📞 220 570 270

Používateľská príručka
I  Projektové řízení

Kapitola 5 - Plánování úkolů

V tejto kapitole:

Základem každého projektu je rozpis úkolů na projektu (Work Breakdown Structure). V tomto rozpisu je zachyceno, které úkoly je třeba v projektu udělat, kdo je má udělat a kdy, odhad času, který zaberou, a návaznosti mezi nimi.

Naplnění rozpisu úkolů je vyhrazeno vedoucím projektů (viz kapitola 4, sekce Založení projektu). Slouží k němu sestava příznačně nazvaná Plán. Tuto sestavu naleznete na první záložce v oknech jednotlivých projektů.

Zadání úkolu

Nový úkol v sestavě Plán snadno vytvoříte zadáním požadovaného názvu úkolu do šedivé buňky Nový úkol a potvrzením zadané hodnoty. Vložením více řádků textu s názvy záznamů ze schránky svého počítače do této buňky můžete vytvořit i více úkolů najednou, podrobnosti v kapitole 2, sekce Vytváření záznamů.


PIC

Obrázek 5.1: Sestava Plán

TIP
Až budete mít v projektu zadáno větší množství úkolů a budete potřebovat doplnit nový úkol na konkrétní místo mezi již existující úkoly, můžete na vybraném místě v sestavě k vytvoření nového úkolu použít klávesou zkratku <Ctrl+N> či tlačítko Nový úkol v nástrojové liště. Řádek s nově vytvořeným úkolem se zobrazí přímo na příslušném místě sestavy.

Pro začátek stačí, když úkol pojmenujete. Další informace o úkolu, například pole Popis sloužící pro bližší popis úkolu, můžete kdykoliv později doplnit či upravit v okně s podrobnostmi úkolu, které se otevře například po dvojkliku myší na řádce s daným úkolem.

V tomto okně může také vedoucí projektu či vlastník úkolu (viz dále) prostřednictvím tlačítka Přiložit, resp. Přiložit další, připojit k úkolu do pole Příloha libovolný počet souborů do velikosti 5 MB. (Práci s přílohami spolu s přehledem všech příloh projektu, v rámci kterého je konkrétní úkol realizován, popisuje kapitola 15 Dokumenty, poznámky a přílohy, možnosti formátování textu sloužícího jako popis úkolu pak kapitola 2, sekce Vytváření záznamů.)


PIC

Obrázek 5.2: Úkol

K zařazení úkolu ke konkrétnímu projektu slouží pole Patří do, které se zobrazuje vpravo od názvu úkolu. Jeho hodnota je automaticky předvyplněna na projekt, v kontextu kterého byl úkol vytvořen. Pro změnu projektu, do kterého má úkol patřit, je možné použít volbu Nahradit... z místní nabídky tohoto pole.

Úkoly jsou obdobně jako projekty automaticky číslované a mohou tvořit hierarchii. Každý úkol má proto pole Rodič, které určuje jeho pozici v této hierarchii. Toto pole naleznete na podokně Více... poskytujícím informace o zatřídění úkolu.


PIC

Obrázek 5.3: Podokno Více... v okně úkolu

Hodnota Žádný v tomto poli znamená, že jde o úkol na nejvyšší úrovni. Rodiče úkolu můžete nastavit až po jeho vytvoření nebo může být přednastaven už během vytváření, a to na rodiče úkolu, který jste měli v sestavě vybrán před vytvořením. K předvyplnění rodiče můžete také použít akci Nový podúkol, která za rodiče předvyplní právě vybraný úkol. Ta má vlastní klávesovou zkratku: <Shift+Ctrl+N>.

Změnu pořadí a hierarchie úkolů můžete také provést pohodlně myší. K úpravě hierarchie úkolů lze použít i akce Zanořit či Vynořit. Postup je obdobný jako v případě změny pořadí a hierarchie projektů, jak jsme si popsali v předcházející kapitole.

Informaci o zařazení úkolu do hierarchie získáte snadno z okna s podrobnostmi úkolu. Jestliže totiž bude mít daný úkol rodiče, začne se pole Rodič zobrazovat přímo v okně úkolu místo pole Patří do.

Ve spodní části okna s podrobnostmi úkolu, v levém rohu stavového řádku, naleznete také informaci o tom, v jakém stavu se úkol právě nachází. V závislosti na dokončení úkolu, případně používání funkcionality přebírání úkolů, může pole Stav úkolu nabývat různých hodnot, při vytvoření nového úkolu se zde standardně zobrazuje hodnota Nesplněn (podrobnější popis stavů úkolu obsahuje kapitola 6, sekce Přehled operací pro změnu stavů úkolu).

POZNÁMKA

Podoba okna úkolu podle stavu projektu Obrázek 5.2 výše zobrazuje podobu okna úkolu u projektů ve stavu Koncept. Po zaktivnění projektu se v okně s podrobnostmi úkolu začnou zobrazovat další pole pro zapisování informací o průběhu a výsledcích práce na úkolu, viz obrázek 6.7.

Po prvotním naplnění úkoly může vypadat váš rozpis úkolů například takto:


PIC

Obrázek 5.4: Rozpis úkolů

Plán projektu

Úkoly jsou řazeny podle pořadí jejich vytvoření. Není vidět, v jakém pořadí by měly být plněny ani kdy a kým. Aby váš plán zohledňoval i tyto informace, je třeba vyplnit sekci Plán v okně úkolu.

Odhad pracnosti

Začneme plněním polí Plánovaná práce a Vlastník. Pole Plánovaná práce slouží k zapsání odhadu pracnosti úkolu. Možnými zápisy jsou například 2h, znamenající dvě hodiny, nebo 1d jako jeden den, případně 2,7t jako dvě a sedm desetin pracovního týdne. Možné je použít také kombinaci, například 1d2h jako jeden den a dvě hodiny. Zatím nezmíněnými jednotkami jsou měsíc (zapisuje se jako text „mě“ za číslem) a rok (r). Podrobnější informace o volbě jednotek pro zadávání odhadů pracnosti úkolů naleznete v kapitole 3, sekce Přizpůsobení uživatelského účtu.

UPOZORNĚNÍ

Předdefinované jednotky pracnosti úkolů neodpovídají kalendářnímu času, ale času pracovnímu, který je definován výchozím kalendářem vaší pracovní skupiny, případně pro konkrétní zdroj kalendářem jemu individuálně přiřazeným.

Nenastavíte-li jako výchozí vlastní pracovní kalendář, aplikace standardně považuje za výchozí zabudovaný kalendář, podle kterého má den nikoli 24, ale pouze 8 hodin (tedy 480 minut). Jeden týden pak má 5 dnů (2 400 minut), měsíc 4 týdny (9 600 minut) a rok 12 měsíců (115 200 minut). Pokud časy vyjádříme v hodinách, pak má týden 40 hodin, měsíc 160 a rok 1 920 hodin. Obdobně měsíc odpovídá 20 dnům a rok 240 dnům.

Jestliže bude mít zdroj, kterému jsou úkoly přiřazovány, definován individuální kalendář, budou jednotky pracnosti u tohoto zdroje přepočítávány podle nastavení pracovních dnů v jemu určeném kalendáři a hodnoty takto přepočítané budou označeny kódem příslušného kalendáře, podrobnosti v kapitole 17, sekce Kalendáře a v poznámce Příklad individuálního přepočítávání jednotek pracnosti úkolu.

Hodnotu pole Plánovaná práce, jakož i další pole potřebná k dokončení plánu projektu, můžete zadávat v okně jednotlivých úkolů, případně na podokně Podrobně..., (viz sekce Podrobnosti plánu úkolu dále), nebo pohodlněji přímo v sestavě Plán. Slouží k tomu editační pole v sestavě, které se objeví po kliknutí myší do vybrané buňky sestavy nebo po stisknutí klávesy <F2> (<Enter> na macOS). V něm se objevuje vždy hodnota vybrané buňky a můžete ji zde i změnit.

Všimněte si rovněž, že hodnota ve sloupci „Plánovaná práce“ se sumarizuje do skupinových úkolů i za celý projekt. Ihned tak v sestavě Plán vidíte nejen odhad pracnosti jednotlivých úkolů, ale také všech skupin úkolů a projektu jako celku. Pro lepší orientaci jsou všechny sumarizované hodnoty v sestavách zobrazovány tučně.

Přiřazení úkolu

Pole Vlastník obsahuje zdroj, kterému je úkol přidělen.

Úkoly projektu můžete přiřazovat dvěma typům zdrojů :

  • Sdíleným zdrojům – tyto zdroje mohou být sdíleny mezi libovolnými projekty, podrobnosti viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů.
  • Projektovým zdrojům – tyto zdroje jsou vyhrazeny pro práci na daném projektu, viz kapitola 4, sekce Založení projektu.

Ve výběrovém seznamu pole Vlastník jsou nabízeny sdílené zdroje i zdroje vyhrazené pro daný projekt současně, kromě dostupnosti pro přiřazování úkolů v kontextu jednotlivých projektů se chování sdílených a projektových zdrojů v systému neliší.

Přiřazení úkolů není nutné zadávat po jednom, ale můžete vlastníka úkolů změnit i hromadně. Stačí, když vyberete najednou všechny úkoly, pro které chcete nastavit stejného vlastníka (k tomu použijte například klikání myší na úkol při současném držení klávesy <Ctrl>), a takto vybrané úkoly jedním ze známých způsobů otevřete.

Zobrazí se vám okno pro hromadnou úpravu úkolů. V hlavičce okna je uvedeno, kolik úkolů najednou je zobrazeno. Hodnoty polí jsou vyplněny pouze tehdy, jsou-li shodné pro všechny vybrané úkoly, a změna hodnoty pole v tomto okně se projeví ve všech vybraných úkolech.

Hromadnou změnu lze realizovat i přímou editací v sestavě a lze takto měnit hodnotu všech polí v sestavě, nejenom pole Vlastník. Je však třeba mít patřičné pole vybráno.

Úkol můžete přiřadit i více zdrojům najednou. V tom případě si práci podělí mezi sebe rovným dílem. Slouží k tomu speciální hodnota Více ... v rozbalovacím seznamu u pole Vlastník.

Vlastníka úkolu lze ponechat i na hodnotě Žádný. Tato hodnota je užitečná v případě, že o přiřazení úkolu nemáte zatím jasno, případně u milníků, to jest úkolů bez odhadu pracnosti, a u skupinových úkolů, tedy úkolů s podúkoly.

TIP

Pro zadávání nového úkolu můžete použít také nabídku Nový/Nový úkol pro zdroj/výběr konkrétního záznamu, v takovém případě bude u nového úkolu pole Vlastník již předvyplněno podle vybraného zdroje.

Po přiřazení alespoň jednoho úkolu zdroji se v okně projektu začne zobrazovat záložka Zdroje s přehledy informací o zdrojích pracujících na daném projektu (sestava Sdílené zdroje použité v projektu, resp. Vyhrazené zdroje projektu, viz obrázek 4.8).

Až budete mít vyplněny odhady pracnosti a přiřazení úkolů, bude váš plán vypadat přibližně tak, jak ukazuje následující obrázek.


PIC

Obrázek 5.5: Plán po přiřazení úkolů

Pokud zadáte vlastníka u skupinového úkolu, tedy úkolu s potomky, bude tento vlastník automaticky vyplněn (zděděn) u všech potomků, u kterých nebude vlastník uveden. Takový zděděný vlastník se zobrazuje šedivě.

Jednotky

V dalším sloupci můžete vyplnit, jak velkou částí své kapacity bude zdroj na úkolu pracovat. Výchozí hodnota 100% znamená, že se očekává, že se přiřazený zdroj bude úkolu věnovat plnou svou kapacitou. Pokud zvolíte hodnotu nižší, bude se moci věnovat i jiným úkolům, ale doba trvání úkolu se prodlouží. Pokud zvolíte hodnotu vyšší než 100%, dojde ke zkrácení doby trvání úkolu, ale za cenu přetížení zdroje.

Standardní kapacita zdrojů, které používají zabudovaný kalendář, je shodná, 8 hodin denně od pondělí do pátku. Takže například zadáním jednotek ve výši 50% říkáte systému, že zdroj bude na úkolu pracovat pouze 4 hodin denně.

Zadáním hodnoty 300% pak můžete říci, že bude pracovat 24 hodin denně. I to může být vhodná hodnota, pokud například použijete hromadný zdroj reprezentující celou skupinu pracovníků. Pak můžete hodnotu 300% interpretovat tak, že na úkolu pracují současně 3 pracovníci.

TIP

Pokud úkolu se zadanými 300% jednotek a jedním zdrojem později změníte počet zdrojů, např. v situaci, kdy při prvotním plánování víte, že na úkolu budou pracovat 3 pracovníci a teprve v průběhu projektu budete moci upřesnit kteří, budou zadané jednotky mezi tyto zdroje automaticky rozdělěny stejným dílem tak, aby zůstala zachována původně plánovaná doba trvání úkolu (při zadání 3 zdrojů by se pak každý z nich úkolu věnoval na 100% své kapacity).

Jestliže je úkol přiřazen více zdrojům, zobrazená hodnota vyjadřuje součet kapacit všech zdrojů. Pokud chcete, aby každý ze zdrojů pracoval na úkolu celou svou kapacitou, je třeba např. pro dva přiřazené zdroje zadat hodnotu 200%.

Pro každý zdroj je možné specifikovat jiné jednotky, každý zdroj se bude moci úkolu věnovat jinou částí své kapacity. Do pole Jednotky v takovém případě zadejte, ve stejném pořadí jako je pořadí zdrojů v poli Vlastník, hodnoty odpovídající jednotkám jednotlivých zdrojů oddělené znaménkem plus (např.100%+50%).

Doba trvání

V sestavě Plán se dále nachází sloupec Doba trvání. U úkolů se zadaným odhadem pracnosti se hodnota tohoto pole pro jednotlivé úkoly dopočítává automaticky jako podíl odhadu pracnosti a přiřazené kapacity zdroje, případně zdrojů (hodnota pole Jednotky). Lze ji také upravovat přímo v sestavě.

Pokud změníte vypočítanou dobu trvání, dojde ve výchozím nastavení k přepočítání jednotek (kapacity) přiřazeného zdroje tak, aby se nezměnila zadaná pracnost úkolu.

Je možné postupovat i tak, že nejdříve u úkolu zadáte dobu trvání. Tím v zásadě systému sdělíte, kolik času na splnění daného úkolu chcete v plánu projektu vyhradit bez ohledu na to, jakou kapacitou se budou moci zdroje úkolu věnovat a jaká bude odhadovaná pracnost úkolu.

Pro každý úkol si můžete podle svých potřeb určit, kterou z těchto tří hodnot – plánovaná práce, jednotky a doba trvání nechcete v plánu projektu při změně některé ze zbývajících hodnot měnit a automaticky přeplánovávat. Slouží k tomu pole Pevná hodnota. Jako pevnou hodnotu lze zvolit libovolnou z těchto tří hodnot.

Při vytvoření úkolu jsou za pevnou hodnotu považovány jednotky, po zadaní plánované pracnosti úkolu pracnost. U úkolů, u kterých jako první zadáte dobu trvání, se za pevnou hodnotu považuje doba trvání.

Pro jednotlivé úkoly můžete toto nastavení upravovat v oknech úkolů v podokně Podrobně..., viz obrázek 5.21.

Následující tabulka přehledně znázorňuje vliv jednotlivých voleb pole Pevná hodnota na plánování úkolů:





PEVNá HODNOTA ZMěNíTE JEDNOTKY ZMěNíTE DOBU TRVáNí ZMěNíTE PRACNOST




jednotky přepočítá se doba trvání přepočítá se práce přepočítá se doba trvání




práce přepočítá se doba trvání přepočítají se jednotky přepočítá se doba trvání




doba trvání přepočítá se práce přepočítá se práce přepočítají se jednotky




U již započatých úkolů, tj. u úkolů, kterým byla upravována hodnota v poli Zbývající práce, jsou automaticky jako pevná hodnota nastaveny jednotky a toto nastavení není možné změnit.

Ruční plánování

Pro dokončení plánu projektu zbývá ještě vyplnit pole Plánovat, Priorita, Začátek a Konec. Pole Plánovat slouží k výběru typu plánování úkolů. Pole Začátek a Konec vyjadřují předpokládaný čas zahájení a zakončení práce na úkolu, hodnoty v těchto polích jsou vyplňovány v závislosti na vybraném typu plánování.

Z výběrového seznamu pole Plánovat můžete zvolit jeden z následujících typů plánování:

  • Neplánovat – tato volba je nastavena jako výchozí, úkolu nebude přiřazena žádná hodnota v polích Začátek a Konec.
  • M – ručně – tzv. ruční plánování, při tomto typu plánování můžete úkol naplánovat na vámi zvolený konkrétní termín.
  • P – na co nejdříve automaticky – při tomto typu plánování bude začátek a konec úkolu systémem naplánován tak, aby úkol začal co nejdříve po dokončení všech svých předchůdců, viz dále.
  • S – na co nejpozději automaticky – při tomto typu plánování bude začátek a konec úkolu systémem naplánován tak, aby úkol skončil těsně před začátkem svých následníků, viz dále.
  • C – do volné kapacity na co nejdříve automaticky – tzv. automatické plánování s vytěžováním zdrojů, při tomto typu plánování bude úkol systémem plánován podle vytížení kapacity zdroje, jemuž je přiřazen, viz dále.
  • E – do volné kapacity na co nejpozději automaticky – při tomto typu plánování bude úkol systémem plánován podle vytížení kapacity zdroje, jemuž je přiřazen a zároveň tak, aby skončil těsně před začátkem svých následníků, viz dále.

Všechny tyto způsoby můžete v rámci projektu libovolně kombinovat.

Pole Priorita představuje číselnou prioritu úkolu v rámci úkolů ze všech projektů se stejnou prioritou projektu (viz sekce Priorita projektu v kapitole 4) a slouží k určování přednosti úkolů při automatickém plánování úkolů (podrobnosti dále v sekci Automatické plánování do volné kapacity na co nejdříve) a k indikaci přetížení zdroje (dále v sekci Konflikty v plánu).

Projekty se stejnou prioritou mají vlastní číselné řady pro stanovení priority úkolů. Priorita úkolu v této řadě je doplňována automaticky a to vždy nejvyšší možná vzhledem ke všem úkolům ze všech projektů s danou prioritou (čím nižší číselná hodnota pole Priorita, tím vyšší přednost úkolu). Hodnotu tohoto pole je možné také ručně upravovat, a to buď přímo v sestavě Plán nebo na podokně Podrobně... v okně úkolu, viz obrázek 5.21.

Při ručním plánování do pole Začátek nastavíte datum, kdy očekáváte, že se na úkolu začne pracovat. V poli Plánovat se objeví hodnota „M“, značící, že jde o ručně, nikoliv automaticky plánovaný úkol.

Systém sám spočítá datum ukončení úkolu. Bere přitom v potaz odhad pracnosti úkolu z pole Plánovaná práce a hodnotu max. jednotek příslušného zdroje. Pokud je odhad pracnosti nulový, je datum ukončení práce na úkolu shodné s datem začátku úkolu. Pokud je to právě jeden den, je datem skončení následující pracovní den po datu započetí za předpokladu, že daný zdroj má nastavenu kapacitu max. jednotek na 100% apod.

Datum skončení úkolu můžete také nastavit na jinou než aplikací doporučenou hodnotu. Pokud například nastavíte datum pozdější, říkáte tím systému, že očekáváte, že vlastník úkolu mu nebude v období Začátek – Konec věnovat veškerou svou volnou pracovní kapacitu (dojde automaticky k přepočítání a snížení hodnoty v poli Jednotky). Když nastavíte naopak dobu kratší, je tím řečeno, že očekáváte, že bude pracovat na více procent, než kolik je u tohoto zdroje v daném časovém období nastaveno jako maximum jednotek (dojde automaticky k přepočítání a zvýšení hodnoty v poli Jednotky). Jestliže však bude mít úkol jako pevnou hodnotu nastavené jednotky, úpravou vypočítaného data skončení úkolu systému sdělujete, že očekáváte snížení či zvýšení pracnosti úkolu.

TIP

Tento algoritmus pro úpravu jednotek, resp. pracnosti změnou vypočítaného data ukončení úkolu funguje i u úkolů automaticky plánovaných na co nejdříve. U úkolů plánovaných na co nejpozději úpravy jednotek, resp. pracnosti dosáhnete změnou vypočítaného začátku úkolu.
POZNÁMKA
Úprava zobrazení časových údajů Zobrazení časových údajů vyjadřujících začátek a konec plánovaných úkolů, resp. zobrazení hodnot typu čas obecně, se ve výchozím nastavení automaticky upravuje, pokud pro tyto údaje není v příslušném sloupci tabulky dostatek prostoru. Standardně se časové údaje zobrazují i s přesným časovým určením hodin a minut, při nedostatku prostoru se časové rozlišení hodin a minut přestane zobrazovat.

Podobu zobrazování údajů u polí typu čas si mohou uživatelé v jednotlivých sloupcích sestavy indivudálně nastavovat. Je možné zvolit formát, který zobrazuje pouze den (viz kapitola 2, sekce Přizpůsobení sestav/Formát zobrazování hodnot vybraných polí).

V licenční úrovni Professional může správce pracovní skupiny pro jednotlivá pole typu čas nastavit, že se u těchto polí bude v sestavách zobrazovat pouze den bez přesnějšího časového určení (viz kapitola 38, sekce Změna definice polí).

POZNÁMKA
Plánování úkolů přiřazených více zdrojům Při plánování úkolu přiřazenému více zdrojům systém úkol plánuje tak, aby na úkolu mohly po celou dobu trvání pracovat všechny uvedené zdroje současně. Pokud některý ze zdrojů používá odlišný kalendář, resp. má odlišnou pracovní dobou, úkol se naplánuje pouze na dobu, po kterou se překrývají pracovní doby všech zdrojů. Stejným způsobem fungují také automatické plánování s vytěžováním zdrojů a plánování na co nejdříve popisovaná dále.

Po zadání data začátku se úkol začne zobrazovat také v Ganttově diagramu, který je součástí sestavy Plán. Pokud jste u úkolu nezadali odhad pracnosti a nastavili mu datum skončení shodné s datem začátku, bude se zobrazovat jako milník (ikonka ve tvaru žlutého diamantu).


PIC

Obrázek 5.6: Ručně naplánovaný projekt s milníkem

Časový rozsah Ganttova diagramu i dalších hodnotových linek sestav zobrazujících časově závislé údaje projektu odpovídají začátku a konci naplánovaných úkolů projektu. V tomto rozsahu se po časové ose můžete pohybovat pomocí posuvníku pod pravou částí sestavy, nebo po kliknutí do pravé části sestavy pomocí kláves pro pohyb doleva a doprava. Pomocí tlačítek symbolizujících jednotlivé úrovně detailu vpravo pod sestavou můžete měnit detail zobrazovaného období. Podrobný popis změny detailu a změny počtu zobrazených sloupců naleznete v kapitole 2, sekce Přizpůsobení sestav.

Pro snažší orientaci v čase můžete také používat volby místní nabídky nad záhlavím sloupců pravé části sestavy (viz obrázek 2.73). Volba Nastavit období... umožní nastavit datum začátku či konce období, které si chcete aktuálně zobrazit. Volba Zobrazit dnešek upraví zobrazované sloupce tak, aby byl mezi nimi i časový úsek odpovídající aktuálnímu datu.

TIP

Ganttův diagram můžete použít i pro úpravu naplánovaného termínu práce na úkolu. Stačí za stálého držení levého tlačítka myši přetáhnout obdélníček znázorňující naplánovaný úkol na požadovaný termín.

Pokud zadáte plán, tedy vyplníte pole Začátek, Konec, případně Priorita, u skupinového úkolu, tedy úkolu s potomky, zdědí tento plán také jeho potomci, u kterých nenastavíte plán jiný a u kterých nezměníte přiřazení vlastníka. Hodnoty v těchto polích se u úkolů se zděděným plánem zobrazují šedivě, aby byly odlišeny od ručně zadaných plánů (v Ganttově diagramu jsou úkoly se zděděným plánem znázorňovány bílým obdélníčkem).

Dědění plánu lze využít například v těchto situacích:

  • Chcete si plánování zjednodušit. Vytvoříte sice detailní rozpis úkolů včetně odhadů pracnosti, ale plánované datum započetí a skončení zadáte pouze u skupinových úkolů nebo jen u některých detailních úkolů a některých skupinových. Systém se bude tvářit, jako by zpracování detailních úkolů probíhalo paralelně v čase vyhrazeném pro skupinový úkol.
  • Při rozmýšlení zadaného a naplánovaného detailního úkolu se rozmyslíte, že daný úkol se dá vlastně rozložit do několika podrobnějších úkolů. Tyto podrobné úkoly vytvoříte jako potomky původního úkolu. Nemusíte u nich uvádět vlastníka, odhad pracnosti ani datum započetí a skončení.

Ruční plánování úkolů s sebou nese několik problémů:

  • Veškeré změny v připraveném nebo rozpracovaném ručním plánu jsou velmi pracné.
  • Není jednoduché dosáhnout toho, aby při zadávání ručního plánu nebyl některý zdroj přetížen.

Proto je ruční plánování vhodné pouze pro úkoly, které mají pevné datum, se kterým se nemusí hýbat často a nejlépe vůbec. Jedná se zejména o veškeré milníky projektu (tam jsou pohyb a automatické změny naopak nevítané), kontrolní dny, vnější omezení apod.

Abyste předešli situaci, kdy na dobu ručně plánovaného úkolu, se kterým nemůžete hýbat, systém daný zdroj vytíží automaticky plánovaným úkolem z projektu s větší předností (viz dále), můžete ručně plánované úkoly označit za prioritní, podrobnosti naleznete v sekci Konfigurace úkolů projektů, Prioritní úkoly v kapitole 4

Automatické plánování do volné kapacity na co nejdříve

Pro běžné činnosti v projektu je nejvhodnější použít automatické plánování podle předchůdců, které bude popsáno dále v sekci Předchůdci úkolu, nebo plánování do volné kapacity založené na vytěžování zdrojů. Automatické plánování s vytěžováním zdrojů funguje jen u úkolů, které již mají přiřazen zdroj. Vedoucí projektu při tomto typu plánování pouze nastaví v poli Plánovat hodnotu „C“, případně může v poli Priorita změnit konkrétní hodnotu a tím upravit přednost úkolu při plánování.

TIP

Jestliže použijete automatické plánování s vytěžováním zdrojů u úkolu bez přiřazeného zdroje, bude úkol naplánován stejným způsobem jako při automatickém plánování podle předchůdců. Plánovat úkoly bez přiřazených zdrojů pomocí plánování s vytěžováním zdrojů doporučujeme zejména v šablonách projektů (viz kapitola 9) Šablony projektů, kdy dopředu znáte způsob plánování úkolů, ale nikoliv konkrétní zdroje, kterým budou úkoly při realizaci projektu přiřazeny.
POZNÁMKA
Určování přednosti úkolů Automatické plánování do volné kapacity využívá k určení předností úkolů hodnoty pole Priorita a hodnoty pole Priorita projektu. Přednost úkolů je v první řadě stanovena podle priority projektu, do kterého úkol patří (viz sekce Priorita projektu v kapitole 4). Úkoly patřící do projektů se stejnou prioritou jsou pak plánovány podle konkrétní hodnoty pole Priorita, čím nižší číselná hodnota pole Priorita v číselné řadě dané skupiny projektů, tím větší přednost úkolu při vytěžování zdrojů.

V rámci pracovní skupiny je možné nastavit také priority absencí, schůzek, šablon a konceptů projektů a určit tím jejich přednost vzhledem k projektovým úkolům. Ve výchozím nastavení mají při vytěžování zdrojů největší přednost absence (mají nejnižší číselnou hodnotu priority) a evidované absence daného zdroje jsou plánovány přednostně. Schůzky mají menší přednost než absence, ale větší než aktivní projekty, schůzky tak mají při vytěžování přednost před úkoly ze všech aktivních projektů. Úkoly z konceptů projektů a šablonové úkoly mají malé přednosti (vysoké číselné hodnoty priority), které při vytěžování zdrojů neovlivňují plánování ostatních činností. Podrobnosti naleznete v kapitole 17, sekce Konfigurace plánování.

Stejná přednost jako schůzkám je přiřazována také úkolům označeným za prioritní. Za prioritní úkoly mohou být označovány ručně plánované úkoly a připravené započaté úkoly, podrobnosti viz sekce Konfigurace úkolů projektů, Prioritní úkoly v kapitole 4.

Při automatickém plánování vhodné datum započetí a skončení úkolu vypočte systém. Algoritmus výpočtu vhodného data započetí a skončení úkolu se řídí těmito pravidly:

  • V každém případě zachovat souslednost úkolů, tedy řídit se vztahy předchůdce–následník (viz dále).
  • Vytěžovat zdroj tak, aby byla zachována přednost úkolů určená polem Priorita a Priorita projektu, případně označením úkolu za prioritní. Pokud však úkol s větší předností nemůže začít, protože jeho předchůdci ještě neskončili, naplánuje se před něj úkol s menší předností, pokud ten již začít může.
  • Vytěžovat zdroj tak, aby po celou dobu trvání byl vytížen na zadaný počet jednotek, resp. nevytěžovat zdroj pro daný úkol v době, kdy by jeho dostupná kapacita byla menší než požadovaný počet jednotek.
  • Neplánovat úkoly daného zdroje na dříve než je hodnota pole Plánovat od v nastavení tohoto zdroje (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů).
  • Již započaté úkoly neplánovat na dříve než je hodnota pole Skutečný začátek daných úkolů (viz kapitola 6, sekce Zapisování informací o průběhu plnění úkolů).
  • Neplánovat úkoly daného zdroje na dříve než je čas vytvoření úkolu.
  • Pokud je k dispozici více hodnot, od kterých by bylo možné úkoly daného zdroje plánovat, počítat s hodnotou pozdější.

Automatický plán se také dědí na potomky úkolu, u kterých nezadáte jiný plán. Toto dědění je ale přerušeno, pokud je potomek úkolu přiřazen jinému zdroji než rodič, ze kterého by měl automatický plán zdědit.

Automatické plánování pro skupinové zdroje

Automatické plánování založené na vytěžování zdrojů lze použít i v případě, že by na daném úkolu mělo pracovat více zdrojů najednou. Tyto zdroje však musí být seskupeny do tzv. skupinového zdroje (viz hierarchie zdrojů popisovaná v kapitole 17, sekce Správa zdrojů) a úkol přiřazen právě takovému zdroji.

Tvorbu plánu si tak můžete usnadnit přidělením některých úkolů celé skupině zdrojů, aniž byste museli znát plán pro jednotlivé zdroje z této skupiny. Typickým příkladem plánování s využitím skupinového zdroje je např. plánování úkolů pro oddělení skládající se z více vzájemně zastupitelných pracovníků, kdy nezáleží na tom, kterému z nich konkrétně bude úkol přiřazen. Je samozřejmě možné v rámci projektu kombinovat plánování na úrovni jednotlivých podzdrojů a skupinových zdrojů.

Úkolu, který chcete naplánovat pomocí automatického plánování pro skupinový zdroj, opět nastavíte hodnotu „C“ (případně upravíte prioritu, s jakou má být úkol v rámci úkolů ze všech projektů se stejnou předností vykonán, viz výše). Jak velká kapacita skupinového zdroje bude potřeba pro daný úkol, definujete pomocí pole Jednotky. Zde zadáte hodnotu odpovídající počtu podzdrojů, které mají na úkolu pracovat, přičemž každý zdroj, pokud se má úkolu věnovat celou svou kapacitou, představuje hodnotu 100%.

Systém se při výpočtu data započetí a skončení úkolu pro skupinový zdroj, kromě výše zmíněných pravidel pro automatické plánování jednotlivých zdrojů, řídí následujícími pravidly:

  • Do kapacity skupinového zdroje započítat volnou kapacitu jeho podzdrojů, jako volná kapacita se počítá kapacita nevyužitá pro úkoly s větší předností.
  • Plánovat úkol tak, aby po celou dobu trvání měly dostupnou uvedenou kapacitu všechny potřebné zdroje.
TIP
Samotný skupinový zdroj jako hierarchické uskupení několika podzdrojů ve většině případů nedisponuje vlastní kapacitou, proto při definici skupinového zdroje (viz obrázek 17.4) doporučujeme zadávat v poli Max. jednotek hodnotu nula (v sestavě zdrojů jsou názvy zdrojů s nulovou kapacitou zvýrazňovány růžovým pozadím). U skupinového zdroje se pak ve sloupci Max. jednotek zobrazuje součet kapacit jeho podzdrojů (viz obrázek 17.2).

Opakované úkoly

Kromě standardních jednorázových úkolů mohou vedoucí projektů k jednotlivým projektům zadávat rovněž úkoly periodicky opakované. Chcete-li vytvořit úkol, který se bude pravidelně opakovat, zvolte v okně projektu nebo nad řádkem s označeným projektem z nabídky Záznam/Nový položku Nový opakovaný úkol k projektu...

Otevře se dialogové okno, v jehož záložkách Zadání a Opakování můžete nadefinovat předpis opakovaného úkolu.

V záložce Zadání uvedete údaje jako u běžného úkolu, tedy jeho název, případnou poznámku, která podstatu úkolu blíže osvětlí, rodičovský úkol, odhadovanou pracnost a vlastníka úkolu. Pole Patří do již bude vyplněno na projekt, v kontextu kterého jste opakovaný úkol zadávali. Jediným specifikem oproti standardnímu úkolu je uvedení doby trvání každého jednotlivého výskytu opakovaného úkolu.

S jakou frekvencí, od kdy a do kdy se bude úkol opakovat, nastavíte v záložce Opakování.


PIC

Obrázek 5.7: Předpis opakovaného úkolu

V kolonkách Frekvence opakování a Perioda určíte, jak často se má úkol opakovat. U měsíční a roční periody se zobrazí volby, u kterých můžete zvolit, zda se má úkol opakovat "v pevný den"(např. každého 5. v měsíci) či "v pohyblivý den"(např. každé první pondělí v měsíci). Při volbě "od zahájení"je konkrétní termín v rámci měsíce či roku určen datem zahájení opakované aktivity (např. každý druhý měsíc od stanoveného data).

V kolonce Zahájení nastavíte datum zahájení opakovaného úkolu, resp. datum, od kterého se mají výskyty opakovaného úkolu začít generovat.

Ve výchozím nastavení rozpisu opakovaného úkolu je za datum zahájení považováno datum vytvoření opakovaného úkolu a s výjimkou volby "od zahájení"je první výskyt úkolu naplánován na toto datum. Při volbě "od zahájení"je pak výskyt úkolu v den zahájení vynechán a první výskyt úkolu je naplánován se stanoveným odstupem od data zahájení.

Zaškrtnutím jedné z voleb u kolonky Ukončit nastavíte, kdy má být opakovaný úkol ukončen, resp. kdy má být ukončeno generování výskýtů opakovaného úkolu. Lze buď určit počet požadovaných opakování úkolu nebo stanovit pevný den ukončení. Pokud zvolíte možnost ukončení úkolu v pevný den a nestanovíte konkrétní datum ukončení opakovaného úkolu, bude se ve výchozím nastavení aplikace datum ukončení každý den měnit, resp. bude nastaveno vždy na 365 dnů od aktuálního data. Výskyty opakovaného úkolu tak budou generovány průběžně a to vždy na rok dopředu. Velikost období, na které jsou tímto způsobem jednotlivé výskyty opakovaného úkolu generovány, je možné v pracovní skupině upravit, viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 17.


PIC

Obrázek 5.8: Předpis opakovaného úkolu s nezadaným pevným dnem ukončení

UPOZORNĚNÍ
Nejvyšší možný počet vygenerovaných výskytů jednoho opakovaného úkolu je 100. Pokud má opakovaný úkol pokračovat nadále i po tomto počtu výskytů, je třeba pro něj vytvořit nový předpis.

Na základě vložených údajů aplikace vygeneruje do plánu projektu patřičný počet výskytů úkolu. Název těchto výskytů je pak složením názvu opakovaného úkolu a čísla výskytu. Jejich přehled se zobrazí také na záložce Rozpis v okně předpisu opakovaného úkolu.


PIC

Obrázek 5.9: Výskyty opakovaného úkolu

S jednotlivými výskyty se pak pracuje jako s běžnými ručně plánovanými úkoly, lze je jakkoliv upravovat, odstraňovat apod. Jediné omezení je, že nelze měnit jejich název. Předpis opakování je z jednotlivých výskytů úkolu dostupný přes odkaz v poli Předpis opakování.


PIC

Obrázek 5.10: Detail výskytu s odkazem na předpis opakovaného úkolu

Předpis opakování je možné měnit i po vygenerování jednotlivých úkolů. Změníte-li například frekvenci opakování, jednotlivé výskyty opakovaného úkolu se přegenerují tak, aby odpovídaly novému předpisu opakovaného úkolu, tedy mohou být přidány nové výskyty či staré výskyty odstraněny.

UPOZORNĚNÍ

Jestliže byl alespoň jeden výskyt opakovaného úkolu označen jako dokončený, nelze předpis tohoto opakovaného úkolu odstranit.

Jestliže při definici předpisu opakovaného úkolu použijete volbu "od zahájení"(viz obrázek 5.8 výše) a poté v průběhu projektu u jednoho z výskytů úkolu označíte jako datum dokončení jiné datum, než bylo původně plánováno, bude ve spodní části záložky Opakování dostupné tlačítko Korigovat, kterým můžete změnit termín zahájení zbývajících naplánovaných výskytů opakovaného úkolu na termín ukončení posledního dokončeného výskytu úkolu. Obdobné tlačítko Korigovat zahájení opakované aktivity naleznete i v nástrojové liště okna předpisu.

POZNÁMKA

Příklad použití korekce data zahájení opakovaného úkolu Některé opakované úkoly, např. pravidelné revize, je třeba plánovat tak, aby se uskutečnili do určité doby od posledního výskytu daného úkolu. Pokud se termín jednoho výskytu z nějakého důvodu posune, je třeba přeplánovat všechny zbývající výskyty podle tohoto nového data. Tlačítkem Korigovat můžete místo ručního přeplánování jednotlivých výskytů přeplánovat všechny zbývající výskyty naráz. Na obrázku 5.11 vidíte rozpis opakovaného úkolu, kde byl jeden výskyt ukončen dříve, než bylo plánováno, na obrázku 5.12 pak rozpis téhož opakovaného úkolu po zkorigování data zahájení – termín zahájení v rámci měsíce pro zbývající výskyty odpovídá datu ukončení posledního dokončeného úkolu.

PIC

Obrázek 5.11: Rozpis opakovaného úkolu


PIC

Obrázek 5.12: Zkorigované datum zahájení opakovaného úkolu

Sestava Plány

Sestava Plány ve složce Portfolio projektů obsahuje stejně jako sestava Plán všechny potřebné údaje o projektech a je také možné jí používat pro zadávání a úpravu úkolů jednotlivých projektů. Tato sestava je seskupená podle projektů a můžete v ní také přetahováním myší přesunovat úkoly z jednoho projektu do druhého (měnit tak hodnotu pole Patří do u zvolených úkolů).

Ve výchozím nastavení se v ní zobrazují všechny projekty, které má daný uživatel oprávnění vidět, a ke kterým byl v systému zadán alespoň jeden úkol. Pomocí parametrů v nástrojové liště sestavy lze zobrazování projektů kdykoliv upravit, výběrem hodnot u parametrů Stav projektu a Vedoucí si můžete například zobrazit všechny aktivní projekty, ve kterých jste uvedeni jako vedoucí.

Volba Vyhledat... u parametru Patří do umožňuje zobrazit úkoly patřící do jednoho konkrétního projektu, případně ze všech projektů patřících do jedné kategorie projektů, viz obrázek 37.5. Výběrem konkrétního projektu zároveň dojde ke zrušení nastavení ostatních parametrů.


PIC

Obrázek 5.13: Sestava Plány

Parametr Označil jsem umožňuje zobrazovat v sestavě pouze ty projekty, kterým přidělíte stejné barevné označení, viz kapitola 4, sekce Barevné označování projektů.

Předchůdci úkolu

Jak již bylo zmíněno dříve, plán každého projektu do značné míry závisí na závislostech mezi projektovými činnostmi. Tyto závislosti jsou v Instant Teamu reprezentovány vztahem předchůdce–následník. Každý takovýto vztah znamená, že práce na úkolu, jenž je v tomto vztahu následníkem, nemůže začít dříve, než se dokončí jeho předchůdce. Pokud má úkol více předchůdců, pak musejí být dokončeny všechny.

Nejjednodušším způsobem, jak vztahy předchůdce–následník do plánu projektu doplnit, je použít tažení myší v Ganttově diagramu, tedy v pravé části sestavy Plán. Zde tažením některého z úkolů na jiný úkol vytvoříte nový vztah, ve kterém je tažený úkol předchůdcem a úkol, na nějž jste jej táhli, se stane následníkem. Směr tažení tak odpovídá směru šipky, která se poté zobrazí v Ganttově diagramu.


PIC

Obrázek 5.14: Plán projektu s předchůdci

Další způsob, jak je možné měnit předchůdce a následníky úkolu, je pomocí tlačítka Propojit v nástrojové liště a stejně nazvané položky v nabídce Akce, případně klávesovou zkratkou <Ctrl+L>. Když označíte 2 úkoly a spustíte akci Propojit, stane se ten výše v sestavě předchůdcem toho níže v sestavě. Akci lze použít i při označení více než 2 úkolů, v takovém případě se označené úkoly zřetězí jeden za druhým. Pokud jsou označené úkoly již takto propojeny, pak akce Propojit naopak úkoly rozpojí.

UPOZORNĚNÍ

Akce Propojit není dostupná v kontextu vnořených sestav, tedy např. v sestavě Plán v okně projektu, pro její zpřístupnění je třeba si sestavu Plán otevřít v samostatném okně, viz sekce Otevírání sestav v novém okně v kapitole 2.
TIP
Tlačítko Propojit lze použít také ke zrušení jakýchkoliv dřívějších vztahů mezi úkoly projektu, např. po revizi plánu. Pokud v sestavě označíte skupinu úkolů, mezi nimiž bude alespoň jeden vztah předchůdce-následník a použijete tlačítko Propojit, dojde k rozpojení všech vztahů mezi označenými úkoly.

PIC

Obrázek 5.15: Propojení úkolů

Systém neumožní vytvořit vztah předchůdce-následník mezi rodičovským úkolem a jeho potomky, ani nedovolí změnit rodiče úkolu tak, aby se tento vztah vytvořil. Potomci úkolu, který je ve vazbě předchůdce-následník s jiným úkolem, se však automaticky stávají implicitními předchůdci, resp. následníky tohoto úkolu stejně jako rodičovský úkol (viz dále).

V Ganttově diagramu mohou být zobrazeny šedivé (skryté) šipky pro následující případy propojení úkolů:

a) předchůdce či následník je ve sbalené části sestavy, jeho protějšek je však v rozbalené části sestavy (v tom případě sbalený úkol nahrazuje jeho nejbližší viditelný rodič)

b) předchůdce či následník není naplánován na žádný konkrétní čas (v tom případě šipka začíná či končí přibližně v půlce projektu)

c) předchůdce či následník není vůbec součástí sestavy, například je nastaven filtr na nějaký projekt, ale úkol je v jiném projektu (v tom případě se zobrazí pouze horizontální šipka vedoucí nikam či odnikud)

d) předchůdce či následník je již dokončený a vztah předchůdce-následník tudíž není aktivní a nepočítá se s ním při plánování úkolů

Způsob propojení úkolů

Seznam všech připojených předchůdců a následníků úkolu uvidíte na záložce Předchůdci/následníci v okně s podrobnostmi úkolu. Ve výchozím nastavení aplikace se tato záložka v okně úkolu zobrazuje až v okamžiku, kdy již alespoň jedna vazba k danému úkolu byla vytvořena, správce pracovní skupiny může určit, že se záložka bude zobrazovat vždy (viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 17).

Za pomoci tlačítka Odebrat můžete úkoly odpojit a samozřejmě pomocí tlačítka Přidat... je zde možno předchůdce a následníka i přidat.


PIC

Obrázek 5.16: Předchůdci a následníci úkolu

TIP
Propojování úkolů není omezeno pouze na jeden projekt. Je možno propojit i několik projektů mezi sebou, pokud na sebe například navazují anebo je nutná spolupráce mezi nimi.

Ve sloupci Způsob vazby můžete pro vybraný vztah předchůdce-následník zvolit způsob, jakým v něm budou úkoly propojeny. Z výběrového seznamu tohoto sloupce můžete na řádku s označeným předchůdcem či následníkem vybrat jednu ze čtyř nabízených variant:

  • konec-začátek – úkol, který je v tomto vztahu následníkem, bude naplánován tak, aby začal po skončení úkolu, který je předchůdcem, toto nastavení je výchozí;
  • konec-konec – úkol, který je v tomto vztahu následníkem, bude naplánován tak, aby skončil po skončení úkolu, který je předchůdcem;
  • začátek-začátek – úkol, který je v tomto vztahu následníkem, bude naplánován tak, aby začal po začátku úkolu, který je přechůdcem;
  • začátek-konec – úkol, který je v tomto vztahu následníkem, bude naplánován tak, aby skončil po začátku úkolu, který je předchůdcem.

U vybraného vztahu můžete také zapsáním časové nebo procentuální hodnoty do sloupce Prodleva specifikovat, s jak velkým zpožděním či předstihem má být následník plánován vůči svému předchůdci. Můžete takto např. určit, že následník má začít s dvoudenním zpožděním po naplánovaném ukončení svého předchůdce (hodnota ve tvaru 2d), nebo naopak s týdenním předstihem před plánovaným ukončením svého předchůdce (hodnota ve tvaru - 1t). Při zadávání procentuální hodnoty se zpoždění či předstih počítá z plánované pracnosti předchůdce, můžete např. určit, že následník má začít s předstihem 20% z plánované pracnosti svého předchůdce, tedy např. při pracnosti předchůdce 10 dnů následník začne s předstihem dvou dnů před plánovaným ukončením předchůdce (hodnota ve tvaru - 20%) apod.

UPOZORNĚNÍ

Výpočet doby zpoždění či předstihu mezi úkoly ve vztahu předchůdce-následník se vždy řídí nastavením výchozího kalendáře pracovní skupiny, viz kapitola 17, sekce Kalendáře.

Implicitní předchůdci

Kromě předchůdců úkolu, které ručně nastavíte, se v seznamu předchůdců v okně úkolu objevují také takzvaní implicitní předchůdci, které doplňuje automaticky systém. Tito mají na plánování stejný dopad jako ručně zadaní předchůdci a v seznamu předchůdců se odlišují šedivou barvou. Vznikají takto:

  • Pokud má úkol rodiče a tento rodič nebo jeho rodič mají předchůdce, stávají se tito předchůdci implicitními předchůdci i tohoto úkolu.
  • Pokud je mezi předchůdci nějaký skupinový úkol, tedy úkol s potomky, stávají se implicitními předchůdci všichni potomci tohoto předchůdce.

Konflikty v plánu

Zapojením předchůdců do projektu se velmi lehce můžete dostat do stavu, kdy se v plánu vyskytne konflikt (jak třeba vidíte na obrázku 5.6, kde nastal konflikt u úkolu Analýza stavu). Co je to konflikt? Konflikt je situace, kdy plán projektu je neproveditelný – nebo se to alespoň systému zdá.

Zdroje konfliktů jsou tyto:

  • Úkol nebo více úkolů ručně naplánovaný(ch) na více než 8 hodin v rámci pracovního dne (nebo třeba úkol naplánovaný na víkend či nepracovní dny podle nastavení pracovního kalendáře).
  • Naplánovaný úkol s předchůdcem, který není naplánován (nemá nastavena pole Začátek/Konec) a má nenulový odhad pracnosti.
  • Cyklická závislost mezi předchůdci.
  • Úkol naplánovaný na dříve, než končí některý jeho předchůdce.
  • Úkol naplánovaný na dříve, než je hodnota pole Plánovat od u zdroje, jemuž je úkol přiřazen.
  • Úkol, který je naplánován na den, kdy má zdroj, jemuž je úkol přiřazen, již naplánován jiný úkol, a který by tudíž vedl k přetížení zdroje. Jako konfliktní úkol vedoucí k přetížení zdroje bude označen pouze úkol s menší předností (viz poznámka Určování přednosti úkolů výše), u úkolu s větší předností konflikt indikován nebude.
  • Úkol naplánovaný pro zdroj, který má přiřazený nepoužitelný pracovní kalendář (kalendář nemá definovaný žádný pracovní den v týdnu nebo má méně než jednu pracovní hodinu denně).
  • Úkol naplánovaný pomocí automatického vytěžování, který má nastaveny vyšší jednotky než je kapacita zdroje, jemuž je přiřazen (poslední hodnota uvedená v poli Max.jednotek ke dni u daného zdroje).

Konflikty v plánu jsou indikovány hned několika způsoby:

  • Za názvem konfliktního úkolu se zobrazuje výstražná ikonka v podobě červeného kolečka a pokud nad ní chvíli posečkáte s myší, zobrazí se vám podrobnosti o konfliktu. Například ve vysvětlivce k přetížení zdroje se zobrazí čas, kdy začíná být zdroj přetížen a názvy všech úkolů, které má na danou dobu naplánovány. Ikonka se u konfliktních úkolů zobrazuje ve všech sestavách, konflikty lze takto sledovat například i v sestavě Vytížení zdrojů.
  • V Ganttově diagramu jsou červenou šipkou zvýrazňovány vazby, které způsobují zacyklení úkolů.
  • Vedoucí projektů jsou ve výchozím nastavení aplikace při vzniku konfliku upozorňováni také pomocí systému upozornění u ikonky Instant Teamu v hlavní liště počítače, podrobnosti o jejich fungování naleznete v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události. Pravidla pro zasílání těchto upozornění, případně zasílání upozornění formou e-mailových zpráv, si mohou individuálně upravovat, podrobnosti v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu. V případě, že tak neučiní, rozhoduje o jejich zasílání konfigurace upozornění ve vaší pracovní skupině (viz kapitola 17, sekce Konfigurace upozornění).

Automatické plánování na co nejdříve

Plán projektu lze nastavit tak, aby bylo některým výše zmíněným konfliktům automaticky zabráněno. K tomu slouží tzv. automatické plánování úkolů do volné kapacity založené na vytěžování zdrojů (popsané v sekci Plán projektu) a pak také automatické plánování úkolů na co nejdříve - vzhledem k jejich předchůdcům.

To lze využít i pokud ještě neznáte nebo nemáte zadáno přiřazení úkolů jednotlivým zdrojům. Pro jeho aplikaci je potřeba do pole Plánovat u daného úkolu vložit hodnotu „P“. Pro takový úkol pak systém naplánuje automaticky začátek a konec úkolu tak, aby začal hned po plánovaném skončení předchůdců tohoto úkolu, a skončil v souladu se zadaným odhadem pracnosti (pole Plánovaná práce) a plánovaným vytížením zdroje (pole Jednotky).

Když se změní předpokládaný čas dokončení některého předchůdce tohoto úkolu, dojde k automatickému přeplánování i tohoto (následného) úkolu.

TIP

Pokud úkoly, propojené vztahem předchůdce-následník jedním z výše popsaných způsobů, budou mít v poli Plánovaná práce zadanou pracnost nebo budou mít podůkoly se zadanou pracností, a nebudou naplánovány ručně nebo pomocí automatického plánování do volné kapacity, systém je automaticky přepne do režimu plánování na co nejdříve a do pole Plánovat jim přiřadí hodnotu „P“.

Výpočet data započetí úkolu plánovaného na co nejdříve se řídí podle následujících pravidel:

  • Neplánovat začátek úkolu na dříve než je hodnota pole Konec u předcházejícícho nedokončeného úkolu.
  • Neplánovat začátek úkolu na dříve než je hodnota pole Skutečný konec u předcházejícího dokončeného úkolu.
  • Neplánovat začátek úkolu na dříve než je hodnota pole Skutečný začátek daného úkolu, (podrobný popis polí Skutečný začátek i Skutečný konec viz kapitola 6, sekce Zapisování informací o průběhu plnění úkolů).
  • Neplánovat začátek úkolu na dříve než je hodnota pole Plánovat od v nastavení zdroje, kterému je úkol přiřazen.
  • Pokud jsou u úkolu k dispozici hodnoty více těchto polí, počítat pro určení začátku úkolu s hodnotou pozdější.
  • Pokud není u úkolu k dispozici ani jedna z těchto hodnot, např. při vytváření nového úkolu bez předchůdce a bez vlastníka, považovat za začátek úkolu čas vytvoření úkolu.
TIP
Pokud plánujete projekt, který začne někdy v budoucnu, což je typické, vytvořte v projektu speciální úkol-milník a nastavte u něj datum na den, kdy očekáváte start projektu. Poté tento milník zařaďte mezi předchůdce úkolu/úkolů, kterými má projekt začít, a ty se automaticky zařadí až za tento milník.

Automaticky na co nejdříve plánovaný následník musí mít vždy menší přednost, viz poznámka Určování přednosti úkolů výše, než jeho automaticky naplánovaný předchůdce se způsobem plánování „P“ či „C“. Jestliže jsou propojeny úkoly, kdy předchůdce má menší přednost než následník (má vyšší číselnou hodnotu pole Priorita ve skupině projektů se stejnou prioritou), systém automaticky upraví hodnoty pole Priorita tak, aby splňovaly výše uvedenou podmínku. V případě, že předchůdce náleží do projektu s menší předností, bude priorita následníka navíc přeřazena do stejné číselné řady jako priorita předchůdce (do číselné řady úkolů z projektů se stejnou prioritou, jakou má projekt, do něhož patří předchůdce).

Při ruční úpravě hodnot pole Priorita systém neumožní zapsat k úkolu nižší číselnou hodnotu, než je hodnota jeho plánovaných předchůdců.

Automatické plánování na co nejpozději

Úkol lze naplánovat také na co nejpozději vzhledem k jeho následníkům. Pokud do pole Plánovat zadáte hodnotu „S“, naplánuje se úkol těsně před naplánovaným začátkem jeho následníků.

Plánování typu „S“ je možné použít pouze tehdy, kdy má daný úkol nějakého nedokončeného následníka. Jestliže budou následníci dokončeni dříve než úkol naplánovaný na co nejpozději, přepne se tento úkol na automatické plánování co nejdříve (plánování „P“).

Úkol naplánovaný na co nejpozději má vždy přiřazenu menší přednost (vyšší číselnou hodnotu v poli Priorita) než jeho automaticky na co nejpozději plánovaný následník. Pokud úkol naplánovaný na co nejpozději nemá následníka naplánovaného na co nejpozději nebo ručně (plánování „S“ nebo „M“), není možné mu nastavit větší přednost (nižší číselnou hodnotu v poli Priorita) než mají jeho následníci.

V situaci, kdy následníkem úkolu plánovaného na co nejpozději je i úkol naplánovaný způsobem „C“ nebo „P“, můžete tomuto úkolu (předchůdci naplánovanému na co nejpozději) prioritu ručně upravovat a ovlivňovat tak výpočet plánu. Jestliže mu nastavíte menší přednost než má jeho následník plánovaný způsobem „C“ nebo „P“, bude předchůdce plánován podle následníka. Pokud předchůdci nastavíte větší přednost (nižší číselnou hodnotu v poli Priorita) než má jeho následník plánovaný způsobem „C“ nebo „P“, bude tento následník naplánován podle vypočítaného plánu předchůdce.

Automatické plánování do volné kapacity na co nejpozději

Úkol je možné naplánovat na co nejpozději vzhledem k jeho následníkům, i pokud chcete využít plánování s vytěžováním zdrojů. V takovém případě vyberte v poli Plánovat hodnotu „E". Úkol bude naplánován podle volné kapacity zdroje, jemuž je přiřazen, a zároveň na co nejpozději vzhledem k jeho následníkům.

Kritická cesta

Poté, co jsou úkoly v projektu propojeny vztahy předchůdce-následník, je možné analyzovat kritickou cestu v projektu.

Kritická cesta je sled navazujících úkolů (kritických úkolů) v projektu, jejichž případné zpoždění opozdí dokončení celého projektu. Ale i naopak, zkrácením času některého kritického úkolu můžeme dosáhnout zkrácení celého projektu.

Analýza kritické cesty je proto důležitá pro nalezení možností, jak čas dokončení projektu zkrátit, a identifikování těch úkolů, které jsou pro úspěch projektu nejrizikovější.

K analýze kritické cesty slouží několik vypočítávaných polí a sestava Kritická cesta na stejnojmenné záložce v okně s podrobnostmi projektu, která hodnotu těchto polí zobrazuje.


PIC

Obrázek 5.17: Kritická cesta

Volná rezerva je čas, o který se může úkol opozdit, aniž by odsunul provádění kteréhokoliv ze svých následníků.

Volná rezerva v % je počítána jako podíl volné rezervy a doby trvání úkolu a vyjadřuje, o jakou část své doby trvání se může úkol opozdit, aniž by odsunul provádění kteréholiv svého následníka. Nulová hodnota tohoto pole je zvýrazňována červeně, hodnota do výše 10% žlutě, ostatní hodnoty zeleně.

Celková rezerva je pak čas, o který se může úkol opozdit, aniž by odsunul dokončení posledního z navazujících úkolů, tedy typicky dokončení celého projektu. Jde vlastně o součet volných rezerv po cestě od tohoto úkolu až k poslednímu úkolu projektu. Pokud je takových cest více, vezme se cesta s nejmenší celkovou rezervou.

Celková rezerva v % je počítána jako podíl celkové rezervy a doby trvání úkolu a vyjadřuje, o jakou část své doby trvání se může úkol opozdit, aniž by odsunul dokončení posledního z navazujících úkolů.

Úkoly, které mají celkovou procentní rezervu nulovou, jsou pak označeny jako kritické – ve sloupci i v Ganttově diagramu zobrazovaném v hodnoté lince sestavy jsou zvýrazňovány červeně. Úkoly, jejichž celková rezerva v procentech je nižší než 10%, jsou identifikovány jako skoro kritické a jsou zvýrazňovány žlutě. Zbývající – nekritické úkoly jsou ve sloupci tabulkové části sestavy označovány zeleně.

Kritické i skoro kritické úkoly je možné filtrovat pomocí parametru Kritičnost nad sestavou.

Naleznete zde také sloupec Kalendářní doba trvání vyjadřující dobu trvání úkolů v kalendářním čase, nepřepočítávanou podle nastavení pracovní doby v pracovnch kalendářích (pro odlišení je kalendářní doba trvání označována písmenem "e", tedy např. "1et"jako jeden kalendářní týden pondělí až neděle).

POZNÁMKA

Projekty s více koncovými úkoly Přestože to není obvyklé, je možné v Instant Teamu založit projekt s více koncovými úkoly. Instant Team za koncové považuje prostě všechny úkoly, které mají nějakého předchůdce, ale nemají žádného následníka.

Pokud je takových úkolů více, objeví se vám v projektu také více kritických cest. Každá taková kritická cesta ale může nakonec končit v jiný čas a jen jedna z nich tedy nejspíš bude opravdu kritická pro projekt.

V takové situaci stačí do projektu přidat jeden závěrečný úkol, který bude mít za předchůdce všechny původní koncové úkoly, a Instant Team rezervy přepočítá a označí kritickou cestu správně.

Sledování rezervy projektu

Aby každé zpoždění úkolu na kritické cestě nezpůsobilo v projektu problém, můžete si vytvořit na konci projektu časovou rezervu a poté v průběhu projektu sledovat, zda tato rezerva k úspešnému ukončení projektu zůstává dostatečná.

Sledování rezervy projektu je založeno na zadání nejzazšího termínu ukončení projektu, tedy termínu s dostatečným časovým odstupem od dokončení posledního navazujícího úkolu projektu, typicky se jedná např. o termín předání zákázníkovi. K zadání tohoto data slouží pole Nejzazší ukončení, které naleznete v sestavě projektů nebo v okně projektu na záložce Nastavení (viz obrázek 4.3).

Po stanovení nejzazšího termínu ukončení projektu se upraví výpočet kritické cesty projektu a v sestavě projektů a na záložce Kritická cesta v okně projektu se zároveň zobrazí dvě nová vypočítávaná pole umožňující sledovat, jak velkou rezervu projektu máte.

Rezerva projektu bude vypočítávána jako čas mezi dokončením posledního propojeného úkolu a datem nejzazšího ukončení projektu, tedy jako čas, o který se může dokončení posledního úkolu opozdit, aniž by došlo k překročení zadaného termínu ukončení projektu.

Rezerva v % bude počítána jako podíl rezervy a času od plánovaného začátku prvního propojeného úkolu projektu ke konci posledního propojeného úkolu, vyjadřuje tak, o jak velkou část svého trvání se může projekt opozdit, aniž by došlo k překročení zadaného termínu. Nulová rezerva bude signalizována červeným zvýrazněním, rezerva do 10% žlutým a rezerva vyšší než 10% zeleným zvýrazněním.

Vedoucí projektů mohou být na pokles procentní rezervy pod určitou mez upozorňováni systémem upozornění u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně také e-mailovými zprávami. Ve výchozím nastavení aplikace jsou upozorňováni, pokud je rezerva v % nulová (podrobnosti o upozorněních naleznete v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události, informace o možnosti zasílání e-mailových oznámení a individuálním nastavení upozornění v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu).

Celková rezerva jednotlivých úkolů zobrazovaná v sestavě Kritická cesta je počítána jako čas, o který se může úkol opozdit, aniž by se posunul termín nejzazšího ukončení projektu (k hodnotě celkové rezervy popisované výše je připočítávána rezerva projektu). Obdobně je upraven i výpočet celkové rezervy v procentech.


PIC

Obrázek 5.18: Kritická cesta s určením nejzazšího ukončení projektu

Vytížení zdrojů

K získání optimálního přehledu o vytížení zdrojů pracujících na daném projektu slouží záložka Vytížení zdrojů v okně projektu.

Záložka je rozdělená na dvě části. V horní části naleznete sestavu Podrobné vytížení projektem, ve které vidíte plánované úkoly projektu seskupené podle zdrojů.

V pravé části sestavy se zobrazuje plánovaná práce zdrojů na zvolená časová období. Buňky na řádcích jednotlivých úkolů mají světle fialové zvýraznění. Na úrovni zdrojů jsou buňky barevně zvýrazněny podle převažující činnosti zdroje, toto barevné zvýraznění zahrnuje všechny naplánované činnosti zdrojů:

  • modré podbarvení – v daném časovém období převažují ve vytížení zdroje naplánované úkoly daného projektu;
  • žluté podbarvení – v daném časovém období převažují ve vytížení zdroje ostatní naplánované činnosti, tj. úkoly z jiných projektů, schůzky nebo absence;
  • zelené podbarvení – v daném časovém období převažuje volná kapacita zdroje;
  • červené podbarvení – v daném časovém období naplánované činnosti převyšují kapacitu zdroje a zdroj je přetížen.

V dolní části záložky pak sestava Celkové vytížení projektem formou skládaného sloupcového grafu ukazuje vytížení všech aktivních zdrojů úkoly daného projektu, ostatní vytížení zdrojů (úkoly z jiných projektů, schůzky či absence), volnou kapacitu zdrojů a dobu, na kterou mají zdroje naplánovanou práci nad rámec své kapacity. Světle fialovou barvou je zobrazena hladina představující součet maximálních jednotek aktivních zdrojů, resp. jejich celkovou kapacitu.

Po označení řádku s konkrétním zdrojem se zobrazí graf pro právě vybraný zdroj. Pokud je vybráno více řádků, zobrazí se najednou i více grafů.


PIC

Obrázek 5.19: Vytížení zdrojů projektem

Vytížení je nejprve zobrazováno po dnech, a hodnota 100% tudíž znamená 8 hodin daný den. Můžete si však přepnout zobrazování na vytížení během týdne, měsíce, čtvrtletí i let. Slouží k tomu nabídka Detail/... v místní nabídce nad grafem nebo tlačítka symbolizující jednotlivé úrovně detailu vpravo pod grafem.

Kromě změny detailu údajů zobrazovaných v hodnotové lince se můžete na časové ose hodnotové linky také posouvat v čase, resp. v časovém rozmezí odpovídajícím naplánovaným úkolům projektu. K tomu slouží posuvník pod grafem, který lze ovládat myší. Pokud dáváte přednost klávesnici, použijte následující postup:

  1. Přejděte do pravé části sestavy (grafu) pomocí klávesové kombinace <Ctrl+Tab>.
  2. A pohybujte se v čase klávesami doleva a doprava.

Časová osa je v těchto 2 sestavách automaticky synchronizovaná, abyste vždy viděli vytížení zdroje i jeho úkoly za stejné časové období.

Výběrem hodnoty Je Ano u parametru Sdílený ? si můžete v sestavách zobrazovat vytížení sdílených zdrojů pracujících na projektu, výběrem hodnoty Je Ne si zobrazíte pouze vytížení projektových zdrojů vyhrazených pro daný projekt (podrobnosti o projektových zdrojích viz kapitola 4, sekce Založení projektu).

V obdobných sadách sestav můžete kromě vytížení zdrojů daným projektem sledovat také vytížení zdrojů napříč všemi projekty či vytížení zdrojů pracujících na vybraném úkolu, viz dále.

Vytížení zdrojů napříč projekty

Analyzovat vytížení sdílených zdrojů napříč všemi projekty a řešit jejich případné přetížení umožňuje sestava Vytížení zdrojů, kterou naleznete ve složce Portfolio projektů v navigačním panelu.


PIC

Obrázek 5.20: Sestava Vytížení zdrojů

V horní části vám sestava Podrobné vytížení umožňuje kromě dobrého přehledu o vytíženosti jednotlivých zdrojů si snadno zobrazit i to, jaké konkrétní činnosti (úkoly, schůzky a absence) mají zdroje ve zobrazeném časovém úseku naplánovány.

Sestava vždy ukazuje pouze činnosti, které spadají do časového úseku zobrazeného v pravé části sestavy. Jestliže je vybrán časový úsek, ve kterém nejsou pro zdroj naplánovány žádné činnosti, nezobrazí se u zdroje žádné údaje. U popisu obdobných sestav v předcházející sekci naleznete návod, jak se pohybovat v čase a zobrazit si časový úsek zahrnující období, na které jsou činnosti vybraného zdroje naplánovány.

UPOZORNĚNÍ

Časový úsek pro který je vytížení zdrojů vypočítáváno, a který je možno v hodnotové lince sestavy zobrazit, je jeden rok od aktuálního data.

Buňky v pravé části této sestavy jsou na řádcích jednotlivých projektů zvýrazňovány barvou projektu, podrobnosti o barvě projektu viz kapitola 4, sekce Založení projektu. Barevné zvýrazňování buněk na úrovni zdrojů se liší od barevného zvýrazňování v sestavě zobrazující vytížení zdrojů v kontextu jednotlivých projektů:

  • barevné podbarvení dle barvy projektu – v daném časovém období je zdroj vytížen pouze prací na úkolech daného projektu;
  • modré podbarvení – v daném časovém období převažují ve vytížení zdroje naplánované úkoly z různých projektů;
  • žluté podbarvení – v daném časovém období převažují ve vytížení zdroje naplánované schůzky nebo absence, do tohoto vytížení nejsou zahrnovány úkoly.

Sestava Celkové vytížení v dolní části pak opět formou sloupcového grafu ukazuje vytížení zdrojů jednotlivými činnostmi, do vytížení zdrojů úkoly se započítávají úkoly ze všech projektů a do ostatního vytížení zdroje vytížení schůzkami a absencemi.

Obě sestavy ve výchozím nastavení zobrazují údaje za aktivní zdroje, toto zobrazení můžete upravit pomocí parametru Stav zdroje. Pomocí parametru Vedoucí je možné filtrovat pouze zdroje, které byly přiděleny vybranému vedoucímu (viz sekce Správa zdrojů, kapitola 17). Pokud budete mít definovánu alespoň jednu kategorii zdrojů, bude možné pomocí parametru Kategorie zdrojů zobrazit si pouze zdroje patřící do vybrané kategorie (viz sekce Kategorie v kapitole 17).

TIP

Sestava Vytížení zdrojů patří mezi tzv. rozcestníky, tedy sestavy umožňující zobrazovat v jednom okně více sestav zároveň. V takovém typu sestav nejsou v nástrojové liště okna dostupná standardní tlačítka pro provádění operací, k provádění operací slouží tlačítka ve spodní části jednotlivých sestav, podrobné informace naleznete v sekci Operace se záznamy v rozcestnících v kapitole 2.

Jednotlivé sestavy obsažené v rozcestníku si můžete volbou Sestava/Oddělit... v místní nabídce nad vybranou sestavou otevírat v samostatných oknech.

Podrobnosti plánu úkolu

Jestliže chcete podrobně analyzovat plán konkrétního úkolu, např. v situaci, kdy máte potřebu zjistit, proč je úkol naplánován právě tak, jak je, či kdy je nutné úkol přeplánovat, můžete si tlačítkem Podrobně... v okně úkolu otevřít podokno, ve kterém na jednom místě přehledně uvidíte všechny údaje o plánu úkolu, a můžete zde snadno tyto údaje také upravovat.

V oddílech nazvaných Pracnost a zdroje a Termín naleznete všechna pole potřebná pro plánování úkolu popisovaná v předcházejících částech této kapitoly.

Ve vnořené sestavě Plán úkolu vidíte výřez Ganttova diagramu zachycující zvolený úkol spolu s jeho případnými předchůdci a následníky (úkoly jsou v této sestavě zobrazovány bez hierarchického uspořádání).


PIC

Obrázek 5.21: Podokno s podrobnostmi plánu úkolu

Dvě zbývající sestavy jsou koncipovány obdobně jako sestavy vytížení zdrojů pro projekt a umožňují analyzovat vytížení zdrojů pracujících na daném úkolu či nalézt zdroje s volnou kapacitou v případě, kdy je třeba úkol přiřadit jinému zdroji, např. kvůli přetížení původního zdroje.

V sestavě Podrobné vytížení úkolem se zobrazují pouze zdroje, kterým byl přiřazen daný úkol. Jednotlivé buňky v pravé části sestavy jsou zvýraňovány následovně:

  • modré podbarvení – v daném časovém období převažuje ve vytížení zdroje práce naplánovaná na daném úkolu;
  • žluté podbarvení – v daném časovém období převažuje ve vytížení zdroje práce na jiných úkolech, naplánované schůzky či absence;
  • zelené podbarvení – v daném časovém období převažuje volná kapacita zdroje (stejné podbarvení jako v ostatních sestavách vytížení);
  • červené podbarvení – v daném časovém období naplánované činnosti převyšují kapacitu zdroje a zdroj je přetížen (stejné podbarvení jako v ostatních sestavách vytížení).

Sestava Celkové vytížení úkolem pak formou skládaného sloupcového grafu zachycuje vytížení všech aktivních zdrojů daným úkolem, ostatními činnostmi (jinými úkoly, schůzkami či absencemi), jejich volnou kapacitu či přetížení.

Časová osa je společná pro všechny tři sestavy a zobrazené období je automaticky zvoleno tak, aby pokrylo dobu, na kterou je naplánován daný úkol a jeho předchůdci a následníci. Jako časový detail jsou standardně nastaveny dny. Pomocí tlačítek pod spodní sestavou můžete detail zobrazení měnit, posuvník vám však umožní pouze pohyb v systémem zvoleném období. To lze změnit pomocí kolonek Plánovat kolem dne a Plánovat v okolí – vyberte konkrétní datum jako střed nově zobrazovaného období a určete, kolik pracovních dnů (do minulosti i do budoucnosti) kolem tohoto data chcete v sestavách zobrazit.

Shrnutí informací o úkolech projektu

Souhrnné informace o úkolech projektu nabízí záložka Přehled v okně projektu. V oddíle Statistika projektu na ní prostřednictvím grafického znázornění formou koláčových grafů snadno získate přehled o rozdělení úkolů mezi jednotlivé vlastníky a o rozpracovanosti projektu.

Oddíl je rozdělen na dvě části, v horní části nazvané Dle vlastníků přehledně vidíte, kolik úkolů bylo v daném projektu přiřazeno jednotlivým vlastníkům a kolik práce na nich mají vykonat (kombinovaná práce je počítána jako suma dosud vykázané práce v položkách výkazů práce a předpokládané zbývající práce na úkolu).

Grafy v části Dle stavů vám pak poskytnou přehled o rozpracovanosti projektu podle stavů úkolů. Zjistíte zde, kolik úkolů projektu je již dokončených, kolik zatím nesplněných, případně kolik úkolů projektu je odmítnutých či bylo zrušeno, jaká byla vynaložena práce ke splnění dokončených úkolů a jaká je plánována na dosud nedokončené úkoly (podrobné informace o průběhu plnění a dokončování úkolů i o stavech, ve kterých se mohou úkoly projektu nacházet, naleznete v následující kapitole 6 Sledování úkolů).

Uživatelé s rolí Finančník uvidí také náklady za jednotlivé vlastníky, resp. za úkoly podle stavů (kombinované náklady viz kapitola 16 Náklady).


PIC

Obrázek 5.22: Statistika projektu

TIP
Na záložce Přehled v okně projektu se nachází také oddíl Měsíční přehled, který můžete využívat v průběhu projektu pro analýzu pokroku práce na projektu, podrobné informace viz kapitola 8.