📞 220 570 270

Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

Kapitola 28 - Nastavení řízení vztahů se zákazníky

V tejto kapitole:

Pokud budou členové vaší pracovní skupiny používat aplikaci Instant Team pro práci v oblasti řízení vztahů se zákazníky, případně pokud budete chtít vystavovat v Instant Teamu faktury či při řízení projektů sledovat i výnosy a zisky projektů, je třeba nejdříve povolit funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky. To provedete zaškrtnutím příznaku Řízení vztahů se zákazníky na stejnojmenné záložce v okně pracovní skupiny (nabídka Nástroje/Pracovní skupina, záložka Nastavení), viz obrázek 28.2 dále.

Po zaškrtnutí se na záložce zobrazí další pole a podzáložky, pomocí kterých si budete moci funkcionalitu přizpůsobit.

Konfigurace řízení vztahů se zákazníky

Zaškrtnutí kolonky Ruční číslování příležitostí vám umožní používat pro číslování příležitostí vlastní systém číslování namísto automatického číslování založeného na pořadí vytvoření příležitosti (viz obrázek 20.1).

Jestliže budou jednotliví pracovníci vykazovat odpracovaný čas a používat výkazy práce pracovníků (viz kapitola 12 Výkazy práce), můžete v kolonce Umožnit vykazovat práci k příležitostem? povolit vykazování času přímo k samotným příležitostem, nejen k úkolům, schůzkám či k absencím, jak je standardně nastaveno.

V poli Obchodní úkoly schvalují můžete nastavit, jakým způsobem se bude nakládat se splněnými úkoly příležitostí, tedy jestli budou vlastníci příležitostí schvalovat dokončení úkolů, které byly přiřazeny jiným uživatelům, či zda nebude třeba úkoly příležitostí po dokončení schvalovat (oba postupy jsou popsány v kapitole 20, sekce Sledování úkolů příležitosti).

Na podzáložce Společnost, viz obrázek 28.5 níže, můžete v poli Vzor adresy pro detail z webu nakonfigurovat odkaz na libovolné webové stránky, který bude využíván pro vyhledávání informací o zájemcích a společnostech (pole Detail z webu podle IČ zobrazující se v záznamech z databází zájemců a společností, viz kapitola 18, část Zobrazení informací z webových stránek).

Značky %1 až %9 zapsané na konec odkazu slouží pro určení údajů, podle kterých mají být informace vyhledávány. Z výběrového seznamu pole Náhrada, které se zobrazí po zapsání značky, vyberte údaj o zájemcích, resp. společnostech, podle kterého chcete informace na zadané stránce vyhledávat. Při vyhledávání pak bude příslušná značka nahrazena vybranou hodnotou (obdobné značky fungují při definování vlastní podoby záhlaví a zápatí při tisku, viz sekce Tisk v kapitole 2).

Ve výchozím nastavení aplikace je konstruován odkaz na stránky společnosti detail.cz, ve kterých jsou informace o zájemcích či společnostech vyhledávány podle identifikačního čísla, na obrázku níže je jako příklad zkonstruován odkaz na stránky google.com, na kterých je vyhledáváno podle názvu zájemce či společnosti.


PIC

Obrázek 28.1: Příklad konfigurace webového odkazu

Zároveň se začnou zobrazovat podzáložky Produkty obsahující přehled nabízených produktů (podrobnosti v kapitole 26), Šablony e-mailů obsahující přehled šablon e-mailových zpráv (podrobnosti v kapitole 23) a podzáložka Obchodní procesy s přehledem šablon obchodních procesů (podrobnosti v kapitole 22).

Jestliže budete aplikaci Instant Team používat pro sledování výnosů projektů, budete moci v okně pro nastavení pracovní skupiny na záložce Projektové řízení/Základní v oddíle Záložky okna úkolu (viz obrázky 17.12, 17.13) pomocí kolonky Zobrazit Výnosy určit, kdy se má v oknech s podrobnostmi úkolů zobrazovat záložka Výnosy.

Konfigurace e-mailové komunikace

Součástí této funkcionality je také možnost používat Instant Team pro vedení e-mailové komunikace (podrobnější informace v kapitole 21 E-mailová korespondence).

Na podzáložce Emaily naleznete vygenerovanou e-mailovou adresu, přes kterou je možné v aplikaci přijímat e-mailové zprávy. Správce firemní sítě určí, zda budou tuto adresu pro přijímání zpráv v Instant Teamu potřebovat jednotliví uživatelé, či zda nastavení vaší firemní sítě umožní automatické přijímání e-mailových zpráv, došlých na firemní e-mailové adresy, také v aplikaci Instant Team.


PIC

Obrázek 28.2: Nastavení e-mailových zpráv

Pro fungování odesílání e-mailových zpráv z Instant Teamu je třeba vyplnit údaje o vašem firemním serveru SMTP, povinné je pouze pole Server SMTP. Pro informace o nastavení serveru na odesílanou poštu a jeho zabezpečení ve vaší společnosti se pravděpodobně budete muset také obrátit na pracovníka, který spravuje vaši firemní síť.

Nastavení jednotek a měn

Při rozepisování finančních objemů příležitostí (viz kapitola 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti) vám mohou usnadnit práci předem definované jednotky množství a měny.

Na podzáložce Jednotky nadefinujete jednotky množství, ve kterých své služby či výrobky zákazníkům nabízíte a dodáváte. Typicky jsou takovými jednotkami kusy či hodiny (množství práce).

Novou jednotku vytvoříte zadáním jejího názvu do šedivé buňky Nová jednotka a potvrzením této hodnoty. Do sloupce Zkratka uveďte zkratku pro označování dané jednotky.


PIC

Obrázek 28.3: Definice používaných jednotek množství

Na podzáložce Měny můžete, pokud budete pro svou obchodní činnost potřebovat, definovat různé peněžní měny.

Novou měnu vytvoříte zadáním názvu do šedivé buňky Nová měna a potvrzením této hodnoty. Do sloupce Kurz vepište kurz, kterým bude měna systémem přepočítávána vůči výchozí měně, a do sloupce Kód označení dané měny.

Jako výchozí měna je standardně používána Česká koruna. Jestliže v nastavení pracovní skupiny zvolíte jiný jazyk než češtinu, budou jako výchozí měna používána Eura (podrobnosti o nastavení jazyka aplikace v kapitole 2, sekce Nastavení pracovní skupiny). Měnu označenou jako výchozí je možné přejmenovat a jako výchozí měnu pak používat jinou než aplikací přednastavenou.


PIC

Obrázek 28.4: Definice používaných měn

Nastavení údajů pro fakturaci

Pro usnadnění práce při fakturaci vašich služeb a výrobků (především pro automatické předvyplňování vybraných údajů ve vydávaných fakturách a na jejich tištěné podobě, viz kapitola 25), je vhodné provést několik nastavení na úrovni pracovní skupiny.

V kolonce Způsob zaokrouhlování je možné nastavit, jakým způsobem se mají zaokrouhlovat časové údaje (čas evidovaný v položkách výkazů práce), ze kterých je systémem vypočítávána cena pro fakturaci vaší práce na projektech. Ve výchozím nastavení nejsou tyto údaje zaokrouhlovány, při volbách Čtvrt hodina, Hodina a Den je vykázaný čas nejdříve odpovídajícím způsobem zaokrouhlen a poté je zaokrouhlená hodnota použita pro výpočet ceny.

Na podzáložce Společnost můžete v kolonce Naše společnost vybrat společnost, jejíž údaje budou do tištěné podoby faktury propisovány jako údaje dodavatele, typicky údaje vaší vlastní společnosti. Jestliže požadovaná společnost není v databázi společností dosud evidována, můžete volbou Nová společnost... v nabídce u tohoto pole vytvořit společnost novou. V oddílu Bankovní spojení doplňte bankovní spojení na tuto společnost.


PIC

Obrázek 28.5: Nastavení údajů pro fakturaci

Do kolonky Splatnost výnosů vyplňte počet kalendářních dnů, po který jsou vámi vydávané faktury splatné, a podle kterého se bude řídit výpočet data splatnosti vydávaných faktur. Dobu splatnosti je možné nastavovat také pro jednotlivé projekty samostatně, viz obrázek 20.14.

Do textového pole Text pro fakturaci můžete dopsat text, který budete chtít propisovat jako poznámku na vašich tištěných fakturách.

Šablony pro tisk dokumentů

V kapitole 25 Fakturace, sekce Vytvoření nové vydané faktury, je podrobně popisován postup tisku vydávaných faktur, v kapitole 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti pak postup pro tisk cenových nabídek. Tisk těchto dokumentů je v Instant Teamu založen na generování souborů ve formátu HTML, strukturu a obsah těchto souborů, resp. webové stránky zobrazující podobu dokumentů pro tisk, určuje zvolená šablona pro tisk.

Šablonu, podle které se budou ve vaší pracovní skupině tisknout všechny vydané faktury, vyberete v poli Šablona pro tisk faktur. Ve výchozím nastavení aplikace je v něm zvolena šablona s označením „modrá (DL)“.

Šablonu, která se bude obchodníkům nabízet jako výchozí šablona pro tisk cenových nabídek, zvolíte v poli Výchozí šablona pro nabídky. Ve výchozím nastavení aplikace není výchozí šablona pro tisk cenových nabídek zvolena.

Přehled existujících šablon naleznete na podzáložce Šablony dokumentů, kde můžete vytvářet i šablony nové. Samotným obsahem šablony dokumentu je zdrojový kód webové stránky zobrazující fakturu, pro jeho vytvoření se budete muset pravděpodobně obrátit na IT specialistu ve vaší společnosti.


PIC

Obrázek 28.6: Přehled šablon pro tisk vydaných faktur a cenových nabídek

Novou šablonu pro tisk dokumentu vytvoříte zadáním jejího názvu do šedivé buňky Nová šablona dokumentu a potvrzením zadané hodnoty. Na úvodní záložce okna pro definici šablony v poli Typ šablony zvolte, zda chcete vytvořit šablonu pro tisk vydané faktury či cenové nabídky, případně dopište k šabloně poznámku.

Na záložce Hlavička definujete hlavičku tištěného dokumentu, tedy horní část faktury, resp. nabídky zobrazující obecné údaje, např. o odběrateli či splatnosti faktury. Na záložce Detail definujete část dokumentu zobrazující jednotlivé fakturované, resp. nabízené položky (v předpřipravených šablonách jsou definovány tři řádky tabulky s položkami, při tisku se bude zobrazovat počet řádek odpovídající počtu položek jednotlivých faktur, resp. počtu položek jednotlivých rozpisů příležitostí). Na záložce Patička pak definujete spodní část dokumentu, typicky opět s obecnými údaji.

V místech, kde chcete do tištěného dokumentu propisovat konkrétní hodnoty zadané v Istant Teamu, můžete v kódu použít značky %1 - %9, ˜1  - ˜9  a $1 - $9. Po zapsání značky se v okně šablony zobrazí pole Náhrada, ve kterém budete moci zvolit pole, které má daná značka zastupovat. Na každé záložce tak můžete vytvořit osmnáct náhrad, tedy v každé části tištěného dokumentu je možné zobrazovat hodnoty osmnácti polí z Instant Teamu. Podrobný popis fungování náhrad naleznete v kapitole 2, sekce Tisk.

Na podzáložce s přehledem existujích šablon i na úvodních záložkách jednotlivých šablon naleznete také pole Vzor, u kterého jsou přiloženy soubory ve formátu HTML obsahující vzorové faktury či nabídky pro tisk. Pomocí tohoto pole, resp. přiloženého souboru, je možné kontrolovat podobu dokumentu definovaného danou šablonou. Po otevření souboru se ve webovém prohlížeči zobrazí stránka s vydanou fakturou či cenovou nabídkou pro tisk, ve které budou místo konkrétních hodnot uvedeny názvy polí zvolených v náhradách.


PIC

Obrázek 28.7: Vzor výchozí vydané faktury pro tisk

TIP
Vlastní šablonu pro tisk vydané faktury či cenové nabídky není nutné vytvářet zcela nově, můžete si zdvojit předpřipravenou šablonu a provést v ní pouze dílčí úpravy, např. přidat či ubrat pole, jejichž hodnoty chcete v tištěné faktuře či nabídce zobrazovat.

Uživatelské role v řízení vztahů se zákazníky

Pro funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky nabízí Instant Team obdobnou strukturu uživatelských rolí jako pro řízení projektů. Jsou k dispozici role Vedoucí, Finančník, Správce a Dohlížitel, speciálně pro tuto funkcionalitu je navíc určena role Obchodník. Všechny role je možné kombinovat. Podrobné informace o oprávnění rolí pro řízení projektů a o způsobu přiřazování rolí jednotlivým uživatelům naleznete v kapitole 17 sekce Uživatelské role.

Všichni uživatelé, bez ohledu na roli jim v systému přiřazenou, mohou číst základní údaje záznamů v databázích Zájemci, Společnosti a Kontakty a mohou v nich vytvářet záznamy nové. Záznamy, u kterým jsou uvedeni jako vlastníci, mohou rovněž měnit a odstraňovat.

Libovolný uživatel může také pracovat s přiřazenými příležitostmi (je uveden jako jejich obchodník) a používat e-mailovou komunikaci Instant Teamu. Jestliže jsou tato základní oprávnění pro práci vybraného uživatele dostatečná, můžete nastavit v poli Role hodnotu Žádná.

Přidělením role Obchodník umožníte uživateli:

  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat příležitosti;
  • vytvářet návrhy projektů pro příležitosti.

Uživatel s rolí Správce kromě oprávnění popsaných v části o projektovém řízení získá právo:

  • číst, měnit libovolné příležitosti a vytvářet pro ně návrhy projektů;
  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat libovolné zájemce, společnosti a kontakty;
  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat produkty, šablony obchodních procesů a e-mailových zpráv.

Uživatelé s rolí Finančník získají oprávnění zadávat, číst, měnit a odstraňovat výnosové sazby úkolů a produktů a mají k dispozici sestavy pro sledování cash-flow, výnosů a zisků projektů. Mají také přístup k fakturaci.

Práva uživatele s rolí Dohlížitel zůstávají stejná jako v oblasti řízení projektů, dohlížitel může číst libovolné záznamy evidované v systému, nemá oprávnění je vytvářet, měnit ani odstraňovat.

Přístupová práva jednotlivých uživatelů (s výjimkou uživatele v roli Dohlížitel) k úkolům, schůzkám, e-mailovým zprávám, dokumentům připojeným k záznamům z databází řízení vztahů se zákazníky vyplývají z vlastnictví daných záznamů, případně ze stavu příležitosti, ke které jsou tyto záznamy připojeny, viz kapitola 20, sekce Stav příležitosti.