Uživatelská příručka

V této kapitole:

Tato podrobná uživatelská příručka vám pomůže efektivněji využít všech možností aplikace Instant Team společnosti Heaven Industries.

Instant Team umožňuje projektovým týmům, malým i velkým, zvýšit výkonnost díky efektivní podpoře plánování, sledování, měření a analýzy projektových činností. Tato kniha pokrývá vše, co potřebujete o práci s aplikací Instant Team vědět. Od administrace uživatelů přes používání aplikace pro naplánování a pozdější sledování projektů až po přizpůsobení aplikace vašim specifickým potřebám.

Komu je určena tato kniha?

Příručka je primárně určena uživatelům služby Instant Team Hosted, kterou poskytuje společnost Heaven Industries přes internet. Stejně tak ale poslouží i společnostem, které Instant Team provozují samy na svém technickém zařízení.

Moduly aplikace

Základní stěžejní funkcionalita Instant Teamu je určena pro řízení projektů. Aplikace zároveň obsahuje dva nepovinné moduly, které si mohou uživatelé sami dle potřeby zaktivnit. Prvním z nich je funkcionalita Řízení vztahů se zákazníky, která umožní i rozšířené použití aplikace v oblasti řízení projektů. Druhou je funkcionalita Řízení podpory a udržby, která je koncipována jako nadstavba Řízení vztahů se zákazníky.

Všechny tři moduly jsou popisovány v samostatných částech.

Licenční úrovně

Aplikace Instant Team je dostupná ve třech licenčních úrovních. Velká část knihy popisuje všechny možnosti Instant Teamu, které jsou k dispozici v licenční úrovni Standard. Všechny informace zde uvedené jsou plně aplikovatelné i v licenčních úrovních Professional a Architect.

V samostatných částech jsou pak popsány možnosti přizpůsobení a nastavení aplikace dostupné pouze uživatelům s licenční úrovní Professional a Architect.

Verze 6.11.2

Instant Team je nepřetržitě dále vylepšován. Nové funkce vznikají a někdy i některé zaniknou. Tato příručka popisuje funkcionalitu podle verze 6.11.2.

Textové konvence

V následujícím textu je použito několik speciálních konvencí, které by vám měly pomoci rychleji se v knize zorientovat.

Tipy

Tipy vám poskytnou rychlou radu, jak aplikaci používat efektivněji.

Poznámky

Poznámky vám zprostředkují techničtěji zaměřené tipy jak Instant Team používat. Tyto texty nemusíte číst, ale některým uživatelům mohou zde uvedené podrobné informace pomoci.

Upozornění

Upozornění vám vysvětlí potenciálně negativní důsledky nějaké operace či akce, zvláště pokud mohou mít vážné nebo přímo katastrofální následky, jako je ztráta či nekonzistence dat.

Struktura příručky

Příručku můžete číst celou postupně od začátku až do konce, nebo si vybrat jen některé pro vás důležité kapitoly. Jejich následující stručný popis by vám ve výběru mohl pomoci:

První kapitolu, Úvod, už jste téměř dočetli. Představila vám, co můžete od této příručky očekávat a jak se v ní orientovat.

Ve druhé kapitole, Začínáme, se podrobně seznámíte s principy ovládání Instant Teamu. Dozvíte se, jak se v Instant Teamu pohybovat, kde získat v systému pomoc a jak pracovat s databázemi, záznamy a sestavami.

V kapitole Správa uživatelů je popsáno, jak mohou správci pracovní skupiny zavádět do pracovní skupiny další uživatele a jak ji spravovat, všichni uživatelé Instant Teamu se pak dozvědí, jak mohou spravovat a přizpůsobovat své uživatelské účty.

Část příručky nazvaná Projektové řízení obsahuje kapitoly věnované jak samotnému řízení projektů, tak souvisejícím funkcionalitám, které můžete při řízení projektů využít, jako je například vykazování práce či plánování pracovních schůzek a absencí.

V kapitole Projekty se seznámíte s tím, jak založit projekt, jak nakonfigurovat jeho vlastnosti, i s tím, jak jsou v Instant Teamu nastavena práva uživatelů uvedených v projektových týmech.

Následující kapitola, Plánování úkolů, vám ukáže, jak pro projekt vytvořit rozpis úkolů projektu (Work Breakdown Structure) a jak k tomu využít ruční plánování nebo automatické vytěžování zdrojů. Je tu popsána práce s předchůdci a následníky úkolů i analýza kritické cesty v projektu. Tato kapitola je zaměřena na uživatele, kteří jsou uvedeni jako vedoucí projektů.

V kapitole Sledování úkolů je pak popsáno, jak se uživatelé uvedení v projektových týmech dozvědí o svých úkolech, jakým způsobem mohou vedoucím projektů podávat informace o postupu práce na těchto úkolech, průběžně s nimi pomocí poznámek komunikovat či jak mohou navrhovat nové projektové úkoly. Dozvíte se také, jak udržovat plán projektu stále aktuální a jakým způsobem mohou vedoucí projektu schvalovat dokončení jednotlivých úkolů.

Kapitola Směrné plány projektů popisuje práci se směrnými plány, které umožňují kdykoliv v průběhu projektu uložit podobu plánu a následně porovnávat aktuální stav projektu s uloženou podobou plánu.

V kapitole Analýza pokroku se dozvíte, jak mohou vedoucí projektů sledovat a analyzovat postup práce na svých projektech, i jak mohou postup své práce sledovat jednotliví uživatelé.

Kapitoly Šablony projektů a Import a export projektů vás seznámí s postupy, jak vytvářet a používat šablony projektů, jak pomocí předpřipraveného importního předpisu naimportovat do Instant Teamu projektová data z aplikace MS Project, či jak naopak vyexportovat data z Instant Teamu do MS Projectu.

Kapitola Plánování absencí popisuje způsob, jakým mohou uživatelé Instant Teamu snadno plánovat své absence, a jakým jsou tyto absence zahrnuty do vytěžování zdrojů při automatickém plánování projektů.

Kapitola Výkazy práce obsahuje popis zakládání, vyplňování a analyzování výkazů práce pracovníků a výkazů práce projektů (timesheets). Naučíte se, jak používat výkazy práce pracovníků pro zpětné nebo průběžné vykazování své práce na pracovních činnostech, tedy na úkolech, pracovních schůzkách či evidovaných absencích. Dozvíte se také, jak mohou pověření pracovníci výkazy práce pracovníků schvalovat. Vedoucí projektů se pak seznámí s možností vykazovat práci všech účastníků projektu ve výkazu práce projektu.

Kapitola nazvaná Výrobní projekty popisuje specifika plánování výrobních projektů, to jest především způsob zadávání norem u úkolů výrobního projektu, kusový plán projektu či možnost úpravy norem v průběhu projektu.

Kapitola Schůzky seznámí členy projektových týmů s tím, jak schůzky plánovat, zasílat účastníkům pozvánky, sestavit program schůzky a zápis z jejího průběhu, či jak kontrolovat úkoly ze schůzky vygenerované. Dozví se zde také, jak získat přehled o schůzkách spojených s projektem, i jak přenést schůzky naplánované v Instant Teamu do jiných aplikací nebo zařízení, v nichž jsou běžně zvyklí plánovat svůj časový rozvrh.

Kapitola nazvaná Dokumenty a přílohy popisuje, jak používat Instant Team k vytváření a sdílení tzv. společných dokumentů a dokumentů připojených k jednotlivým projektům. Naleznete v ní také popis práce s přílohami, které mohou být připojeny ke společným dokumentům, k dokumentům projektů či k vybraným typům záznamů, např. k jednotlivým úkolům. Dozvíte se, i jak průběžně zapisovat poznámky k projektům.

V kapitole nazvané Náklady se dozvíte o finančním plánování projektů v Instant Teamu.

Kapitola Nastavení projektového řízení je určená zejména uživatelům s rolí Správce a seznámí je s tím, jak nastavit uživatelské role či jak spravovat zdroje. Dozvědí se také, jaká nastavení pro fungování projektového řízení mohou v pracovní skupině provést a jak si některé vlastnosti projektového řízení přizpůsobit podle potřeb vlastní pracovní skupiny.

Kapitoly v části Řízení vztahů se zákazníky popisují principy využití aplikace Instant Team v oblasti řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management). Zpřístupnění této funkcionality je třeba nejdříve povolit v nastavení pracovní skupiny.

Kapitola Hodnocení zájemců vás seznámí se způsobem ukládání údajů při prvotním kontaktu se zájemci o vaše služby či výrobky. Dozvíte se také, jak evidovat komunikaci se zájemci a jak vyhodnotit jejich připravenost k navázání obchodního vztahu.

V kapitole nazvané Správa společností a kontaktů se dozvíte, jak udržovat databázi společností, se kterými jste v obchodním styku a jak vytvořit provázanost těchto společností na jednotlivé kontakty, projekty, příležitosti či požadavky evidované v Instant Teamu.

Kapitola Rozvíjení příležitostí obsahuje popis obchodních příležitostí a odhadů jejich úspěšnosti a finančního přínosu v určitém časovém období.

Kapitola E-mailová korespondence popisuje fungování e-mailové korespondence v Instant Teamu a nabídne vám možnost používat přehled e-mailových zpráv jako jednu z možných variant vedení důležité dokumentace k jednotlivým projektům a příležitostem.

Kapitola Šablony obchodních procesů vám ukáže, jak definovat jednotlivé kroky obchodního procesu a vytvořit z nich šablony, které mohou využívat obchodníci při své práci se zákazníky.

V kapitole Šablony e-mailů je popsán postup vytváření šablon k e-mailovým zprávám, seznámíte se i s možnostmi používání těchto šablon.

Kapitola Výnosy a zisky projektů popisuje plánování výnosů projektů založené na výnosové sazbě jednotlivých úkolů, případně prodejní ceně evidovaných produktů, a dále pak možnosti sledování ziskovosti projektů.

Kapitola Fakturace se věnuje oblasti fakturace vašich služeb či zboží, ukáže vám, jak vystavovat a tisknout vydané faktury, jak je hromadně vyplňovat na základě cash-flow výnosů projektů, či jak sledovat výši a splatnost vašich pohledávek, případně jak pohledávky upomínat.

Kapitola Správa produktů popisuje postup pro vytvoření jednoduchého katalogu produktů, tedy výrobků či služeb, které nabízíte a dodáváte svým zákazníkům.

V kapitole Správa přijatých faktur se seznámíte s postupem pro vytvoření přehledu přijatých faktur, pro sledování splatnosti faktur a stavu závazků i s možností vytvořit elektronický hromadný příkaz k platbě ve formátu ABO. Dále se dozvíte, jak při řízení projektů porovnávat fakturované částky a plánované náklady na projekt.

V kapitole Import transakční historie z bankovního účtu se dozvíte, jak můžete v Instant Teamu prostřednictvím předpřipraveného importního předpisu ve formátu GPC získat přehled o pohybech na svém bankovním účtu a jak díky párování naimportovaných plateb s evidovanými vydanými i přijatými fakturami kontrolovat své pohledávky a závazky.

Kapitola Nastavení řízení vztahů se zákazníky je určena zejména uživatelům s přidělenou rolí Správce a seznámí je s možnostmi nastavení funkcionality a se způsobem fungování uživatelských rolí v řízení vztahů se zákazníky.

V kapitolách zahrnutých do části Řízení podpory a údržby jsou popisovány principy používání Instant Teamu v oblasti řízení podpory a údržby (Service Management). Zpřístupnění této funkcionality je třeba nejdříve povolit v nastavení pracovní skupiny.

Kapitola Řešení požadavků poskytne návod, jak evidovat, plánovat a realizovat požadavky zákazníků na servis, technickou podporu či údržbu dodávaných produktů.

Kapitola Správa a servis zařízení se věnuje správě vámi prodávaných či servisovaných zařízení, dozvíte se zde, jak k dlouhodobým servisním službám poskytovaným k těmto zařízením generovat pravidelně se opakující servisní úkoly a jak vygenerované servisní úkoly přiřazovat k požadavkům či jak sledovat přesuny zařízení.

Kapitola Správa smluv popisuje postup pro vytvoření jednoduché evidence smluv, na základě kterých poskytujete zákazníkům následný servis k prodaným výrobkům či službám.

V kapitolách Šablony požadavků, Šablony zařízení a Šablony smluv se dozvíte, jak usnadnit práci techniků definováním posloupností úkolů potřebných pro realizaci jednotlivých typů požadavků, předpisů pro generování opakovaných úkolů vztahujících se k jednotlivým typům zařízení či definováním šablon smluv.

Kapitola Propojení obchodu a servisu popisuje možnost plynoucí z propojení obchodního modulu Instant Teamu, tedy funkcionality Řízení vztahů se zákazníky a servisního modulu, tedy funkcionality Řízení podpory a údržby, a to zejména vytváření požadavků a zařízení v kontextu příležitostí.

Kapitola nazvaná Nastavení řízení podpory a údržby popisuje možnosti nastavení funkcionality a způsoby fungování uživatelských rolí v této funkcionalitě. Je proto určena zejména uživatelům, kteří mají přidělenou roli Správce.

Kapitoly v části Pokročilé funkce v úrovni Professional jsou určeny pro uživatele s licenční úrovní Professional. Uživatelům s licenční úrovní Standard není zde popsaná funkcionalita dostupná.

Kapitola Pokročilé přizpůsobení sestav popisuje postupy při vytváření vlastních sestav a možnosti úplného přizpůsobování sestav. Dozvíte se, jak přizpůsobit obsah sestavy, jak seskupovat záznamy do skupin podle obsahu jednotlivých polí a také jak definovat filtry, parametry a vzhled jednotlivých sestav.

Kapitola Přizpůsobení polí a záznamů pojednává o přizpůsobování podoby oken s detaily jednotlivých záznamů. Jsou zde popsány způsoby vytváření nových uživatelských polí a možnosti úprav rozvržení podrobných náhledů na jednotlivé záznamy.

Stručná kapitola Přizpůsobení barev a stylů pojednává o tom, jak mohou správci nastavit podmíněnou prezentaci záznamů, tedy jak nastavit, aby se záznamy při splnění definovaných podmínek prezentovaly odlišnou barvou či odlišným stylem textu.

V dalších dvou kapitolách, Přizpůsobení importů a Export dat, jsou popsány možnosti výměny dat mezi Instant Teamem a jinými systémy a aplikacemi. Dozvíte se v nich, jak data do aplikace Instant Team importovat z externích strukturovaných zdrojů, včetně vytváření vlastních importních předpisů, a jakým způsobem je možné data z aplikace Instant Team exportovat.

Kapitola Správa možností přizpůsobení shrnuje nastavení, která správcům pracovních skupin umožní povolovat a zakazovat vybrané parametrizační funkce aplikace Instant Team.

Zbývající kapitoly této příručky v části Pokročilé funkce v úrovni Architect jsou určeny pouze uživatelům s licenční úrovní Architect. Uživatelům, kteří používají aplikaci Instant Team v nižších licenčních úrovních, nejsou zde popisované funkcionality dostupné.

V kapitole nazvané Přizpůsobení operací se dozvíte, jak mohou správci pracovní skupiny vytvářet a přizpůsobovat operace, tj. jak mohou vytvářet a upravovat postupy pro vytváření, odstraňování a změny záznamů v jednotlivých databázích aplikace.

Následující kapitola Pokročilé přizpůsobení importů a exportů popisuje formáty pro import a export dat do, resp. z Instant Teamu, dostupné v nejvyšší licenční úrovni a způsoby ukládání importních předpisů a nastavených parametrů exportů, včetně možnosti plánovaného spouštění uložených importů a exportů. Je zde také stručně popsán postup pro zadávání dávkového zpracování importů a exportů.

Kapitola Jazyková lokalizace vás seznámí s možností lokalizovat texty v aplikaci i pro jiné než standardně podporované jazyky a zároveň vám objasní postup, jak v podporovaných jazykových mutacích lokalizovat přizpůsobení aplikace a hodnoty vybraných polí.

Kapitola Správa přístupových práv obsahuje popis nastavení přístupových práv uživatelů k záznamům jednotlivých databází, k vybraným polím a sestavám a vysvětlí, jak můžete tato práva dle potřeb vaší pracovní skupiny upravovat. Dozvíte se zde také, jak je možné omezit přístupová práva uživatelů k možnostem přizpůsobení pracovní skupiny či jak vytvářet nové uživatelské role.

Kapitola Pokročilé přizpůsobení polí pojednává o pokročilém přizpůsobení polí dostupném pouze v licenční úrovni Architect.

Kapitola Přehled operátorů pro výpočet výchozí hodnoty polí nabízí stručný přehled operátorů, které můžete využívat při definici výpočtů výchozí hodnoty polí.

V předposlední kapitole nazvané Přizpůsobení databází se uživatelé s rolí Správce dozvědí, jak upravovat vlastnosti stávajících databází, jak vytvořit databáze nové, či jak definovat předpisy pro automatické vytváření záznamů.

Závěrečná kapitola Správa pokročilých možností přizpůsobení popisuje parametrizační funkce aplikace, které je možné spravovat v nejvyšší licenční úrovni.

Přehled klávesových zkratek

Při práci s aplikací i při práci s jednotlivými záznamy můžete pro vybrané akce kromě nabídek a tlačítek používat také klávesové zkratky.

V následujících výčtech jsou stručně shrnuty klávesové zkratky fungující v Instant Teamu, a to pro počítače s operačním systémem Windows. Na počítačích s macOS je třeba klávesu <Ctrl> nahradit klávesou <Cmd>.

• <Ctrl+N> vytvoří nový záznam v právě zobrazené databázi (v případě seskupených záznamů umožní vytvořit pouze nový detailní záznam)
• <Shift+Ctrl+N> vytvoří nový podzáznam v právě zobrazené databázi
• <Ctrl+D> odstraní vybraný záznam v právě zobrazené databázi, včetně jeho podzáznamů (v případě seskupených záznamů umožní odstranit pouze řádky s detailními záznamy)
• <Alt+Enter> zobrazí podrobnosti, resp. okno s podrobnostmi označeného záznamu
• <Shift+F1> přepne do režimu kontextové nápovědy (viz sekce Nápověda v kapitole 2)
• <Ctrl+F> přenese kurzor do kolonky pro vyhledávání záznamů nebo přepne do režimu hledání v textu (viz sekce Hledání v kapitole 2)
• <Ctrl+G>, <Shift+Ctrl+G> umožní přechod mezi nalezenými shodami v režimu hledání v textu
• <Ctrl+Z> navrátí poslední provedenou akci (viz sekce Funkce Zpět v kapitole 2)
• <Shift+Ctrl+Z> obnoví poslední navrácenou akci (viz sekce Funkce Znovu v kapitole 2)
• <Alt+Shift+Nahoru>, <Alt+Shift+Dolu> v sestavě posune vybraný záznam o jednu pozici nahoru, resp. dolů (viz sekce Číslování projektů v kapitole 4)
• <Alt+Shift+Vpravo>, <Alt+Shift+Vlevo> v sestavě přesune vybraný záznam o jednu úroveň hierarchie níže, resp. výše (viz sekce Hierarchie projektů v kapitole 4)
• <Ctrl+C> zkopíruje vybraný záznam do schránky
• <Ctrl+X> odstraní vybraný záznam a zkopíruje ho do schránky
• <Ctrl+V> vloží záznam ze schránky na vybrané místo, případně do jiného programu (viz sekce Kopírování sestav do schránky v kapitole 2)
• <Ctrl+P> umožní tisk sestavy či záznamu (viz sekce Tisk v kapitole 2)
• <Shift+Ctrl+A> rozbalí hierarchicky uspořádané záznamy (viz sekce Práce s hierarchiemi v kapitole 2)
• <Ctrl+Tab> přejde na následující záložku hlavního okna aplikace (viz sekce Otevírání sestav v záložkách hlavního okna v kapitole 2)
• <Ctrl+Shift+Tab> přejde na předcházející záložku hlavního okna aplikace (viz sekce Otevírání sestav v záložkách hlavního okna v kapitole 2)
• <Ctrl+L> propojí vybrané úkoly vztahem předchůdce-následník (viz sekce Vazby mezi úkoly v kapitole 5)
• <Shift+Ctrl+S> přeskočí čas naměřený na stopkách a stopky vynuluje (viz sekce Používání stopek v kapitole 12)
• <Shift+Ctrl+R> přičte čas naměřený na stopkách k vybrané činnosti (viz sekce Používání stopek v kapitole 12)
• <Ctrl+W> zavře právě otevřené okno aplikace (viz sekce Okno záznamu, Otevírání sestav v novém okně v kapitole 2)
• <F12> otevře dialogové okno, do něhož je možné vložit URL adresu pro provedení akce v Instant Teamu (viz sekce Ovládání Instant Teamu pomocí QR kódů v kapitole 2)
• <Ctrl+F1> odhlásí právě přihlášeného uživatele (viz sekce Odhlášení v kapitole 2)
• <Alt+F4> ukončí aplikaci (viz sekce Odhlášení v kapitole 2)

Následující klávesové zkratky lze používat pro formátování textu ve vybraných textových polích (viz sekce Vytváření záznamů v kapitole 2):

• <Ctrl+B> zvýraznit tučně
• <Ctrl+I> zvýraznit kurzívou
• <Ctrl+U> podtrhnout
• <Ctrl++> zvětšit písmo
• <Ctrl+-> zmenšit písmo
• <Ctrl+]> odsadit
• <Ctrl+[> vysadit
• <Ctrl+> zarovnat vlevo
• <Ctrl+> zarovnat vpravo
• <Ctrl+|> zarovnat doprostřed
• <Ctrl+Alt+|> zarovnat do bloku
• <Ctrl+Shift+V> vložit formátovaný text ze schránky jako prostý text
• <Ctrl+Shift+T> zrušit formátování