavené šířky sloupce. Při výběru možnosti Zalamovat se automaticky upraví výška řádku tak, aby se mohl zobrazit celý text.


PIC

Obrázek 2.70: Výška řádek

U číselných polí, např. u polí vyjadřujících výši nákladů, lze nastavit zkrácený formát zobrazovaných hodnot. Ve výchozím nastavení se číselná hodnota, pokud pro ni nebude ve sloupci sestavy dostatek místa, automaticky zaokrouhlí a zapíše ve zkráceném tvaru. Částky zaokrouhlované na tisíce se budou zobrazovat s označením K, částky zaokrouhlované na miliony s označením M, viz obrázek 16.2.

Výběrem z nabídky rozbalovacího seznamu u polí typu číslo si můžete pro vybrané sloupce sestavy nastavit, že se číselné hodnoty budou přímo zobrazovat ve tvaru zaokrouhleném na tisíce či miliony, případně, že se nebudou zaokrouhlovat a zkracovat nikdy.


PIC

Obrázek 2.71: Možnosti zaokrouhlování číselných hodnot

Obdobně je tomu u polí typu čas a den. U polí typu čas můžete zvolit, zda se bude zobrazovat plný časový údaj včetně přesného časového určení hodin a minut, nebo pouze zkrácený časový údaj bez přesného časového určení (tj. pouze den, měsíc, rok), případně, že se hodnota bude automaticky zkracovat, pokud pro ni nebude dostatek prostoru v příslušném sloupci sestavy (výchozí nastavení).

Hodnoty ve sloupcích zobrazujících pole typu den se ve výchozím nastavení zobrazují v plném formátu (den, měsíc, rok) a pokud pro ně není dostatek prostoru, automaticky se zkrátí a zobrazí se pouze označení dne. I zde můžete nastavit, že se formát data nebude automaticky zkracovat a bude se vždy zobrazovat v plné, případně kratší podobě.

Formát zobrazování hodnot polí je možné nastavovat také volbou Formát sloupce v místní nabídce nad záhlavím sloupců zobrazujících hodnoty polí typu textové pole, číslo, čas nebo den.

Pořadí sloupců

Pořadí sloupců lze také měnit buď myší, pomocí místní nabídky nebo v okně přizpůsobení sestavy. Tam lze sloupce přesouvat nahoru a dolů jednoduše tažením myší, čímž se změní pozice vybraného sloupce v zobrazeném seznamu sloupců. V seznamu je vždy nejlevější sloupec první, takže posunutím vybraného sloupec v seznamu o jednu pozici dolů se také přesune v sestavě o jednu pozici doprava. Naopak přetažením sloupce nahoru jej přesunete v sestavě doleva.

Přesouvání sloupců myší přímo v sestavě je většinou rychlejší a názornější. Postup je následující:

  1. Přesuňte myš na záhlaví sloupce, který chcete přesunout.
  2. Stiskněte a držte levé tlačítko myši.
  3. Při současném držení levého tlačítka přesuňte myš nad oddělovač sloupců, mezi něž chcete držený sloupec přenést.
  4. Pusťte levé tlačítko myši, a přesun sloupce bude dokončen.

Posouvat sloupce doprava a doleva lze také pomocí místní nabídky Přesunout sloupec doleva a Přesunout sloupec doprava dostupné v záhlaví sloupců sestavy.

Úprava názvů sloupců

Na záložce Rozvržení v okně pro přizpůsobení sestavy můžete také měnit názvy jednotlivých sloupců tabulkové i hodnotové části sestavy. Ve sloupci Název sloupce kliknutím na vybraný sloupec otevřete vstupní pole, ve kterém je možné název sloupce upravit.

Sloupce zobrazující hodnoty stejného pole lze v jednotlivých sestavách pojmenovat odlišně.

Nastavení detailu

Další přizpůsobení lze provádět u tabulkových sestav zobrazujících v pravé části hodnotovou linku, tedy zpravidla časově závislé hodnoty. Jedná se o nastavení hodnotového detailu v sestavě. Pokud je zvolenou hodnotou časový údaj, lze vybírat mezi nastavením na hodiny, dny, týdny, měsíce, čtvrtletí a roky. V takovém případě toto nastavení určuje časový rozsah jednoho každého zobrazeného sloupce. Při nastavení detailu na dny tudíž v sestavě uvidíte průběh za jeden den či za několik dnů po sobě následujících. V případě nastavení na týdny se vám zobrazí průběh za jeden týden či několik týdnů po sobě následujících a obdobně je to s dalšími úrovněmi detailu.

Detail hodiny je dostupný pouze pro Ganttův diagram. (V licenční úrovni Professional také pro pole Dostupnost, Plánované využití, Špičkové využití a Zbývající práce v čase, viz kapitola 37, sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka).

Stejně jako při seskupení dle času lze měnit detail hodnot seskupených i podle jiného kritéria, ovšem pouze v případě víceúrovňového seskupení.

V případě kalendáře nastavení detailu určuje, jak velké období se má najednou zobrazit na obrazovce, případně vytisknout na jedné straně. Lze tak najednou vidět až celoroční kalendář rozdělený po měsících, nebo jenom čtvrtletí po měsících nebo měsíc či týden po jednotlivých dnech nebo pouze jeden den.

Ke změně detailu můžete použít nabídku Zobrazit/Sestava/Upravit/Detail/..., případně místní nabídku Detail/... objevující se při kliknutí pravým tlačítkem myši nad kalendářem nebo hodnotovou linkou sestavy.

Mezi jednotlivými úrovněmi seskupování je možné přecházet i pomocí tlačítek symbolizujících jednotlivé úrovně detailu, která naleznete v pravém spodním rohu hodnotové linky či kalendáře (D pro zobrazování na úrovni dnů, T na úrovni týdnů atd).


PIC

Obrázek 2.72: Změna detailu hodnotové linky sestavy

Na hodnotové lince zobrazené formou grafů je možné na větší detail přejít i dvojklikem.

Nastavení detailu lze provést samozřejmě i v okně přizpůsobení sestavy, slouží k tomu rozbalovací seznam Detail.

Počet hodnot

U sestav s hodnotovou linkou lze také zvolit počet zobrazených hodnotových sloupců. Můžete k tomu využít buď pole Počet hodnot v okně přizpůsobení sestavy, nebo opět tažení myší.

Postup při tažení myší je následující:

  1. Nastavte myš na oddělovač v záhlaví sloupců hodnotové části sestavy (nebo na posuvník mezi levou a pravou částí sestavy), až se změní kurzor.
  2. Stiskněte levé tlačítko myši a při jeho současném držení táhněte doleva či doprava. Během tažení se v plovoucí nápovědě zobrazuje, kolik sloupců v nové šířce se do hodnotové části sestavy vejde.
  3. Až budete s počtem sloupců spokojeni, uvolněte levé tlačítko myši.

Pokud na okraj záhlaví některého sloupce v pravé části sestavy kliknete dvakrát, provede se přizpůsobení počtu sloupců a úrovně detailu tak, aby byly pokud možno vidět všechny hodnoty. Přizpůsobení počtu sloupců a úrovně detailu lze vyvolat také z místní nabídky nad záhlavím pravé části tabulky volbou položky Přizpůsobit období.


PIC

Obrázek 2.73: Volby místní nabídky nad záhlavím sloupců hodnotové linky

Při zobrazení hodnot pravé části sestavy formou Ganttova diagramu se v místní nabídce nad hodnotovou linkou nabízí také volba Zobrazit v diagramu. Pomocí této volby nebo dvojkliku v hodnotové lince můžete zobrazované období přizpůsobit tak, aby obsahovalo vámi vybrané záznamy.


PIC

Obrázek 2.74: Volby místní nabídky nad Ganttovým diagramem

Výběr zobrazovaného období

Pomocí pole Zobrazit období můžete u sestav s hodnotovou linkou zobrazující časově závislé hodnoty vybrat období, které bude možné v dané sestavě zobrazit. Pohyb v čase pomocí úpravy detailu a počtu hodnot pak bude možný pouze v definovaném období.

Z rozbalovacího seznamu tohoto pole vyberte jednu z nabízených možností pro nastavení období, v dalším kroku výběru budete moci upřesnit jeho velikost.


PIC

Obrázek 2.75: Možnosti nastavení zobrazovaného období


PIC

Obrázek 2.76: Určení velikosti období

Při volbách Je v minulém období, Je v tomto období a Je v příštím období se v hodnotové lince bude zobrazovat vybrané kalendářní období, např. minulý kalendářní měsíc, příští pracovní týden apod.

Při volbách Je v období ode dneška a Je v období do dneška se bude zobrazovat vybrané období vztažené k aktuálnímu datu, např. uplynulých sedm dní, následujících dvanáct měsíců apod.

Volba Je v rozmezí vám v druhém kroku výběru umožní definovat vlastní zobrazované období. Můžete vymezit období výběrem konkrétních hodnot pro jeho začátek i konec (hodnota „konstantou“ v polích Určit od, Určit do, viz obrázek níže), nebo období od určeného data k dnešku, resp. ode dnes k určenému datu (hodnota „dneškem“ v poli Určit od, resp. Určit do), případně u vybraných sestav ke stanovení období použít některou z nabízených nepřímých hodnot aktivního záznamu.


PIC

Obrázek 2.77: Příklad pro definici rozmezí zobrazovaného období

POZNÁMKA
Použití hodnot aktivního záznamu pro nastavení zobrazovaného období Používání nepřímých hodnot z aktivního záznamu umožňuje v sestavách dostupných v kontextu vybraných záznamů definovat zobrazované období hodnotové linky časovými hodnotami daného záznamu. Například v sestavě Plán sloužící pro zadávání úkolů projektu je zobrazované období určeno hodnotami Celkový začátek z aktivního záznamu a Celkový konec z aktivního záznamu, díky čemuž se v hodnoté lince sestavy zobrazuje pouze období odpovídající začátku a konci naplánovaných úkolů daného projektu.

Obdobné nastavení časového rozmezí mají všechny sestavy dostupné v kontextu jednotlivých projektů. Sestavy v navigačním panelu zobrazující údaje napříč projekty časové omezení hodnotové linky nemají.

Formát zobrazování nadpisů časových období

Zobrazování názvů sloupců představujících jednotlivé časové úseky v pravé části sestavy můžete upravovat obdobným způsobem jako formát zobrazování hodnot některých polí. K úpravě formátu zobrazování nadpisů časových období podle zvolené úrovně detailu slouží pole Formát období.

Pro jednotlivé úrovně detailu můžete z rozbalovacího seznamu tohoto pole vybrat některý z nabízených formátů zobrazování. Při výběru automaticky zkracovaného formátu se bude formát nadpisů období automaticky upravovat podle šířky sloupců na časové lince. Výběrem některé z dalších možností pro danou úroveň detailu zajistíte, že se nadpisy období daného detailu budou vždy zobrazovat ve vámi zvoleném formátu.

Pro úrovně detailu den a rok můžete vybírat z možností plný nebo kratší. Podoby formátů pro detail dne jsou stejné jako pro pole typu den, viz výše, plný formát pro detail roku obsahuje celé označení roku, kratší formát pouze poslední dvě číslice.

U úrovní detailu měsíc, týden a čtvrtletí je navíc k dispozici volba nejkratší. Například pro detail měsíc je plný formát název měsíce a plné označení roku (prosinec 2016), kratší formát zkrácený název měsíce a kratší označení roku (pro 16), nejkratší formát pak obsahuje pouze číselné označení měsíce (12). Plný formát pro detail týdne má podobu T+datum prvního dne v daném týdnu (T12.12.16), kratší formát obsahuje rok a číslo týdne v roce (16T50), nejkratší pak pouze číselné označení týdne (50).


PIC

Obrázek 2.78: Výběr formátu zobrazování nadpisů časových období

Počet grafů na stránku

U sestav s hodnotovou linkou, jejichž hodnoty se zobrazují formou sloupcového grafu, lze ještě volit počet zobrazených či tištěných grafů na stránku. Toto nastavení je dostupné pouze v okně přizpůsobení sestavy.

Běžně se zobrazuje pouze jeden sloupcový graf odpovídající hodnotám z právě vybraného řádku. Když však v sestavě vyberete najednou více řádek, zobrazí se najednou pod sebou grafy pro každý vybraný řádek.

Aby byly grafy čitelné i při vybrání velkého počtu řádek, je možno výše zmíněnou volbou omezit počet najednou zobrazených grafů. Když vyberete více řádek, než určuje toto omezení, objeví se napravo od grafů posuvník, takže další grafy si můžete zobrazit pomocí tohoto posuvníku.

Podoba záhlaví a zápatí stránek při tisku sestavy

Kromě záložky Rozvržení naleznete v okně pro přizpůsobení sestavy také záložku Záhlaví a zápatí, která slouží pro nastavení podoby záhlaví a zápatí stránek při tisku dané sestavy.

Tato záložka je totožná s oknem pro nastavení záhlaví a zápatí při definici parametrů tisku konkrétní sestavy a z hlediska systému je jedno, kde podobu záhlaví a zápatí stránek pro tisk dané sestavy nastavíte. Podrobný popis způsobu nastavení záhlaví a zápatí naleznete výše v sekci Tisk.

Sdílení přizpůsobení

Pokud se vám vaše přizpůsobení sestavy nelíbí, můžete se kdykoliv vrátit k verzi sdílené vaší pracovní skupinou. K tomu slouží nabídka Zobrazit/Sestava/Navrátit sdílenou, tlačítko Navrátit sdílenou v okně přizpůsobení sestavy nebo také tlačítko Navrátit sdílenou, které se u přizpůsobených sestav zobrazuje ve formátovací liště. Veškerá vaše specifická nastavení pro tuto sestavu tím zmizí.

Pokud jste naopak se svým přizpůsobením spokojeni a máte navíc pocit, že bude vyhovovat i jiným uživatelům pracovní skupiny, můžete vaší verzí přepsat sdílenou verzi své pracovní skupiny. K tomu slouží nabídka Zobrazit/Sestava/Uložit do sdílené nebo tlačítko Uložit do sdílené v okně přizpůsobení pracovní skupiny. Tuto možnost však mají pouze uživatelé v roli Správce.

Uložením sestavy způsobíte, že se ostatním uživatelům bude od této chvíle daná sestava zobrazovat stejně jako předtím vám. Pokud by si však některý uživatel danou sestavu sám přizpůsoboval nebo později přizpůsobí, bude jeho sestava ze sdíleného přizpůsobení využívat pouze ta nastavení, která si on sám nezměnil.

Jestli si nejste jisti, zda používáte sdílenou verzi sestavy, nebo jste si ji přizpůsobili, stačí si otevřít okno přizpůsobení sestavy (např. kliknout pravým tlačítkem myši ve volné části sestavy a z místní nabídky vybrat tlačítko Přizpůsobit...). U sestav, které jste si oproti sdílené verzi přizpůsobili, se v názvu okna objevuje poznámka „- změněná -“.

Dobrou orientaci ve vámi používaných verzích sestav získáte i z okna přizpůsobení pracovní skupiny, které je přístupné přes nabídku Úpravy/Přizpůsobit...


PIC

Obrázek 2.79: Přizpůsobení pracovní skupiny

V tomto okně jsou všechny pozměněné sestavy označeny hvězdičkou před názvem sestavy. Můžete v něm tyto změněné verze také ukládat, případně se vracet na verzi sdílenou. Popsané akce je navíc možné dělat pro více sestav najednou. Z okna přizpůsobení pracovní skupiny dále můžete pomocí tlačítka Změnit... otevřít okno pro přizpůsobení jednotlivé sestavy.

Kromě sloupců s názvem a popisem sestavy lze pomocí místní nabídky sloupců zobrazit u seznamu sestav také další informace, které sestavy blíže popisují. Zjistíte tak na první pohled například, podle čeho je sestava setříděna, jak široké jsou hodnotové sloupce, jaký je maximální počet sloupcových grafů na stránku apod.

Odhlášení

K odhlášení z aplikace stačí zavřít hlavní okno programu. Alternativně lze použít nabídku Název přihlášeného uživatele/Konec nebo klávesovou kombinaci <Alt+F4>.


PIC

Obrázek 2.80: Odhlášení

Pokud nechcete Instant Team zcela ukončit, ale pouze se přihlásit jako jiný uživatel, použijte nabídku Název přihlášeného uživatele/Odhlásit nebo zkratku <Ctrl+F1>. Všechna vaše otevřená okna budou zavřena a přenesete se do úvodního přihlašovacího dialogu.

Po přihlášení se pod různými uživatelskými účty se u nabídky Název přihlášeného uživatele vytvoří seznam posledních úspěšných přihlášení. Pro přepnutí do uživatelského účtu z tohoto seznamu pak stačí vybrat potřebný účet a zadat jeho heslo.


PIC

Obrázek 2.81: Přepínání uživatelských účtů

Před vlastním ukončením aplikace se veškerá nezapsaná data přenášejí na server. Během přenosu dat se může na chvíli objevit okénko s informací, že všechna data ještě na server zapsaná nejsou. Jakmile se data na server zapíší, okénko zmizí.

Protože veškeré uživatelem provedené změny se zároveň ukládají i na lokální klientské stanici, není třeba se bát ztráty dat ani například v případě výpadku spojení na internet. Okénko o zapisování údajů na server můžete tedy v případě delší odezvy zavřít tlačítkem Zrušit. Aplikace se ukončí a k synchronizaci dat dojde při příštím přihlášení.

Restart aplikace

Aplikace si během práce odkládá dočasná pomocná data do zvláštních lokálních i serverových souborů. Zejména pokud s aplikací pracujete delší dobu nebo pokud se vám zdá, že se odezva aplikace prodlužuje, je možné dočasná pomocná data vyčistit restartování aplikace.

Aplikaci restartujete přes nabídku Název přihlášeného uživatele/Restartovat. Program se spustí znovu a veškerá nepotřebná pomocná data budou vymazána.