Případová studie

Organizace firmy a zkrocení termínů - jasná priorita

Společnost se věnuje výrobě a dodávkám průmyslových vah, následnému servisu, opravám a také pravidelným kontrolám.

Postupný růst společnosti, příchod nových zaměstnanců, nových zákazníků, ale i zvýšené nároky zákazníků na kvalitu dodávek zboží a dostupnost servisních a poprodejních služeb, postavily firmu před nový úkol - nastavení interní organizace společnosti. Hlavním cílem byla provázanost mezi oddělením prodeje, realizace, back-office, dispečinku a následných poprodejních služeb. Navíc byl vedením společnosti představen cíl, a to být do 2 let bez "papírů" a plně digitalizováni.

"Jde o naše nejen tradiční, ale i nové zákazníky a já to vnímám tak, že my jsme nositeli odbornosti. Proto bychom měli vědět, jaké váhy a k čemu je používají, co a kdy se s nimi má dělat z hlediska údržby. Jednoduše být jejich partnerem a profesionálem, na kterého se mohou obrátit."

František B., ředitel společnosti

Společnost ztrácela spoustu času dohledáváním historie jednotlivých zakázek. Vše bylo zavedeno na 21. stolení dnes již překonaným způsobem. Např. pokud jel k zákazníkovi jiný technik či obchodník, musel zdlouhavě hledat, co tam kdo kdy naposledy dělal, nebo nabízel. Zejména období posledních 2 let spojené s častými lockdowny, cestovními omezeními, absencemi a změnami nároků i prioritami zaměstnanců, odhalilo jasnou potřebu lepší dostupnosti informací, historie zakázek i zákazníků. Vázla komunikace mezi odděleními, způsobená tím, že někdo byl na home office, na OČR nebo nemocný/dovolená. Tyto všechny aspekty začaly ohrožovat profesionální dojem a klient hledal řešení, jak vše potřebné zaevidovat a lépe provázat.

Instant Team přišel v pravou chvíli

Problém bylo potřeba začít řešit. Jako součást nadnárodní koorporace měla být firma v budoucnu připojená na mateřský ERP systém se servisně obchodním modulem. Nicméně toto datum bylo již několikrát odloženo. Ředitel firmy, pan František B., však tento problém intenzivně vnímal a na doporučení svého známého se rozhodl právě pro Instant Team, a to zejména díky dobrým zkušenostem a nabídce přizpůsobení.

Nasazení šlo bez problému

A jak probíhala implementace do firmy? Vše jsme zvládli v dohodnutých termínech, a to během měsíce. Podle toho, co pracovníci potřebují, jsme dále systém upravovali na míru potřebám firmy a jsme klientovi k ruce i dnes.

Každý z firmy, ať už z obchodního týmu nebo servisu, mohl přinést své poznatky, abychom mohli systém vyladit ke spokojenosti všech.

"Systém je velice intuitivní a trvalo mi krátkou dobu se s ním naučit. Myslím si, že si na něj zvykla i většina zaměstnanců. Do 14 dnů jsme v něm byli schopni pracovat, tvořit nabídky a ladit jejich formát."

František B., ředitel společnosti

Snazší sledování změn i požadavků zákazníků

V Instant Teamu je možné si snadno zobrazit, zda je nabídka hotová, nebo zjistit, zda podobnou nabídku někdo tvořil, a zkopírovat ji, což šetří čas i energii. Přehledné jsou tak i ceny, které není nutné hledat v ceníku.

Další výhodou, kterou si ve firmě chválí, je to, že není nutné pořád formátovat nějaké tabulky a také jsou vidět požadavky ostatních zaměstnanců a zda jsou hotové. Zákazníkovi je možné napsat, že jeho požadavek přijali pod tím a tím číslem, a mají zajištěno, že se takovému požadavku opravdu někdo věnuje, a že je v jakýkoliv okamžik dohledatelné, v jakém je požadavek stavu. Díky tomu všemu i díky dalším funkcím je firma zase organizovaná.

Úspora času je opravdu znatelná.

Kromě lepší organizace a přehlednosti, kterou do společnosti přináší Instant Team, spoří systém také čas.

V čem Instant Team šetří čas

Není nutné neustále formátovat a tvořit texty nabídek, jsou vždy pěkně strukturované.

Servisní technici mají váhy zaevidované v systému a údaje o nich se automaticky vyplní při psaní kalibračního listu, není třeba to někam přepisovat.

Není nutné se vždy ptát několika spolupracovníků na detaily k zakázce, protože informace o každé váze je dohledatelná v systému a je dostupná kdykoliv a odkudkoliv.

Systém běží na cloudu, tak se o nic nestaráme.

Řešení je pronajaté, až vznikne potřeba změny, jednoduše si exportujeme veškerá data.

"Ještě před tímto rozhodnutím jsme se cca rok věnovali hledání optimálního řešení pro naši společnost. Takového, které by nás operativně nezbrzdilo, bylo v cloudu a přístupné všem dle přiřazených práv, nabídlo modul obchodní i servisní, bylo konfigurovatelné, částečně i námi. Zároveň, aby vycházelo ekonomicky příznivě." Zkusili jsme jiné systémy, ale byly vždy spíš buď pro obchod pro psaní nabídek nebo moc robustní a jejich customizace by stála více, než reálně přinese." Myslím, že na trhu není obdobný produkt, který by odpovídal požadavkům firmy, která potřebuje evidenci nabídek, jejich překlápění do realizací, evidenci zařízení a hlídání termínů, například u kalibrace či platností úředního ověření." Instant Team jsem proto doporučoval a ukazoval i dalším firmám, kde potřebují podobné funkce, které se dají přizpůsobit na míru."

František B., ředitel společnosti