Fallstudie

Betriebsorganisation und Terminkontrolle - klare Priorität

Das Unternehmen beschäftigt sich mit der Herstellung und Lieferung von Industriewaagen, anschließendem Service, Reparaturen und regelmäßigen Inspektionen.

Das allmähliche Wachstum des Unternehmens, die Ankunft neuer Mitarbeiter, neuer Kunden sowie gestiegene Kundenanforderungen an die Qualität der Waren und die Verfügbarkeit von Service und After-Sales-Services stellten das Unternehmen vor eine neue Aufgabe - den Aufbau des Unternehmens Organisation. Das Hauptziel war die Verbindung zwischen den Abteilungen Vertrieb, Implementierung, Backoffice, Disposition und Nachbetreuung. Darüber hinaus stellte die Unternehmensleitung ein Ziel vor - innerhalb von 2 Jahren papierlos und vollständig digitalisiert zu sein.

"Das sind nicht nur unsere Stamm-, sondern auch Neukunden, und meiner Meinung nach sind wir die Know-how-Träger. Daher sollten wir wissen, welche Waagen und wofür sie verwendet werden, was und wann mit ihnen in Bezug auf die Wartung zu tun ist. Einfach ihr Partner und ein Profi zu sein, auf den sie sich verlassen können."

František B., Direktor der Firma

Das Unternehmen verlor viel Zeit mit der Suche nach der Historie einzelner Aufträge. Alles war so aufgebaut, wie es im 21. Jahrhundert schon überholt war. Ging beispielsweise ein anderer Techniker oder Verkäufer zum Kunden, musste er lange suchen, was wer da wann macht oder anbietet. Insbesondere die letzten 2 Jahre, verbunden mit häufigen Lockdowns, Reisebeschränkungen, Abwesenheiten und veränderten Personalanforderungen und Prioritäten, haben einen deutlichen Bedarf an besserer Verfügbarkeit von Informationen, Bestellhistorie und Kunden gezeigt. Es gab ein Problem mit der abteilungsübergreifenden Kommunikation, das dadurch verursacht wurde, dass jemand im Home Office war, ein Familienmitglied krank behandelte oder im Urlaub war. All diese Aspekte begannen den professionellen Eindruck zu gefährden und der Kunde suchte nach einer Lösung, um alles zu registrieren und besser zu verknüpfen.

Instant Team kam zur richtigen Zeit

Das Problem musste gelöst werden. Als Teil eines multinationalen Konzerns sollte das Unternehmen künftig mit einem Service- und Business-Modul an ein übergeordnetes ERP-System angebunden werden. Dieser Termin wurde jedoch mehrfach verschoben. Der Geschäftsführer des Unternehmens, Herr František B., hat dieses Problem jedoch intensiv wahrgenommen und sich auf Empfehlung seines Freundes vor allem aufgrund guter Erfahrungen und einer Reihe von Anpassungen für Instant Team entschieden.

Der Einsatz verlief reibungslos

Und wie lief die Umsetzung im Unternehmen? Wir haben alles zu den vereinbarten Terminen innerhalb eines Monats geschafft. Je nach Bedarf der Mitarbeiter haben wir das System weiter an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und stehen dem Kunden weiterhin zur Verfügung.

Jeder aus dem Unternehmen, ob aus dem Vertrieb oder dem Service, konnte sein Wissen einbringen, damit wir das System zur Zufriedenheit aller abstimmen konnten.

"Das System ist sehr intuitiv und ich habe eine kurze Zeit gebraucht, um es zu lernen. Ich denke, die meisten Mitarbeiter sind es auch gewohnt. Innerhalb von 14 Tagen konnten wir darin arbeiten, Angebote erstellen und an deren Format feilen."

František B., Direktor der Firma

Einfachere Nachverfolgung von Änderungen und Kundenanforderungen

In Instant Team können Sie leicht sehen, ob ein Menü fertig ist, oder herausfinden, ob jemand ein ähnliches Menü erstellt hat, und es kopieren, was Zeit und Energie spart. Auch die Preise, die nicht in der Preisliste gesucht werden müssen, sind übersichtlich.

Ein weiterer Vorteil, den Mitarbeiter im Unternehmen loben, ist, dass nicht ständig einige Tabellen formatiert werden müssen und man auch sehen kann, welche Anforderungen andere Mitarbeiter haben und ob sie bereit sind. Es ist möglich, dem Kunden zu schreiben, dass seine Anfrage unter einer bestimmten Nummer eingegangen ist, und es ist sichergestellt, dass sich jemand wirklich um eine solche Anfrage kümmert und dass immer nachvollziehbar ist, in welchem ​​Zustand sich die Anfrage befindet. Dank all dem und dank anderer Funktionen ist das Unternehmen wieder organisiert.

Die Zeitersparnis macht sich wirklich bemerkbar.

Neben der besseren Organisation und Übersichtlichkeit, die Instant Team ins Unternehmen bringt, spart das System auch Zeit.

Wie spart Instant Team Zeit?

Angebotetexte müssen nicht ständig formatiert und erstellt werden, sie sind immer schön strukturiert.

Die Servicetechniker lassen die Waagen im System registrieren und die Daten dazu werden beim Schreiben des Eichblatts automatisch ausgefüllt, es muss nicht irgendwo neu geschrieben werden.

Es müssen nicht immer mehrere Mitarbeiter nach den Details der Bestellung gefragt werden, denn die Informationen zu jedem Waage sind im System nachvollziehbar und jederzeit und überall verfügbar.

Das System läuft in einer Cloud, also kümmern wir uns um nichts.

Die Lösung wird geleast, bei Änderungsbedarf exportieren wir einfach alle Daten.

"Bereits vor dieser Entscheidung haben wir rund ein Jahr nach der optimalen Lösung für unser Unternehmen gesucht. Es hielt uns nicht auf, es war in der Cloud und entsprechend der zugewiesenen Rechte für jeden zugänglich, es hatte ein Business- und Servicemodul, es war konfigurierbar, teilweise von uns. Gleichzeitig soll es nicht zu teuer sein." Wir haben andere Systeme ausprobiert, aber entweder waren sie für ein Bietergeschäft konzipiert oder sie waren sehr robust und eine Anpassung würde mehr kosten als sie sparen." Ich denke, es gibt kein vergleichbares Produkt auf dem Markt, das den Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird, das Angebote erfassen, in Realisierungen umsetzen, Geräte registrieren und Fristen überwachen muss, zum Beispiel für die Kalibrierung oder die Gültigkeit der amtlichen Eichung." Aus diesem Grund habe ich Instant Team anderen Unternehmen empfohlen und gezeigt, die ähnliche Funktionen benötigen, die angepasst werden können."

František B., Direktor der Firma