📞 220 570 270

Používateľská príručka
V  Pokročilé funkce v úrovni Architect

Kapitola 49 - Přizpůsobení databází

V tejto kapitole:

Všechny záznamy, se kterými v Instant Teamu pracujete, patří do některé z definovaných databází. Jednotlivé databáze shromažďují záznamy stejného typu a umožňují uživatelům s těmito záznamy pracovat. Na úrovni databází je možné definovat strukturu záznamů v nich uložených, vytvářet sestavy a operace týkající se daných záznamů, či nastavovat k záznamům přístupová práva.

Postupy těchto přizpůsobení jsou podrobně popisovány v předcházejících částech této příručky. Tato kapitola je věnována samotným databázím. Popisuje možnosti přizpůsobení stávajících databází, princip vytváření tzv. zabudovaných databází i postup pro vytváření databází vlastních včetně předpisů pro automatické vytváření záznamů.

Popisované postupy jsou dostupné pouze uživatelům s rolí Správce, kteří pracují v licenční úrovni Architect.

Přehled databází

Přehled všech existujících databází naleznete na záložce Databáze v okně pro přizpůsobení pracovní skupiny. Toto okno otevřete nabídkou Úpravy/Přizpůsobit.


PIC

Obrázek 49.1: Přehled databází

V aplikaci existují tři typy databází:

  • primární databáze – slouží jako zdroj záznamů, s nimiž lze v Instant Teamu pracovat, např. databáze Úkolů pro zadávání úkolů, databáze Schůzek pro práci se schůzkami atd;
  • databáze typu sjednocení – slouží jako pomocná databáze obsahující záznamy více databází, např. databáze Činností zahrnující úkoly, schůzky a absence;
  • databáze typu součin – slouží jako pomocná databáze, ve které vznikají nové záznamy obsahující údaje z více databází současně, např. databáze Koncepty poznámek k úkolům (součin databází úkolů a uživatelů) obsahující koncept poznámky pro všechny existující úkoly přiřazené jednotlivě všem uživatelům.

V závislosti na původu databáze dále rozlišujeme tzv. zabudované databáze, jejichž společným znakem je nemožnost odstranění. Jedná se o databáze předpřipravené tvůrci aplikace zajišťující základní fungování Instant Teamu, např. databáze úkolů či zdrojů a o pomocné databáze vznikající automaticky při definici vlastností primárních databází, např. databáze Vazby mezi úkoly vznikající při umožnění vytvářet předchůdce a následníky úkolů.

Mezi zabudované databáze patří:

  • Úkoly – předpřipravená databáze umožňující plánovat úkoly
  • Zdroje – předpřipravená databáze umožňující plánovat podle kapacity zdrojů
  • Adresy – databáze spojená s funkcí Adresář, viz dále
  • Kalendáře – předpřipravená databáze umožňující plánovat podle stanovené pracovní doby
  • Vazby mezi úkoly, mezi Šablony úkolů, mezi Uložení úkolů 2 – databáze spojené s funkcí Předchůdci, viz dále
  • Žurnál – databáze spojená s funkcí Žurnál, viz dále
  • Pracovní skupina – předpřipravená databáze umožňující definovat společná nastavení pro skupinu uživatelů, standardně obsahuje jeden záznam (s informacemi o dané pracovní skupině)
  • Upozornění – předpřipravená databáze umožňující konfigurovat zasílání upozornění
  • Uživatelé –předpřipravená databáze umožňující definovat nastavení jednotlivých uživatelů
  • Sdílené sestavy – předpřipravená databáze obsahující sdílené podoby sestav
  • Uživatelské sestavy – předpřipravená databáze obsahující sestavy vytvořené daným uživatelem a sestavy uživatelem přizpůsobené, umožňuje např. vytvoření navigačního panelu

Změna definice databáze

Dvojitým kliknutím na řádek s vybranou databází, případně tlačítkem Změnit... vpravo od přehledu databází, otevřete okno s podrobnostmi databáze.

Typ databáze (zvolen při vytvoření nové databáze) a původ databáze (zabudovaná či nezabudovaná databáze) ovlivňují možnosti přizpůsobení databáze. Nabídka funkcí pro nastavení vlastností databáze i záložek pro definici vzhledu a přístupu k záznamům dané databáze se proto u jednotlivých databází může lišit, viz dále.


PIC

Obrázek 49.2: Okno s podrobnostmi databáze

U všech existujících databází je možné, pokud vám nevyhovuje, upravit v poli Název pojmenování databáze. V poli Název záznamu můžete upravit označení záznamů dané databáze, které se zobrazuje v hlavičce oken jednotlivých záznamů nebo v automaticky vytvořeném označení operace týkající se záznamů dané databáze (např. nový úkol, odstranit úkol).

V poli Popis je možné zvolit text, který se bude zobrazovat v nápovědě k oknu záznamu. Pro databáze s vyplněným popisem se pak v obsahu nápovědy zároveň automaticky vytvoří odkaz na nápovědu k danému typu záznamu (podrobnosti o nápovědě naleznete v sekci Nápověda v kapitole 2, informace o možnosti používání odkazů na nápovědu v poznámce v sekci Přizpůsobení sestavy typu tabulka, Záložka Základní v kapitole 37). Text popisující databáze je možné formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2).

Do pole Ikonka si můžete vložit vlastní grafické označení záznamů dané databáze. Toto označení se zobrazuje např. v navigačním panelu u sestav zobrazující záznamy dané databáze nebo u tlačítek operací týkajících se záznamů dané databáze. Kliknutím na políčko ikonky otevřete dialogové okno, ve kterém můžete vybrat soubor z adresářové struktury svého počítače. Zvolený soubor musí být uložený ve formátu identifikovatelném jako obrázek o rozměrech 24 krát 24 bodů.

Do pole Název pro iCalendar můžete vložit název, který bude používán pro export záznamů z dané databáze ve formátu iCalendar. Název je třeba definovat ve standardu formátu iCalendar tak, aby mu jiné programy používající tento formát rozuměly.

Pod těmito identifikačními poli naleznete v okně databáze oddíl nazvaný Zabudované funkce. Zaškrtáním příznaků jednotlivých funkcí ovlivníte vlastnosti databáze. Některé funkce automaticky vytvoří v dané databázi nová zabudovaná pole či operace, případně se pro některé funkce vytvoří pomocné zabudované databáze.

Po zaškrtnutí funkce Poznámka se bude v oknech záznamů zobrazovat zabudované textové pole Poznámka umožňující zapisovat k záznamům dané databáze poznámku. U záznamů se zapsanou poznámkou se bude v sestavách zobrazovat grafická ikonka indikující poznámku a při posečkání myší nad touto ikonkou se v plovoucí nápovědě zobrazí text poznámky (zobrazování této ikonky, resp. štítku je definováno pravidlem odlišné prezentace záznamu, viz kapitola 39, sekce Definice podmíněného zobrazení).

Po zaškrtnutí funkce Hierarchie se bude v okně záznamu zobrazovat zabudované pole Rodič, které umožní záznamy dané databáze hierarchicky uspořádat.

Funkce Řazení umožní měnit pořadí záznamů v sestavách tažením myší. Zároveň se vytvoří pomocné zabudované pole Řazení umožňující při zdvojování záznamů kopírovat aktuální řazení záznamů.

Po zaškrtnutí funkce Příloha se bude v oknech záznamů dané databáze zobrazovat zabudované pole Příloha umožňující příkládat k záznamům dané databáze soubory do velikosti 5 MB (podrobnosti o práci s přílohami naleznete v kapitole 15 Dokumenty, poznámky a přílohy). U záznamů s přiloženou přílohou se bude v sestavách zobrazovat grafická ikonka, při posečkání myší nad touto ikonkou se zobrazí plovoucí nápověda s názvem a velikostí přílohy (zobrazování této ikonky, resp. štítku je definováno pravidlem odlišné prezentace záznamu, viz kapitola 39, sekce Definice podmíněného zobrazení).

Při zaškrtnutí příznaku Příloha bude dostupná funkce Více příloh umožňující k záznamům dané databáze přiložit více příloh současně, resp. vytvářející z pole Příloha pole vícehodnotové.

Funkce Jednoduchý výběr mění způsob zadávání hodnoty do pole typu odkaz na záznam z dané databáze, resp. způsob filtrování podle záznamů z dané databáze. Při zaškrtnutí funkce se budou ve výběrových seznamech pro výběr hodnoty pole, resp. parametru zobrazovat konkrétní záznamy z dané databáze (namísto volby Vyhledat... a následného otevření vyhledávací sestavy u akcí pro záznamy z databáze bez jednoduchého výběru). Tato funkce je použita např. v databázi zdrojů a ovlivňuje nabídku pole Vlastník při zadávání vlastníků úkolů nebo nabídku parametru Vlastník v sestavě Kalendář absencí.

Funkce Přečteno umožní díky pomocnému zabudovanému poli Přečteno dosud nepřečtené záznamy (nové záznamy vytvořené jiným uživatelem, stávající záznamy upravené jiným uživatelem, případně záznamy označené jako nepřečtené) v sestavách tučně zvýrazňovat a zasílat uživatelům, pokud mají v nastavení svého uživatelského účtu povoleno, emailová oznámení o změně záznamů dané databáze.

Funkce Vlaječky umožní záznamy dané databáze v sestavách zvýrazňovat barevnými vlaječkami, zároveň budou v nástrojové liště dostupné operace pro označování záznamů, podrobnosti viz kapitola 4, sekce Barevné označování projektů.

Funkce Globální hledání zařadí záznamy dané databáze do režimu globálního hledání, resp. vytvoří v okně globálního hledání samostatnou záložku pro sestavu se záznamy dané databáze, viz obrázek 2.48.

Funkce Žurnál umožní zaznamenávat změny záznamů z dané databáze do tzv. žurnálu, viz obrázek 2.32. Sestava vytvořená nad zabudovanou databází Žurnál pak správcům umožňuje sledovat změny záznamů ze všech databází se zaškrtnutým příznakem, viz obrázek 3.5.

Funkce Piktogram umožní jednotlivé záznamy dané databáze zvýrazňovat piktogramy. Vytvoří zabudované pole Piktogram, do kterého bude možné vložit soubor ve formátu identifikovatelném jako obrázek o maximální velikosti 32 KB (popis práce s polem typu obrázek naleznete v tipu v sekci Nastavení pracovní skupiny, kapitola 3). Příkladem databáze s touto funkcí je databáze Poznámek, ve které je ke každé poznámce automaticky přiložen obrázek avatara autora poznámky, viz obrázek 15.4. (Výchozí hodnota pole Piktogram je systémem vypočítávána automaticky pomocí výrazu. Aby bylo možné do pole vkládat vlastní obrázky, je třeba v okně pro definici pole Piktogram zvolit v poli Může se měnit hodnotu Vždy, podrobnosti viz sekce Výchozí hodnota pole v kapitole 47.)

Funkce Data platnosti vytvoří pomocné zabudované pole Datum, které umožňuje při tvorbě výrazů pro výpočet výchozí hodnoty pole používat operátor vnořená sumarizace v období, podrobnosti v kapitole 48.

Příznak Vypočítávaný název umožní vytvářet názvy záznamů dané databáze na základě definovaného výpočtu (např. názvy výkazů práce jsou tvořeny spojením názvu pracovníka, kterému je přiřazen a období, na které byl výkaz vygenerován). Po zaškrtnutí příznaku se zpřístupní tlačítko Výraz. Tím otevřete editor výrazů, ve kterém můžete výraz pro výpočet názvu záznamu definovat. Zaškrtnutí příznaku Lokalizovaný výpočet umožní vypočítávat různé názvy záznamů v různých jazykových mutacích Instant Teamu. Podrobnosti o tvorbě výrazů naleznete v kapitole 47, sekce Výchozí hodnota pole a v kapitole 48.

Kolonka Reprezentuje určuje, jakou hodnotou budou reprezentovány názvy záznamů dané databáze v hlavičkách oken s detaily záznamů a v sestavách, které se primárně nevztahují k dané databázi. Pokud není dostačující výchozí hodnota (název konkrétního záznamu), můžete pro označení záznamu vytvořit speciální vypočítávané pole. Např. označení schůzek v kalendáři činností je reprezentováno polem Plný název spojujícím název schůzky a místo konání schůzky.

Následující funkce zásadně ovlivňují vlastnosti databáze, proto je vhodné nejprve zvážit následky jejich zaškrtnutí, případně odškrtnutí na chování celé databáze. Některé vlastnosti databází vznikají pouze při vzájemné kombinaci více funkcí.

Funkce Plán vytvoří zabudovaná pole Začátek, Konec a Kalendářní doba trvání umožňující časové plánování záznamů dané databáze.

Funkce Odhad vytvoří zabudovaná pole Plánovaná práce, Pevná hodnota, Zbývající práce v období, Doba trvání a Jednotky umožňující zadávat k záznamům dané databáze předpokládanou pracnost.

Funkce Stav vytvoří zabudované pole Stav umožňující definovat stavy záznamů dané databáze (viz obrázek 38.3). Zároveň se hodnota pole Stav začne zobrazovat ve stavovém řádku oken záznamů a při posečkání myší nad touto hodnotou se bude zobrazovat nápověda s informacemi o historii změn záznamu. (Bez funkce Splněno, viz níže, je možné definovat pouze stavy označující záznam za nesplněný.)

Funkce Splněno vytvoří zabudované pole Skutečný začátek, Skutečný konec a Hotovo umožňující vyplnit dobu skutečné práce na záznamu, resp. označit záznam za splněný.

Pokud budou zaškrtnuté funkce Stav a Splněno současně, umožní systém definovat stavy záznamů označující záznam za splněný a v nástrojové liště okna záznamu se zobrazí tlačítka pro změnu stavu záznamu (budou vytvořeny operace pro označení záznamu za splněný, resp. nesplněný).

Funkce Předchůdci vytvoří zabudovanou databázi Vazby mezi záznamy dané databáze umožňující definovat vazby mezi záznamy. Vzniknou zabudovaná pole Konfliktů, Konflikty v plánu, Připraven, Připraven od a vypočítávaná pole pro analýzu kritické cesty projektu. Zároveň se bude na okně záznamu zobrazovat záložka Předchůdci s tabulkami pro zadávání záznamů do polí Předchůdci a Následníci, viz obrázek 5.16.

Pokud budou zaškrtnuté funkce Plán, Odhad a Předchůdci současně, bude díky zabudovanému poli Plánovat umožněno plánovat podle předchůdců (P – na co nejdříve, S –na co nejpozději).

Funkce Vlastníci, resp. Více vlastníků umožní přiřazovat záznamy dané databáze zdrojům (funkce Více vlastníků změní zabudované pole Vlastník na pole vícehodnotové).

Při zaškrtnuté funkci Vlastníci bude dostupná funkce Práce. Díky funkci Práce vzniknou zabudovaná pole Skončil, Začal, Práce a Celková práce umožňující zdrojům vykazovat v dané databázi odpracovaný čas.

Při zaškrtnutých funkcích Odhad, Plán a Vlastník budou dostupné funkce Zahrnout do vytížení a Automatické vytěžování.

Funkce Zahrnout do vytížení umožní záznamy dané databáze zahrnovat do vytížení zdrojů a indikovat případné přetížení zdrojů.

Funkce Automatické vytěžování vytvoří zabudované pole Priorita a umožní používat automatické plánování s vytěžováním zdrojů (C – do volné kapacity na co nejdříve automaticky, příp. E – do volné kapacity na co nejpozději).

Zaškrtntutí funkce E-mail vytvoří zabudovaná pole potřebná k identifikaci e-mailových zpráv (Od, K, Kopie, Skrytá kopie, Odesláno, Stav e-mailu), což systému umožní import a export e-mailových zpráv. Pro fungování odesílání a přijímání e-mailových zpráv v Instant Teamu stačí tuto funkci zaktivnit u jedné databáze (standardně databáze E-maily).

Funkce Adresář vytvoří zabudované pole E-mailová adresa a zařadí danou databázi do zabudované databáze Adresy. Umožní tak záznamy dané databáze zadávat a vyhledávat jako adresáty e-mailových zpráv. (Zabudovaná databáze Adresy vznikne při zaškrtnutí funkce Adresář u první databáze, standardně je zaškrtnuta např. u databáze Uživatelé.)

Funkce Oblast umožní záznamům z dané databáze reprezentovat zeměpisnou oblast (v zabudovaném poli Oblast se daná oblast nadefinuje pomocí zeměpisných souřadnic) a následně vytvářet sestavy typu mapa.

Funkce Automatické otevře v okně databáze novou záložku Automatické, na které bude možné definovat předpisy pro automatické vytváření záznamů (např. pro opakované úkoly a schůzky).

Předpisy pro automatické vytváření záznamů

Jestliže budete chtít pro danou databázi některé záznamy, případně všechny záznamy, vytvářet automaticky, zaškrtněte funkci Automatické a na záložce Automatické nadefinujte předpis pro automatické vytváření záznamů.


PIC

Obrázek 49.3: Záložka Automatické

Záložka zobrazuje přehled existujících předpisů pro automatické vytváření záznamů v dané databázi. Vpravo od tohoto přehledu naleznete tlačítko Nový..., pomocí kterého můžete vytvořit vlastní předpis pro automatické vytváření záznamů.

V dialogovém okně nejprve v kolonce Kontext vyberte databázi, v jejímž kontextu budou automatické záznamy vznikat – pokud v databázi označené jako kontext vytvoříte nový záznam, dojde v databázi, ve které je předpis definován, k automatickému vytvoření nového záznamu.


PIC

Obrázek 49.4: Volba kontextové databáze

Následně se otevře okno pro definici předpisu. Na záložce Obecné určíte dobu platnosti předpisu a počet záznamů, které chcete dle daného předpisu automaticky vytvořit.

K určení doby platnosti předpisu, tedy doby, po kterou se mají při vytvoření záznamu v kontextové databázi vytvářet i automatické záznamy v dané databázi, slouží kolonky Platí od a Platí do. Ve výchozím nastavení je začátek období nastaven na čas vytvoření předpisu a konec není omezen. (Bez vymezení začátku doby platnosti by došlo k vytvoření automatických záznamů pro všechny již existující záznamy v kontextové databázi.)

Do kolonky Kopie zadejte počet výskytů automaticky vytvořeného záznamu. Odškrtnutím příznaku Odstranitelný neumožníte uživatelům jednotlivé výskyty automaticky vytvořených záznamů odstraňovat.

V editoru výrazů otevřeném pomocí tlačítka Výraz... můžete definovat podmínky, za kterých k automatickému vytvoření záznamu má dojít.


PIC

Obrázek 49.5: Definice předpisu pro automatické vytváření záznamů

Jestliže záznamy v databázi, pro kterou je předpis vytvářen, je možné označovat za splněné, zobrazuje se na záložce také příznak Může být splněn, když. Timto příznakem určíte, zda bude možné u automaticky vytvořených záznamů přepínat stavy, resp. zda bude možné je označovat za splněné. Ve výchozím nastavení je příznak zaškrtnut a všechny automaticky vytvořené záznamy bude možné označit jako splněné. Pomocí tlačítka Výraz... vedle tohoto příznaku je možné definovat výraz, resp. podmínky, za kterých lze stavy automaticky vytvořených záznamů měnit. Odškrtnutím příznaku nepovolíte měnit stavy těchto záznamů a záznamy budou moci být pouze ve svém výchozím stavu.

Okno pro definici předpisu dále obsahuje záložky Další pole. Počet těchto záložek je dán počtem polí v databázi, ve které předpis vytváříte – na každé záložce je zobrazeno deset polí dle abecedního řazení. Můžete na nich nastavovat hodnoty polí, které chcete mít u automaticky vytvořených záznamů předvyplněné. Pomocí tlačítka Výraz... vedle jednotlivých polí otevřete editor výrazů, ve kterém definujete výpočet výchozí hodnoty daného pole v automaticky vytvořeném záznamu.


PIC

Obrázek 49.6: Definice výchozí hodnoty polí automaticky vytvořeného záznamu

Důležitým polem, jehož výchozí hodnotu je třeba definovat, je pole Název. V situaci, kdy dle předpisu vzniká více záznamů najednou, můžete k rozlišení jednotlivých výskytů použít specifický operátor Číslo kopie umožňující názvy jednotlivých výskytů rozlišovat pořadovým číslem, podrobnosti viz sekce Referenční operátory v kapitole 48 a obrázek 48.15.

Zaškrtnutí příznaku Lokalizovaný výpočet umožní pro různé jazykové mutace aplikace vytvářet odlišné výchozí hodnoty daného pole. Příznak Může se měnit umožní uživatelům měnit výchozí vypočítanou hodnotu pole.

Podrobnosti o práci s editorem výrazů a vytváření výchozí hodnoty polí naleznete v kapitole 47, sekce Výchozí hodnota pole a v kapitole 48.

POZNÁMKA

Příklad databáze obsahující pouze automaticky vytvořené záznamy Některé databáze mohou obsahovat pouze automaticky vytvořené záznamy, příkladem takové databáze je databáze zemí. V ní existují samostatné předpisy pro každou zemi definované v kontextu pracovní skupiny. Při vytvoření nové pracovní skupiny se tak databáze zemí naplní automaticky vytvořenými záznamy podle jednotlivých předpisů – výčtem zemí. (Pole typu odkaz na záznam z této databáze je použito u kontaktů či společností, viz obrázek 19.1).

PIC

Obrázek 49.7: Předpisy automaticky vytvářených záznamů v databázi Země

Přehled předpisů nacházející se na záložce Automatické (viz obrázek 49.3 výše) vám poskytne všechny důležité informace o jednotlivých předpisech vytvořených v dané databázi. Vidíte zde kontextovou databázi, dobu platnosti předpisu, počet výskytů automaticky vytvořených záznamů i předvyplněné hodnoty polí. Pomocí parametru Jen aktivní si můžete zobrazovat pouze předpisy s aktuální dobou platnosti.

TIP

Hodnoty ve sloupci Kopie umožňují rozlišit, které automaticky vytvořené záznamy je možné odstraňovat. Uvedení pouze číselné hodnoty, resp. výrazu znamená, že daný předpis neumožňuje odstranění jednotlivých výskytů záznamů. Hodnota „MAX: číselná hodnota, resp. výraz“ uvádí maximální možný počet výskytů záznamů a předpokládá, že některé z výskytů mohou být odstraněny.

Obdobným způsobem hodnota „VÝCHOZÍ: hodnota, resp. výraz“ ve sloupcích jednotlivých polí indikuje možnost změnit výchozí hodnotu pole definovanou předpisem. Uvedení pouze konkrétní hodnoty, resp. výrazu znamená, že není možné hodnotu pole definovanou daným předpisem měnit.

V pravo od tabulky s přehledem předpisů pak naleznete tlačítka pro provádění operací s jednotlivými předpisy. Kromě známých akcí Otevřít..., Nový..., Kopírovat a Odstranit můžete ukončit platnost vybraného předpisu tlačítkem Ukončit, případně předpis zkopirovat a následně ukončit tlačítkem Ukončit a kopírovat. Tlačítkem Vrátit je možné znovu načíst právě odstraněné předpisy.

Předpisy pro automaticky vytvářená upozornění

Specifickou databází je databáze Upozornění obsahující předpisy pro generování upozornění na vybrané události. Upozornění se zobrazují pod ikonkou Instant Teamu v systémové liště počítače nebo mohou být uživatelům zasílána formou e-mailových zpráv, podrobnosti v sekci Upozornění na vybrané události v kapitole 2 a sekci Konfigurace upozornění v kapitole 17.

Záložka Další pole v oknech jednotlivých předpisů upozornění obsahuje pole, která umožňují přizpůsobit zasílání a podobu upozornění.


PIC

Obrázek 49.8: Definice předpisu upozornění

V poli Název definujete obsah, resp. text upozornění. Ve výrazu pro výpočet tohoto pole bývá používán operátor „nahrazení značek %1 až %9 výpočty“ umožňující nahrazovat uvedené značky hodnotami konkrétních polí, viz sekce Textové operátory v kapitole 48.

Znak kolmé čáry umožňuje oddělit text v přehledu upozornění do více úrovní – text před tímto znakem tvoří nadpis bloku upozornění (např. Odmítnutý úkol, Odevzdejte žádost o absenci atd...), text za tímto znakem je pak obsahem samotného upozornění.

Pole Poslat definuje podobu e-mailové zprávy s upozorněním. Ve výchozím nastavení zpráva obsahuje pouze odkaz na záznam do Instant Teamu. Jestliže ve výrazu pro výpočet hodnoty tohoto pole použijete operátor „okno záznamu", bude e-mailová zpráva obsahovat také informace z hlavního okna záznamu. (Pokud okno záznamu obsahuje podokna, je možné v typu operátoru zvolit i zobrazení informací z podoken okna záznamu.)


PIC

Obrázek 49.9: Výpočet hodnoty pole Poslat


PIC

Obrázek 49.10: E-mailová zpráva s podrobnými informacemi záznamu

Pole Zobrazit obdobným způsobem jako pole Poslat určuje, jaké informace o záznamu se zobrazí po rozkliknutí upozornění v přehledu upozornění v systémové liště počítače, tedy zda se zobrazí hlavní okno záznamu nebo vybrané podokno okna záznamu.

V poli Připraven od je opět pomocí výrazu možné určit, kdy se má upozornění uživatelům zobrazit, v poli Upozorňovaní pak zvolíte uživatele, kteří mají být upozorněni.

Jestliže u pole Upozorňovaní zaškrtnete příznak Může se měnit, bude v přehledu upozornění u daného upozornění dostupná volba Vzít na vědomí. Ta uživatelům umožní jednotlivá upozornění, případně všechna upozornění daného bloku, z přehledu upozornění odstranit.


PIC

Obrázek 49.11: Příklad volby Vzít na vědomí v přehledu upozornění

Vytvoření nové databáze

Potřebujete-li vytvořit novou databázi, použijte tlačítko Nová... vedle přehledu existujících databází. Nejprve je třeba v dialogovém okně v kolonce Typ zvolit typ budoucí databáze. Tuto volbu neni možné později změnit.


PIC

Obrázek 49.12: Volba typu databáze

Tlačítkem OK bude nová databáze vytvořena a otevře se okno pro definici databáze.

Zde nejprve na záložce Základní vyplňte identifikační údaje nově vytvořené databáze, postupujte obdobně jako při úpravě stávající databáze.

Nabídka funkcí pro nastavení vlastností databáze a možnosti přizpůsobení nově vytvořené databáze se liší v závislosti na zvoleném typu databáze.

Vytvoření primární databáze

Při volbě typu Primární vznikne databáze sloužící jako zdroj záznamů stejné struktury.

V okně pro definici nové primární databáze (viz obrázek 49.2 výše) jsou nabízeny všechny funkce popisované v předcházející sekci. Standardně je aktivní pouze funkce Žurnál. Zaškrtáním jednotlivých funkcí nadefinujete požadované vlastnosti nové databáze.

Ve výchozím nastavení žádné nové databáze není povolen přístup k jejím záznamům. U nově vytvořené primární databáze můžete přístupová práva nastavit na záložce Přístup. Podrobný popis naleznete v kapitole 46, sekce Nastavení přístupových práv k záznamům.

Následně můžete na záložce Vzhled definovat podobu okna záznamu a vybrat pole, sestavy, případně operace, které chcete u záznamů dané databáze zobrazovat. Podrobný popis pro vytvoření nových polí a rozvržení okna záznamu naleznete v kapitole 38 Přizpůsobení polí a záznamů.

TIP

Zabudovaná pole vznikající automaticky při volbě funkcí databáze se zobrazují na různých záložkách okna s podrobnostmi záznamu – na známé záložce Základní, na záložce Statistiky, případně, pokud se jedná o pole s historií, na záložce Historie. Nově vytvořená pole se v okně záznamu zobrazují na záložce Uživatelská pole. Umístění těchto polí v oknech záznamu si můžete na záložce Vzhled upravit – pole přesunout v okně záznamu na jednu záložku a nepotřebné záložky z okna s podrobnostmi záznamu odstranit.

Po umožnění přístupu k záznamům dané databáze dojde také k automatickému vytvoření tabulkové sestavy pro zobrazování záznamů dané databáze. Tuto sestavu naleznete v navigačním panelu pod stejným označením jako má nově vytvořená databáze. V kapitole 37 Pokročilé přizpůsobení sestav naleznete popis, jak si sestavu přizpůsobit, případně jak si pro záznamy dané databáze vytvořit sestavu novou.

Pro nově vytvořenou primární databázi automaticky vzniknou také operace pro vytvoření nového záznamu z dané databáze a pro jeho odstranění. Je možné vytvářet operace nové, podrobnosti v kapitole 43 Přizpůsobení operací.

Definice databáze typu součin

Při volbě typu Součin vznikne databáze s novými záznamy, které budou obsahovat údaje záznamů z vybraných databází. Nové záznamy v této databázi vznikají automaticky na principu karteziánského součinu, tedy např. pokud budou vybrány dvě databáze, bude nový záznam vytvořen pro každou dvojici záznamů, v níž oba záznamy pocházejí z jiné databáze.

Název záznamu je systémem automaticky vypočítán jako spojení názvů záznamů z podkladových databází. Tento výpočet definovaný v poli Výraz je možné změnit.

Databáze, jejichž údaje mají záznamy nové databáze typu součin obsahovat, je třeba vybrat v kolonce Dimenze. Můžete vybrat žádnou až pět databází.

Vedle každé dimenze naleznete kolonku Filtr, pomocí které můžete do nové databáze typu součin vyfiltrovat pouze vybrané záznamy. Ve výchozím nastavení jsou do nové databáze zahrnuty všechny záznamy z vybrané databáze. Tlačítkem Změnit... otevřete okno pro definici filtrovacích podmínek (popis nastavení filtrovacích podmínek viz kapitola 37, sekce Přizpůsobení sestavy typu tabulka, Záložka Filtry). Výběrem podmínky „je rovno poli z aktivního záznamu“ můžete v následující dimenzi použít jako filtr hodnotu z předcházející dimenze, výběrem podmínky „je rovno poli z nadřazeného záznamu“ pak hodnotu z předpředchozí dimenze.


PIC

Obrázek 49.13: Okno pro definici databáze typu součin

V databázi typu součin nemusí být dostupné všechny výše popisované funkce pro nastavení vlastností databáze.

Na záložce Přístup je možné povolit pouze přístup pro čtení a měnění záznamů, v databázi typu součin není možné vytvářet nové záznamy či odstraňovat stávající.

Do databáze typu součin lze přidávat nová pole, vytvářet pro ní nové sestavy či definovat operace typu upravit záznam.

Definice databáze typu sjednocení

Volbou typu Sjednocení vytvoříte databázi, která bude obsahovat záznamy z vybraných primárních databází.

Databáze, jejichž záznamy chcete v nově vytvořené databázi typu sjednocení zobrazovat, přesuňte šipkami z tabulky Nezahrnuté do tabulky Zahrnuté.


PIC

Obrázek 49.14: Okno pro definici databáze typu sjednocení

Vlastnosti nové databáze typu sjednocení vycházejí z vlastností podkladových databází. Dostupné jsou pouze funkce Jednoduchý výběr a Globální vyhledávání.

V okně pro definici databáze typu sjednocení se nabízí pouze záložka Základní, není tak možné povolit přístup k jejím záznamům (pro tuto databázi není možné vytvářet nová pole, nejsou dostupné žádné operace a nedojde ani k automatickému vytvoření nové sestavy zobrazující údaje této databáze).

Sdílení a odstraňování databází

Všechna přizpůsobení, která v databázích provedete, jsou automaticky sdílena pro celou pracovní skupinu. Zrušit přizpůsobení, které jste v databázi udělali, je možné akcí Zpět.

Nepotřebnou databázi můžete odstranit tlačítkem Odstranit, viz obrázek 49.1. Tlačítkem Vrátit je pak možné odstraněné databáze znovu načíst.