Prípadová štúdia

Organizácia firmy a skrotenie termínov - jasná priorita

Spoločnosť sa venuje výrobe a dodávkam priemyselných váh, následnému servisu, opravám a tiež pravidelným kontrolám.

Postupný rast spoločnosti, príchod nových zamestnancov, nových zákazníkov, ale aj zvýšené nároky zákazníkov na kvalitu dodávok tovaru a dostupnosť servisných a popredajných služieb, postavili firmu pred novú úlohu - nastavenie internej organizácie spoločnosti. Hlavným cieľom bola previazanosť medzi oddelením predaja, realizácie, back-office, dispečingu a následných popredajných služieb. Navyše bol vedením spoločnosti predstavený cieľ, a to byť do 2 rokov bez "papierov" a plne digitalizovaní.

"Ide o našich nielen tradičných, ale aj nových zákazníkov a ja to vnímam tak, že my sme nositeľmi odbornosti. Preto by sme mali vedieť, aké váhy a na čo ich používajú, čo a kedy sa s nimi má robiť z hľadiska údržby. Jednoducho byť ich partnerom a profesionálom, na ktorého sa môžu obrátiť."

František B., riaditeľ spoločnosti

Spoločnosť strácala veľa času dohľadávaním histórie jednotlivých zákaziek. Všetko bolo zavedené na 21. storočie dnes už prekonaným spôsobom. Napríklad ak šiel k zákazníkovi iný technik či obchodník, musel zdĺhavo hľadať, čo tam kto kedy naposledy robil, alebo ponúkal. Najmä obdobie posledných 2 rokov spojené s častými lockdownmi, cestovnými obmedzeniami, absenciami a zmenami nárokov aj prioritami zamestnancov, odhalilo jasnú potrebu lepšej dostupnosti informácií, histórie zákaziek aj zákazníkov. Viazla komunikácia medzi oddeleniami, spôsobená tým, že niekto bol na home office, ošetroval člena rodiny, bol chorý alebo na dovolenke. Tieto všetky aspekty začali ohrozovať profesionálny dojem a klient hľadal riešenie, ako všetko potrebné zaevidovať a lepšie previazať.

Instant Team prišiel v pravú chvíľu

Problém bolo potrebné začať riešiť. Ako súčasť nadnárodnej korporácie mala byť firma v budúcnosti pripojená na materský ERP systém so servisne obchodným modulom. Avšak tento dátum bol už niekoľkokrát odložený. Riaditeľ firmy, pán František B., však tento problém intenzívne vnímal a na odporúčanie svojho známeho sa rozhodol práve pre Instant Team, a to najmä vďaka dobrým skúsenostiam a ponuke prispôsobenia.

Nasadenie išlo bez problému

A ako prebiehala implementácia do firmy? Všetko sme zvládli v dohodnutých termínoch, a to počas mesiaca. Podľa toho, čo pracovníci potrebujú, sme ďalej systém upravovali na mieru potrebám firmy a sme klientovi po ruke aj dnes.

Každý z firmy, či už z obchodného tímu alebo servisu, mohol priniesť svoje poznatky, aby sme mohli systém vyladiť k spokojnosti všetkých.

"Systém je veľmi intuitívny a trvalo mi krátku dobu sa s ním naučiť. Myslím si, že si naň zvykla aj väčšina zamestnancov. Do 14 dní sme v ňom boli schopní pracovať, tvoriť ponuky a ladiť ich formát."

František B., riaditeľ spoločnosti

Jednoduchšie sledovanie zmien aj požiadaviek zákazníkov

V Instant Teame je možné si ľahko zobraziť, či je ponuka hotová, alebo zistiť, či podobnú ponuku niekto tvoril a skopírovať ju, čo šetrí čas aj energiu. Prehľadné sú tak aj ceny, ktoré nie je nutné hľadať v cenníku.

Ďalšou výhodou, ktorú si vo firme chvália, je to, že nie je nutné stále formátovať nejaké tabuľky a taktiež sú vidieť požiadavky ostatných zamestnancov a či sú hotové. Zákazníkovi je možné napísať, že jeho požiadavku prijali pod určitým číslom, a majú zaistené, že sa takejto požiadavke naozaj niekto venuje, a že je v akomkoľvek okamihu dohľadateľné, v akom je požiadavka stavu. Vďaka tomu všetkému aj vďaka ďalším funkciám je firma zase organizovaná.

Úspora času je naozaj znateľná.

Okrem lepšej organizácie a prehľadnosti, ktorú do spoločnosti prináša Instant Team, sporí systém aj čas.

V čom Instant Team šetrí čas

Nie je nutné neustále formátovať a tvoriť texty ponúk, sú vždy pekne štruktúrované.

Servisní technici majú váhy zaevidované v systéme a údaje o nich sa automaticky vyplnia pri písaní kalibračného listu, nie je potrebné to niekam prepisovať.

Nie je nutné sa vždy pýtať niekoľkých spolupracovníkov na detaily k zákazke, pretože informácia o každej váhe je dohľadateľná v systéme a je dostupná kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

Systém beží na cloude, tak sa o nič nestaráme.

Riešenie je prenajaté, až vznikne potreba zmeny, jednoducho si exportujeme všetky dáta.

"Ešte pred týmto rozhodnutím sme sa cca rok venovali hľadaniu optimálneho riešenia pre našu spoločnosť. Takého, ktoré by nás operatívne nezbrzdilo, bolo v cloude a prístupné všetkým podľa priradených práv, ponúklo modul obchodný aj servisný, bolo konfigurovateľné, čiastočne aj nami. Zároveň, aby vychádzalo ekonomicky priaznivo." Skúsili sme iné systémy, ale boli vždy skôr buď pre obchod na písanie ponúk alebo veľmi robustné a ich customizácia by stála viac, než reálne prinesie." Myslím, že na trhu nie je obdobný produkt, ktorý by zodpovedal požiadavkám firmy, ktorá potrebuje evidenciu ponúk, ich preklápanie do realizácií, evidenciu zariadení a stráženie termínov, napríklad pri kalibrácii či platnosti úradného overenia." Instant Team som preto odporúčal a ukazoval aj ďalším firmám, kde potrebujú podobné funkcie, ktoré sa dajú prispôsobiť na mieru."

František B., riaditeľ spoločnosti