Uživatelská příručka
III  Řízení podpory a údržby

V této kapitole:

Tato kapitola je věnována evidenci smluv, které uzavíráte se svými zákazníky, i jednotlivých servisních služeb, které na základě těchto smluv poskytujete. Propojení smluv nebo přímo konkrétních servisních služeb s požadavky zákazníků pak umožní analýzu poskytovaných služeb.

Vytváření smluv je vyhrazeno uživatelům s rolí Technik.

Vytvoření nové smlouvy

Nejprve si v navigačním panelu ve složce Podpora a údržba otevřete sestavu Smlouvy, která zobrazuje všechny vytvořené smlouvy.

Pro vytvoření nové smlouvy zadejte požadovaný název do šedivé buňky Nová smlouva a zadání potvrďte. Volbou Podrobnosti... v místní nabídce nad označeným řádkem pak otevřete okno, ve kterém můžete zapisovat další informace o nově vytvořené smlouvě. Většinu údajů můžete také kdykoliv zapisovat a měnit přímo v sestavě s přehledem smluv.

Do pole Poznámka můžete zapsat další upřesňující informace, do pole Příloha můžete pomocí tlačítka Přiložit... připojit ke smlouvě libovolnou přílohu do velikosti 5 MB. (Podrobnosti o možnostech formátování textu poznámky naleznete v kapitole 2, sekce Vytváření záznamů, o práci s přílohami v kapitole 15, sekce Práce s přílohami.)

Vepsáním názvu společnosti do pole Společnost, resp. vyhledáním odpovídající společnosti pomocí nabídky tohoto pole, můžete smlouvu přiřadit ke společnosti, se kterou ji uzavíráte. Do pole Primární kontakt se následně propíše primární kontakt této společnosti, podrobnosti v kapitole 19 Správa společností a kontaktů.

Platnost smlouvy

Pole Platnost od a Platnost do slouží k evidenci doby platnosti smlouvy. Do pole Platnost od se standardně automaticky vyplní datum vytvoření smlouvy.

Pomocí hodnot pole Stav smlouvy snadno získáte přehled o platnostech jednotlivých smluv. Barevně odlišené hodnoty tohoto pole se zobrazují ve stavovém řádku okna s podrobnostmi smlouvy i v sestavě Smlouvy, kterou je možné dle parametru Stav smlouvy také filtrovat.

Nové smlouvy jsou vytvářeny ve stavu Koncept (oranžové rozlišení). K datu, kdy smlouva nabývá platnosti, můžete tlačítkem Aktivovat smlouvu v nástrojové liště smlouvu přepnout do stavu Aktivní, ke dni ukončení smlouvy pak tlačítkem Ukončit smlouvu do stavu Ukončena (s červeným rozlišením).

V nabídce tlačítka pro vracení stavu se zobrazuje také volba Deaktivovat smlouvu, kterou je možné aktivní či již ukončenou smlouvu přepnout zpět do stavu konceptu.

Přehled smluvních služeb

Na okně s podrobnostmi smlouvy naleznete také vnořenou sestavu nazvanou Řádky. V této jednoduché tabulkové sestavě si můžete vytvořit seznam servisních služeb, které poskytujete na základě dané smlouvy.

Jednotlivé typy smluv často mají standardizovanou nabídku servisních služeb a správce pracovní skupiny může práci techniků usnadnit vytvořením šablon smluv s předdefinovanými servisními službami, resp. s předdefinovanou sadou řádek. Při vytvoření nové smlouvy ze šablony pak do ní bude automaticky vložena sada služeb definovaná v šabloně (podrobnosti o vytváření a používání šablon smluv naleznete dále v kapitole 35 Šablony smluv).

Pokud pro vytvoření smlouvy nebudete používat šablonu s předpřipravenou sadou řádek, či budete chtít řádky smlouvy vyplněné ze šablony pro zákazníka individuálně upravovat, můžete nový řádek smlouvy vytvořit pomocí buněk s označením Nový řádek smlouvy přímo v sestavě.

V okně s detaily řádku smlouvy, resp. služby, můžete poskytovanou službu pomocí pole Poznámka blíže specifikovat, případně ji v poli Produkt přiřadit k odpovídajícímu produktu.

Pomocí tlačítka Odstranit řádek smlouvy v nástrojové liště pak můžete vybrané řádky smlouvy, resp. služby poskytované na základě dané smlouvy, odstraňovat.

Analýza servisních služeb

Požadavky zákazníků můžete přiřazovat ke smlouvám či servisním službám, ke kterým se váží. Slouží k tomu pole Smlouva a Řádek smlouvy v oknech s podrobnostmi požadavků (viz obrázek 30.1).

Záložka Požadavky v okně smlouvy, resp. řádku smlouvy, s přehledem všech požadavků, které byly k dané smlouvě či servisní službě přiřazeny, vám pak pomůže danou smlouvu či servisní službu analyzovat.