Používateľská príručka
I  Projektové řízení

Kapitola 4 - Projekty

V tejto kapitole:

Data v Instant Teamu jsou několika základních typů a pro přehlednost jsme je shrnuli v následující tabulce:



TYP POPIS


Projekty Základní jednotka pro rozdělení všech dat v Instant Teamu. Na úrovni projektů lze také upřesňovat přístupová práva uživatelů k datům.


Dokumenty Slouží k ukládání poznámek, příloh či externích odkazů obsahujících užitečné informace k projektu a k jejich sdílení mezi členy týmu projektu. Může jít o zadávací dokumentaci, zápisy z kontrolních dnů, metodické pokyny, výstupy projektu apod.


Poznámky Informace k průběhu či výsledkům projektů, které mohou členové projektových týmů průběžně zapisovat. Pokud to správce pracovní skupiny v nastavení pracovní skupiny umožní, je možné ukládat poznámky i k jednotlivým projektovým úkolům (viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 17).


Úkoly Práce, kterou je třeba na projektu udělat nebo udělána byla.


Absence Čas, na který mají zdroje naplánovanou absenci a který není započítáván do kapacity zdrojů při automatickém plánování úkolů.


Položky výkazů práce a výkazy práce Informace o tom, kolik času kteří uživatelé a ve kterých dnech strávili na jednotlivých činnostech.


Zdroje Uživatelé Instant Teamu a jiné osoby, kterým je možno přiřazovat úkoly.


Kalendáře Pracovní kalendáře určující pracovní kapacitu zdrojů v jednotlivé dny.


Aktivity Pracovní schůzky vytvořené v rámci jednotlivých projektů.


Opakované aktivity Úkoly a pracovní schůzky nadefinované s určitým počtem pravidelně se opakujících výskytů.


Činnosti Souhrnné označení pro úkoly, absence a pracovní schůzky, tedy pro takové činnosti, které je možné plánovat a vykazovat k nim práci. Pokud v nastavení pracovní skupiny umožní správce pracovní skupiny vykazovat práci přímo k samotným projektům, jsou mezi činnosti počítány i projekty (viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 17).


Všechny záznamy kromě zdrojů a kalendářů jsou navázány ať už přímo nebo nepřímo na projekty, a proto než začnete zadávat jakékoliv další údaje, musíte nejprve založit projekt nebo projekty, ke kterým se budou vázat.

Založení projektu

Zakládání projektů je vyhrazeno uživatelům v roli Vedoucí a Správce.

Nejprve je třeba si otevřít sestavu Projekty, např. kliknutím na řádek se sestavou Projekty ve složce Plánování v navigačním panelu nebo přes nabídku Zobrazit/Databáze/Projekty.


PIC

Obrázek 4.1: Sestava Projekty

Poté k vytvoření nového projektu použijte klávesovou zkratku <Ctrl+N> či např. tlačítko Nový projekt v nástrojové liště. Otevře se okno s podrobnostmi projektu, v jehož horní části vyplňte do pole Název pojmenování projektu.


PIC

Obrázek 4.2: Okno nově vytvořeného projektu

TIP
Instant Team obsahuje šest ukázkových šablon projektů, které můžete použít pro testování aplikace či jako základ svých projektů. Vytvořit nový projekt s předpřipravenými úkoly podle zvolené šablony je možné pomocí nabídky Záznam/Nový/Nový projekt ze šablony/výběr konkrétního záznamu nebo obdobné volby u prvního tlačítka v nástrojové liště. Podrobnosti naleznete v kapitole 9 Šablony projektů.

Nové projekty jsou automaticky vytvářeny ve stavu konceptu, tato hodnota se zobrazuje v poli Stav projektu vlevo ve stavovém řádku okna s podrobnostmi projektu. Celý stavový řádek okna projektu ve stavu konceptu i hodnota ve sloupci Stav projektu v sestavě projektů jsou zvýrazňovány oranžovou barvou, podrobněji dále v sekci Životní cyklus projektu.

Další základní údaje o projektu doplňte na záložce Konfigurace, kde můžete např. upřesnit popis projektu v poli Poznámka (text v tomto poli je možné formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2).


PIC

Obrázek 4.3: Záložka pro nastavení projektu

Nejdůležitějšími kolonkami jsou Vedoucí a Dohlížitelé, určující dohromady tým projektu.

Tým projektu

Pole Vedoucí obsahuje výběr uživatelů, kteří mají právo řídit tento projekt.

Při vytvoření nového projektu je mezi vedoucími projektu automaticky uveden právě přihlášený uživatel. Právě přihlášený uživatel nemůže sám sebe ze seznamu vedoucích odebrat, protože vedoucího projektu může odebrat pouze jiný vedoucí tohoto projektu nebo správce pracovní skupiny.

Pole Dohlížitelé obsahuje výběr uživatelů, kteří mají právo vidět všechny projektové úkoly a některá další práva (viz dále). Není třeba zde znovu opakovat vedoucí projektu, protože vedoucí projektu mají tato oprávnění automaticky.

Volbu konkrétního uživatele provedete pomocí rozbalovacích seznamů u těchto polí. Po vybrání možnosti Více... se zobrazí okno umožnující zvolit více uživatelů.


PIC

Obrázek 4.4: Změna týmu

Pokud konkrétní člověk mezi možnými uživateli není, má správce možnost pomocí volby Nový uživatelský účet... vytvořit uživatele nového. Nemá-li přihlášený uživatel roli Správce, nemůže nové uživatele přidávat a tedy se mu ani tato volba nezobrazuje. Více o vytváření uživatelů výše v kapitole 3.

Přístupová práva

Přístupová práva konkrétního uživatele ke konkrétnímu projektu vyplývají z kombinace jeho role v systému a toho, zda je uveden mezi vedoucími či dohlížiteli projektu, případně jako zapisovatel výsledků úkolů či jejich schvalovatel (viz dále v této kapitole).

Podle role uživatele a jeho zařazení do projektového týmu můžeme rozlišit několik základních typů vztahů uživatele k projektu, které shrnuje následující tabulka.



VZTAH K PROJEKTU ZAřAZENí UžIVATELE


Uživatel, který nemá s projektem nic společného Uživatel bez role Správce či Dohlížitel, kterému nebyl přiřazen žádný projektový úkol, ani není uveden v týmu projektu


Účastník projektu bez práva přístupu k projektovým datům Uživatel bez role Dohlížitel, kterému je v rámci projektu přiřazen alespoň jeden úkol, nebo je uveden jako zapisovatel či schvalovatel u projektu, resp. úkolů projektu, není uveden v projektovém týmu


Účastník projektu s právem přístupu k projektovým datům Uživatel,který je v týmu projektu uveden jako dohlížitel


Vedoucí projektu s právem řídit projekt Uživatel, který je uveden jako vedoucí projektového týmu


Správce pracovní skupiny s právem přístupu k údajům v hlavičce libovolného projektu (nikoliv k projektovým datům) Uživatel, kterému byla přiřazena role Správce


Uživatel s právem vidět projektová data libovolného projektu Uživatel, kterému byla přiřazena role Dohlížitel


Z předchozí tabulky vyplývá jedno důležité zjištění, a totiž, že k tomu, aby běžný uživatel mohl participovat na projektu, nemusí být uveden v týmu projektu. Takovýto uživatel, kterému byl přiřazen úkol, tedy vlastník úkolu, případně zapisovatel výsledků či schvalovatel úkolu, však nemá přístupová práva k datům daného projektu, respektive:

  • Vidí pouze úkoly, u kterých je uveden, bez vztahu k ostatním projektovým úkolům, k těmto úkolům může vytvářet či odstraňovat podůkoly. Zapisovatel může k úkolům, u kterých je uveden, zapisovat výsledky a průběh plnění. Schvalovatel může úkoly, u kterých je uveden, schválit, případně vrátit vlastníkovi úkolu k přepracování.
  • Vidí pouze schůzky, u kterých je uveden jako účastník. K ostatním aktivitám ani dokumentům či poznámkám projektu přístup nemá, nové poznámky a dokumenty vytvářet nemůže.
  • Vidí a může vytvářet položky výkazů práce pracovníků pouze u úkolů, u kterých je uveden. Odstranit a měnit může položky, které sám vytvořil, nebo položky patřící do výkazů práce pracovníků, které schvaluje.

Zařazením do projektového týmu získává uživatel tato přístupová práva:

  • Vidí všechny úkoly projektu. K úkolům, u kterých je uveden jako zapisovatel výsledků či schvalovatel, může zapisovat průběh plnění, resp. je schválit. Vytvářet a odstraňovat může pouze podůkoly k úkolům, u kterých je uveden (jako vlastník, zapisovatel či schvalovatel). Může vedoucímu projektu navrhovat nové úkoly projektu.
  • Vidí všechny dokumenty a poznámky projektu a může přidávat vlastní. Vlastní dokumenty a poznámky může také měnit a odstranit.
  • Vidí aktivity, resp. schůzky daného projektu.
  • Vidí položky výkazů práce pracovníků, případně výkazu práce projektu u všech úkolů patřících do daného projektu. Ve výkazech práce pracovnika může k úkolům patřících do daného projektu vytvářet položky vlastní. Odstranit a měnit může pouze položky, které sám vytvořil, nebo položky patřící do výkazů práce pracovníků, které schvaluje.

Uživatel, který je uveden jako vedoucí projektu (může jich být i více):

  • Vidí, může měnit, vytvářet i odstraňovat libovolné úkoly, dokumenty, poznámky, schůzky a předpisy opakovaných aktivit připojené ke svému projektu.
  • Může vytvářet a spravovat zdroje svých projektů.
  • Může měnit hlavičky svých projektů a odstraňovat takové projekty, které sám vytvořil.
  • Vidí položky výkazů práce pracovníků, případně výkazu práce projektu u všech úkolů patřících do daného projektu. Ve výkazech práce pracovníka může k úkolům patřícím do daného projektu vytvářet položky vlastní. Odstranit a měnit může pouze položky, které sám vytvořil, nebo položky patřící do výkazů práce pracovníků, které schvaluje. Ve výkazech práce projektu může vytvářet položky pro všechny úkoly patřící do daného projektu a přiřazovat je libovolným pracovníkům.

Uživatel, který je uveden jako zapisovatel výsledků u úkolu, resp. u projektu, může zapisovat průběh plnění těchto úkolů, k ostatním záznamům projektu, pokud sám není jeho dohlížitelem nebo vedoucím, přístup nemá.

Uživatel, který je uveden jako schvalovatel úkolů projektu, může schvalovat úkoly projektu, k ostatním záznamům projektu, pokud sám není jeho dohlížitelem nebo vedoucím, přístup nemá.

Specifické postavení má správce pracovní skupiny:

  • Jeho přístupová práva k úkolům, dokumentům, poznámkám, schůzkám a položkám výkazů práce vyplývají z jeho zařazení do týmu projektu, bez členství v projektu k nim přístup nemá.
  • Bez členství v týmu projektu však může číst a měnit hlavičky libovolných projektů.
  • Může vytvářet a odstraňovat úkoly, které nebudou patřit k žádnému projektu, resp. může zejména odstraňovat úkoly, které by po úpravách plánů zůstaly v systému nepřiřazené k žádnému projektu.

Uživatel s rolí Finančník může měnit, číst a odstraňovat údaje týkající se finančního plánu projektu, resp. nákladů projektu.

Uživatel s rolí Dohlížitel může číst všechny záznamy libovolného projektu, nemá však oprávnění je měnit, vytvářet či odstraňovat.

UPOZORNĚNÍ

Uživatelům, kteří nemají přiřazenou roli Správce či Dohlížitel, a kteří nejsou uvedeni v týmu žádného projektu, se v aplikaci zobrazuje omezený počet sestav. Ze sestav sloužících k plánování a analýze projektů mají k dispozici pouze sestavu Projekty. Uživatelům, kteří nemají přiřazenou roli Finančník, nejsou k dispozici sestavy nákladů.

Typ projektu

V Instant Teamu je možné vytvářet projekty několika typů, k výběru typu projektu je určeno pole Typ projektu.

Výchozím nastavením je volba „normální – plánuje se přímo čas“. Jak samotný název naznačuje, projekty se plánují podle času, resp. podle odhadů pracnosti, případně doby trvání jednotlivých úkolů projektu, kterou zadávají vedoucí projektů. Plánováním úkolů v tomto typu projektů se zabývá kapitola 5.

Instant Team dále umožňuje plánovat i dva typy výrobních projektů. Při volbách „výrobní – dle norem určujících počet kusů vyrobených za jednotku času“ nebo „výrobní – dle norem určujících čas k vyrobení daného počtu kusů“ se pracnost úkolu vypočítává automaticky na základě nastavených výrobních norem a požadovaného počtu kusů k výrobě. Specifika plánování výrobních projektů a nastavování norem podrobně popisuje kapitola 13.

Hierarchie projektů

Projekty je možno strukturovat do hierarchie. K tomu slouží pole Rodič v okně projektu. Do pole můžete vepsat název již existujícího projektu, který má být rodičem, případně pomocí nabídky pole odpovídající rodičovský projekt vyhledat či vytvořit nový.

Měnit hierarchii projektů lze též přímo v sestavě projektů:

  • tažením myší – Stačí v sestavě vybrat projekt, který chcete v hierarchii přesunout, a za současného držení tlačítka myši jej přetáhnout na jeho nového rodiče.
  • zanořením projektu – Stačí vybrat projekt, který chcete v hierarchii přesunout a použít tlačítko Zanořit v levé spodní části sestavy (tlačítko s ikonkou šipky směřující vpravo), klávesovou zkratku <Alt+Shift+Vpravo>, případně nabídku Úpravy/Zanořit. Vybranému projektu bude jako rodič nastaven v pořadí nejbližší projekt na stejné úrovni hierarchie. Pro vyjmutí projektu z hierarchie lze použít tlačítko Vynořit (s ikonkou šipky směřující vlevo), klávesovou zkratku <Alt+Shift+Vlevo> či nabídku Úpravy/Vynořit. Tyto akce je možné používat pouze v nesetříděných sestavách (v sestavách s nastaveným ručním tříděním, viz sekce Přizpůsobení sestav, Třídění v kapitole 2) a v sestavách bez potlačené hierarchie (viz sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka, Záložka skupiny v kapitole 38).
    PIC
    Obrázek 4.5: Tlačítko Zanořit

  • vytvořením podprojektu – Stačí před vytvořením nového projektu v sestavě vybrat požadovaného rodiče a pro vytvoření nového projektu použít nabídku Záznam/Nový/Nový podprojekt, respektive klávesovou zkratku <Shift+Ctrl+N>. Pole Rodič bude přednastaveno na vybraný projekt, podprojekt zároveň od rodičovského projektu zdědí členy projektového týmu a zařazení do kategorie projektů (toto zařazení nelze měnit).

Číslování projektů

Standardně jsou vytvořené projekty systémem automaticky číslovány v pořadí, v jakém byly zakládány, můžete však zvolit i režim ručního číslování projektů.

Číslo přidělené projektu automaticky nelze přímo měnit, je však možné projekty přesouvat a tím dosáhnout i jejich přečíslování.

Ke změně slouží tlačítka Posunout nahoru a Posunout dolů v levé spodní části sestavy (tlačítka s ikonkami šipek směřujících nahoru, resp. dolů, viz obrázek 4.5 výše), klávesové zkratky <Alt+Shift+Nahoru> a <Alt+Shift+Dolů> či nabídky Úpravy/Posunout nahoru a Úpravy/Posunout dolů. Jak už název napovídá, tyto akce posunou vybraný projekt (případně i více projektů) o jednu pozici nahoru respektive dolů. Spolu s tím se i číslo vybraného projektu sníží respektive zvýší a i ostatní projekty se přečíslují.

Ke změně pořadí lze použít i myš. Stačí si projekt(y) vybrat a tažením je přenést na místo mezi jiné projekty, případně pod poslední nebo nad první zobrazený projekt.

Přesouvat projekty můžete nejen v sestavě s přehledem všech projektů, ale i v ostatních sestavách, které jsou podle projektů seskupeny.

UPOZORNĚNÍ

Měnit pořadí projektů (a, jak bude dále vysvětleno, i úkolů) lze pouze v sestavách, které nejsou tříděny podle žádného sloupce. Pokud kliknete na nadpis nějakého sloupce a sestavu tak podle něj setřídíte, o možnost změny pořadí projektů přijdete.

Pokud se potřebujete vrátit k netříděné verzi sestavy, můžete buď navrátit všechna přizpůsobení sestavy (tedy včetně nastavení třídění) pomocí nabídky Zobrazit/Sestava/Navrátit sdílenou nebo opakovaným kliknutím na záhlaví některého ze sloupců v sestavě třídění zrušit. Opakovaným kliknutím na záhlaví některého sloupce totiž postupně přepínáte mezi vzestupným tříděním podle tohoto sloupce, sestupným tříděním podle tohoto sloupce a netříděnou sestavou.

Uživatel s rolí správce může v nastavení pracovní skupiny zapnout režim ručního číslování projektů a vytvořit vlastní systém číslování projektů, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování. Do sloupce Číslo v sestavě Projekty nebo do pole Číslo v okně s podrobnostmi projektu pak budete moci ručně zadávat potřebné hodnoty, případně budou projekty automaticky číslovány podle definované číselné řady.


PIC

Obrázek 4.6: Režim ručního číslování projektů

Třídění projektů do kategorií

Pro snadnější orientaci mezi svými projekty a pro jejich přehledné roztřídění můžete jednotlivé projekty zařazovat do kategorií projektů definovaných správcem pracovní skupiny, podrobnosti o vytváření kategorií naleznete v kapitole 17, sekce Kategorie.

K roztřídění projektů do složek slouží pole Kategorie. Z rozbalovacího seznamu tohoto pole můžete vybrat jednu z nabízených kategorií projektů. V sestavě Projekty pak budou všechny projekty patřící do stejné kategorie zařazeny do složky s označením dané kategorie. Projekty nezařazené do kategorií budou zobrazovány neseskupeně na samostatných řádkách.


PIC

Obrázek 4.7: Roztřídění projektů podle kategorie

Všechny podprojekty jsou automaticky zařazeny do stejné kategorie jako rodičovský projekt a toto zařazení není možné změnit.

Pomocí parametru Patří do bude také možné v ostatních sestavách zobrazujících projekty (např. v sestavě Plány či Skutečnosti, viz následující kapitoly) zobrazovat najednou všechny projekty patřící do vybrané kategorie projektů.

Barevné označování projektů

K vizuálnímu rozlišování projektů je k dispozici i systém barevných štítků. Zatímco zařazení projektu do kategorie projektů se projeví všem uživatelům v celé pracovní skupině, může si každý vedoucí projektu či správce pracovní skupiny barevnými štítky označovat jiné projekty.

Na horní nástrojové liště okna s podrobnostmi projektu, případně sestav zobrazujících projekty, naleznete tlačítko Označit zeleně. Použitím tlačítka v tomto výchozím nastavení budou vybrané projekty označeny ve všech sestavách zeleným kolečkem. V rozbalovacím seznamu tohoto tlačítka můžete pro označení projektu zvolit některou z dalších nabízených barev.


PIC

Obrázek 4.8: Tlačítko na liště pro barevné označování projektů

Podle barevných štítků, resp. pomocí parametru Označil jsem, je možné též projekty filtrovat a zobrazovat si tak v sestavách s tímto parametrem libovolné kombinace projektů.

Označení projektu je možné kdykoliv zrušit opakovaným použitím tlačítka s nastavenou příslušnou barvou, případně odškrtnutím daného označení v seznamu u tohoto tlačítka.

Při založení je systémem také projektu přiřazena barva v poli Barva projektu, ta ale s označováním projektů barevnými štítky nesouvisí. Tato barva slouží pro odlišení jednotlivých projektů při zobrazování vytížení zdrojů, podrobnosti viz kapitola 5, sekce Vytížení zdrojů, Vytížení zdrojů napříč projekty. Barvu přiřazenou projektu je možné měnit – v nabídkovém seznamu pole Barva projektu si můžete vybrat některou z nabízených barev nebo určit barvu vlastní.

Informace o probíhající fázi projektu

V sestavě projektů naleznete také sloupec Fáze. V průběhu realizace projektu vám bude poskytovat informaci o tom, v jaké fázi se nachází práce na projektu, resp. o tom, na kterém úkolu projektu se právě pracuje.

Za fáze projektu jsou systémem považovány úkoly, které nemají rodiče, tedy úkoly na nejvyšší úrovni hierarchie, typicky např. úkoly zastřešující dílčí podůkoly v určité etapě projektu. Ve sloupci Fáze se zobrazuje vždy první nedokončený úkol bez rodiče podle pořadí naplánovaných úkolů v sestavě Plán (viz sekce Zadání úkolu v kapitole 5). Po dokončení jednoho úkolu se automaticky zobrazí další úkol bez rodiče v pořadí, bez ohledu na způsob plánování úkolů.

Termín ukončení a rezerva projektu

Do sloupce Nejzazší ukončení můžete zadat termín ukončení projektu odlišný od doby plánovaného dokončení posledního úkolu projektu, např. v situaci, kdy máte termín ukončení projektu pevně daný a dokončení úkolů projektu plánujete s určitým předstihem před tímto závazným termínem.

Po zadání termínu ukončení vám systém ve sloupcích Rezerva a Rezerva v % umožní sledovat rezervu projektu, tedy čas, o který se může plánované dokončení úkolů projektu posunout, aniž by se posunul zadaný termín ukončení projektu, podrobnosti viz sekce Kritická cesta v kapitole 5.

Výkazy práce projektu

Instant Team umožňuje evidovat čas strávený na projektových úkolech a schůzkách přiřazených k projektu ve výkazech práce. Výkazy práce existují ve dvou podobách – výkazy práce pracovníků a výkazy práce projektů, podrobnosti v kapitole 12.

Pokud se rozhodnete používat funkcionalitu výkazů práce projektů, vyberte v poli Frekvence výkazů práce projektu jednu z předem definovaných frekvencí výkazů práce. Následně budou po dobu, kdy je projekt aktivní, automaticky generovány výkazy práce na období definované zvolenou frekvencí a vedoucí projektů do nich budou moci zaznamenávat odpracovaný čas jednotlivých pracovníků.

TIP

Po vykázání odpracovaného času do některého výkazu práce systém již neumožní frekvenci výkazů práce projektu změnit. Generování výkazů práce projektu se zastaví uzamčením projektu. V případě, kdy nebude ve výkazech práce projektu žádná práce vykázána a výkazy práce projektu nebudete dále potřebovat, můžete nastavením hodnoty Žádná v poli Frekvence výkazů práce projektu již vygenerované výkazy odstranit a zastavit generování výkazů nových.

Vyhrazené zdroje projektu

Práci na úkolech projektu je možné přiřazovat dvěma typům zdrojů – sdíleným a projektovým.

Sdílené zdroje mohou pracovat na libovolném projektu, typicky se jedná o kmenové pracovníky, zdroji mohou být i např. různé stroje, u kterých potřebujete sledovat vytížení a volnou kapacitu. Zdroje sdílené mezi projekty zakládá a spravuje správce pracovní skupiny, viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů.

Projektové zdroje mohou pracovat pouze na projektu, pro který jsou vyhrazeny, resp. v kontextu kterého byly vytvořeny. Zakládá je a spravuje vedoucí daného projektu, např. v situaci, kdy do projektu přizve externího pracovníka, odborného konzultanta či pracovníka společnosti, která projekt zadává.

TIP

Vedoucí projektu si může projektové zdroje vytvořit i v počáteční fázi přípravy projektu jako fiktivní zdroje zastupující reálné pracovníky. V situaci, kdy ještě není zcela jasné, jaké budou úkoly projektu a kdo by se na nich měl podílet, může testovat a zjištovat, jaké zdroje bude v projektu potřebovat. Po sestavení předběžné podoby projektu pak úkoly přiřadí sdíleným zdrojům.

Nový projektový zdroj založí vedoucí projektu pomocí nabídky Nový zdroj pro projekt u prvního tlačítka v nástrojové liště okna projektu. Otevře se okno s podrobnostmi zdroje. V poli Název zdroj pojmenujte, v poli Patří do je předvyplněn projekt, pro který je zdroj vyhrazen, a tuto hodnotu není možné změnit.

Všechna ostatní pole plní stejné funkce jako u sdílených zdrojů a při jejich zadávání postupujte obdobných způsobem jako při definici sdílených zdrojů, prodrobnosti naleznete v kapitole 17, sekce Správa zdrojů.

Po vytvoření projektového zdroje se v okně projektu na záložce Vytěžování zobrazí podzáložka Zdroje se sestavou Vyhrazené zdroje projektu, ve které přehledně uvidíte informace o zdrojích vyhrazených danému projektu. Ve vstupních polích jednotlivých sloupců sestavy můžete ke zdrojům také doplňovat a měnit potřebné údaje.

Zdroje vyhrazené pro daný projekt není možné využívat v jiných projektech, ani je není možné převést na sdílené zdroje.


PIC

Obrázek 4.9: Vyhrazené zdroje projektu

Konfigurace úkolů projektu

U jednotlivých projektů je možné nastavit, jak se bude v průběhu projektu pracovat s projektovými úkoly, tedy, jak budou vlastníci jednotlivých úkolů informováni o tom, že jim byl přiřazen nový úkol, kdo bude moci zapisovat průběh plnění a výsledky úkolů, jestli bude třeba úkoly projektu schvalovat a kdo bude pověřen jejich schvalováním, jestli budou moci členové projektového týmu navrhovat nové úkoly nebo jaké úkoly budou mít při vytěžování zdrojů přednost. Tato nastavení provedete opět na záložce Konfigurace v okně projektu.

Přebírání úkolů projektu

Funkcionalita přebírání úkolů slouží k informování vlastníků úkolů o přiřazení nových úkolů ve stávajících projektech nebo o přiřazení úkolů v nově spuštěných projektech a dává vlastníkům úkolů možnost konzultovat s vedoucím projektu jejich přiřazení. Zároveň vlastníky již převzatých úkolů následně upozorňuje na změnu zadání úkolu.

Volbami u pole Úkoly přebírají můžete určit, kdo má být informován o tom, že mu byly přiřazeny nové úkoly, resp. o tom, že v zadání jeho převzatých úkolů bude provedena změna.

Informováni mohou být:

  • vlastníci úkolů – tato volba je v aplikaci standardně nastavena jako výchozí, správci pracovní skupiny však mohou jako výchozí hodnotu nastavit libovolnou možnost, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování
  • vlastníci úkolů i jejich zástupci
  • nikdo – při této volbě není funkcionalita přebírání úkolů aktivní

Podrobnější informace o přehledu úkolů jednotlivých vlastníků, o postupu při přebírání úkolů vlastníky a oznámeních spojených s přebíráním úkolů naleznete v sekci Sestava Úkoly k udělání v kapitole 6.

Zapisování výsledků k úkolům projektu

Abyste si udrželi přehled o průběhu projektu a mohli na něj reagovat, je důležité průběžně zaznamenávat postup práce na jednotlivých úkolech, poznámky a výsledky k jednotlivým úkolům či odevzdávat již dokončené úkoly. Podrobnosti o těchto činnostech naleznete v sekci Zapisování informací o průběhu plnění úkolu v kapitole 6. U všech projektů mají automaticky toto oprávnění vedoucí projektů, pro každý projekt můžete v poli Výsledky zapisují určit další uživatele, kteří budou pověření zapisováním informací o průběhu práce na úkolu.

Z rozbalovacího seznamu tohoto pole můžete vybrat jednu z možností:

  • vlastníci úkolů nebo vedoucí projektu – tato volba je nastavena jako výchozí
  • jen vedoucí projektu
  • zapisovatelé u projektu nebo vedoucí projektu – při této volbě se v okně projektu zobrazí pole Zapisovatelé, ve kterém můžete vybrat uživatele, kteří budou zapisovat výsledky k úkolům projektu, viz obrázek 4.10
  • zapisovatelé u úkolů nebo vedoucí projektu – při této volbě se v oknech s podrobnostmi jednotlivých úkolů zobrazí pole Zapisovatelé, ve kterém můžete vybrat uživatele, kteří budou zapisovat výsledky k jednotlivým úkolům, viz obrázek 4.11

Schvalování úkolů projektu

Pro jednotlivé projekty můžete určit osobu nebo osoby, které budou odpovědné za schvalování úkolů daných projektů a které budou zároveň příjemci oznámení o úkolech ke schválení (podrobnosti o schvalování úkolů a oznámeních o úkolech ke schválení naleznete v kapitole 6, sekce Schvalování úkolů).

K výběru osob pověřených schvalováním úkolů projektu slouží pole Úkoly schvalují. Z rozbalovacího seznamu tohoto pole můžete vybrat některou z následujících možností:

  • vedoucí projektu – tato volba je v aplikaci standardně nastavena jako výchozí, správci pracovní skupiny však mohou jako výchozí hodnotu nastavit libovolnou možnost, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování
  • autor úkolu
  • vedoucí zdrojů
  • vlastníci následných úkolů
  • vlastníci rodičovských úkolů
  • schvalovatelé u projektu – při této volbě se v okně projektu zobrazí pole Schvalovatelé, ve kterém můžete určit uživatele, kteří budou schvalovat úkoly daného projektu
    PIC
    Obrázek 4.10: Určení schvalovatele úkolů projektu

  • schvalovatelé u úkolů – při této volbě se v oknech jednotlivých úkolů projektu zobrazí pole Schvalovatelé, ve kterém můžete určit uživatele, kteří budou schvalovat konkrétní úkoly
    PIC
    Obrázek 4.11: Určení schvalovatele konkrétního úkolu

  • nikdo – tato volba předpokládá, že nebude třeba schvalovat plnění úkolů daného projektu

Priorita projektu

Při zadávání projektu můžete také nastavit, že úkoly tohoto projektu budou mít při vytěžování zdrojů přednost před úkoly jiných projektů (podrobnosti o způsobech plánování úkolů a o vytěžování zdrojů naleznete v kapitole 5, sekce Plán projektu). K zajištění přednosti úkolů vybraných projektů při vytěžování zdrojů slouží pole Priorita projektu.

Při založení mají projekty přiřazenu prioritu 999. Pokud tuto hodnotu ve fázi konceptu, viz dále, nezměníte, bude projektu po spuštění automaticky nastavena priorita nula (v poli Priorita projektu se nebude zobrazovat žádná hodnota). Všechny aktivní projekty jsou tak ve svém výchozím nastavení považovány za projekty se stejnou prioritou při vytěžování zdrojů.

Zadáváním číselných hodnot do pole Priorita projektu zajistíte, že úkoly projektů s nižší prioritou (nižší číselnou hodnotou), budou mít větší přednost při vytěžování zdrojů. Úkoly z projektů s vyšší prioritou (vyšší číselnou hodnotou) budou mít menší přednost a budou plánovány až po naplánování všech úkolů z projektů, které mají větší přednost (nižší číselnou hodnotu). Platí tedy, že čím vyšší kladná priorita projektu, tím menší přednost projektu oproti výchozímu nastavení aktivních projektů, čím vyšší záporná priorita, tím větší přednost.

Prioritní úkoly

Jestliže budete zadávat priority jednotlivým projektům, můžete se dostat do situace, kdy v některém projektu pro vybraný zdroj ručně naplánujete úkol, se kterým nebudete chtít nebo nebudete moci hýbat, a systém zároveň na stejnou dobu vytíží daný zdroj automaticky plánovaným úkolem z projektu s vyšší předností. Ručně naplánovaný úkol pak bude označen jako konfliktní vedoucí k přetížení zdroje. Takovýmto případům můžete předejít označením ručně plánovaných úkolů za prioritní – ručně plánované úkoly projektu budou přeřazeny do prioritní skupiny pro plánování schůzek s vysokou předností, viz sekce Konfigurace plánování, Priority činností v kapitole 17, a na dobu ručně naplánovaných úkolů nebudou odpovídající zdroje vytěžovány dalšími úkoly.

Toto nastavení můžete upravit pomocí kolonky Ručně plánované úkoly, ve které jsou dostupné následující volby:

  • jsou prioritní – všechny ručně plánované úkoly projektu budou považovány za prioritní a budou plánovany v prioritní skupině s vysokou předností (v poli Priorita jim bude přiřazována hodnota z číselné řady prioritní skupiny pro plánování schůzek);
  • nejsou prioritní (tato volba je v aplikaci standardně nastavena jako výchozí, správci pracovní skupiny však mohou jako výchozí hodnotu nastavit libovolnou možnost, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování) – všechny ručně plánované úkoly budou plánovány ve stejné prioritní skupině jako ostatní úkoly projektu (v poli Priorita jim bude přiřazována hodnota z číselné řady prioritní skupiny daného projektu);
  • Mohou být označeny za prioritní – ručně plánované úkoly projektu nejsou považovány za prioritní, ale na podokně Podrobně... v oknech jednotlivých úkolů se bude při této volbě zobrazovat kolonka Označen za prioritní, ve které bude možné konkrétní úkoly jako prioritní označit;
  • Mohou být označeny za neprioritní – ručně plánované úkoly jsou považovány za prioritní, ale na podokně Podrobně... v oknech jednotlivých úkolů se bude při této volbě zobrazovat kolonka Označen za prioritní, ve které bude možné konkrétní úkoly jako neprioritní označit.

PIC

Obrázek 4.12: Označení úkolu za prioritní v podokně Podrobně...

Obdobným způsobem je možné v kolonce Připravené započaté úkoly označit jako prioritní i úkoly, na nichž se již začalo pracovat. Automaticky plánovanými úkoly z projektů s větší předností pak bude odpovídající zdroj vytěžován až po dokončení svých již rozpracovaných úkolů. Za připravené započaté úkoly jsou považovány ty úkoly, které mají uvedenu hodnotu v poli Skutečný začátek, a které zároveň nemají žádné nedokončené předchůdce.

Prioritní úkoly jsou zvýrazňovány červeným obarvením hodnoty pole Plánovat.

Podrobné informace o způsobech plánování úkolů a prioritě úkolů naleznete v kapitole 5 Plánování úkolů, informace o vykazování začátku práce na úkolu v kapitole 6, sekce Zapisování informací o průběhu plnění úkolů.

Navrhování úkolů projektu

Volbou v poli Úkoly může navrhovat lze nastavit, zda budou moci členové projektového týmu předkládat vedoucímu projektu návrhy na vytvoření nových úkolů. Podrobnosti o fungování návrhů úkolů naleznete v sekci Návrhy úkolů v kapitole 6.

Ve výchozím nastavení aplikace je navrhování úkolů členům projektu umožněno, správce pracovní skupiny může jako výchozí hodnotu nastavit, že tuto možnost nemají, viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování.

Životní cyklus projektu

Projekty se během své existence mohou nacházet v různých stavech rozpracovanosti, nejprve je obvykle třeba rozplánovat jednotlivé činnosti na projektu (viz kapitola 5 Plánování úkolů). Poté nastává spuštění projektu a jeho realizace, při které je třeba sledovat a upravovat průhěh naplánovaných činností (viz kapitola 6 Sledování úkolů) tak, aby mohlo dojít k úspěšnému zakončení projektu. K rozlišení jednotlivých období životního cyklu projektu slouží pole Stav projektu.

Jak již bylo popsáno v úvodu této kapitoly, jsou nově zakládané projekty automaticky vytvářeny ve stavu Koncept. Při plánování konceptů projektu můžete testovat a upravovat podobu plánu, aniž by tím docházelo k ovlivňování a přepočítávání plánů již existujících projektů.

POZNÁMKA

Priorita konceptů projektů Koncepty projektů mají ve svém výchozím nastavení přiřazenu vysokou číselnou prioritu, resp. mají malou přednost při vytěžování zdrojů (viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 17). Po vytvoření předběžné struktury projektu proto doporučujeme vyplnit do pole Priorita projektu číselnou hodnotu odpovídající reálné prioritě projektu, v plánu konceptu projektu pak uvidíte úkoly naplánováné v rámci úkolů ze skupiny projektů se zadanou prioritou.

Poté, co dokončíte sestavování plánu projektu, můžete projekt spustit tlačítkem Aktivovat projekt v nástrojové liště (tlačítko s ikonkou zelené fajfky, viz obrázek 4.2), případně pomocí nabídky Záznam/Aktivovat projekt.

Následně bude stav projektu nastaven na hodnotu Aktivní a dojde k zařazení plánu projektu mezi plány ostatních aktivních projektů a k jejich přepočítání. Budete-li mít zapnuté automatické ukládání směrných plánů projektů při aktivaci projektu, dojde k uložení podoby plánu do směrných plánů projektu (podrobnosti v kapitole 7 Směrné plány projektů). U projektů s přiřazenou frekvencí výkazů práce se začnou generovat výkazy práce projektu a zobrazí se podzáložka Sledování/Výkazy práce (podrobnosti v kapitole 12).

Mezi záložkami okna projektu naleznete nově také záložku Sledování s podzáložkami Poznámky, do které bude možné průběžně zapisovat a ukládat poznámky k postupu práce na projektu (viz kapitola 15, sekce Dokumenty projektů) a Skutečnost, ve které budete moci sledovat vývoj plnění projektu. Dále se začne zobrazovat podzáložka Analýzy/Dosažený pokrok pro sledování historie průběhu projektu (podrobnosti v kapitole 8 Analýza pokroku).

Zároveň se začnou úkoly aktivního projektu zobrazovat běžným uživatelům v sestavách určených pro sledování jim přiřazených úkolů (Úkoly k udělání, Kalendář činností) a bude možné zapisovat informace o jejich plnění a výsledcích (viz obrázek 6.7). Dále se začnou úkoly exportovat pomocí předpřipraveného webového exportu úkolů (podrobnosti v kapitole 6) a budou pro ně generována upozornění, pokud máte zasílání těchto upozornění nakonfigurováno (např. upozornění pro vedoucí projektů, když se objeví konflikty v plánu, či upozornění pro vlastníky úkolů na zmeškané začátky či konce jim přiřazených úkolů, podrobnosti v sekci Konfigurace upozornění, kapitola 17).

Aktivní projekt, jehož realizace má být například přehodnocena či odložena, můžete přepnout zpět do stavu konceptu pomocí volby Deaktivovat projekt u tlačítka pro vracení stavu projektu (tlačítko s ikonkou červeného křížku), případně pomocí nabídky Záznam/Vrátit stav/Deaktivovat projekt.


PIC

Obrázek 4.13: Tlačítko pro deaktivování a zamknutí projektu

Projekty, které jsou již ukončeny nebo je není potřeba z jiného důvodu již aktualizovat, můžete uzamknout. Slouží k tomu volba Zamknout projekt u tlačítka pro vracení stavu projektu nebo nabídka Záznam/Vrátit stav/Uzamknout projekt, případně obdobná volba místní nabídky.

U projektů, jejichž stav je přepnut na hodnotu Zamknutý nelze měnit žádné k nim připojené záznamy (úkoly, schůzky, dokumenty či položky výkazů práce), lze měnit pouze hlavičku. Zamknuté projekty je možné znovu odemknout volbou Aktivovat projekt.

Stavový řádek okna s podrobnostmi projektu a hodnota ve sloupci Stav v přehledu projektů jsou u zamknutých projektů zvýrazněny červeně, k jejich zobrazení slouží také volba parametru Stav (viz obrázek 4.1).




Chcem mať svoje projekty aj aktuálne a byť v pohode

60 dní prehľad o všetkých termínoch, kapacitách, vstupoch aj výstupoch o každom projekte a úplne zadarmo.