📞 220 570 270

Čo všetko dokáže Instant Team

Snívate o perfektné organizácii práce? O tom, že všetci budú vedieť, čo majú robiť, nikomu neutečie termín, a ešte sa vám všetky nadväzujúce činnosti samy aktualizujú, keď niektorý z pracovníkov potrebuje viac času alebo ochorie? Všetko to nemusí byť sen. Práve sme totiž zhrnuli niektoré z funkcií programu Instant Team. A vie toho ešte viac!

Zverte Instant Teamu starosti s projektmi a riadením aj vy.

Nechajte za sebou efektívnu prácu a chodievajte domov s čistou hlavou.

Začnite zadarmo



Sledujte úlohy v reálnom čase a plánujte efektívne

Naplánujte si celú prácu v stromovej štruktúre. Môžete si k úlohám priradiť zdroj, dátum začatia aj ukončenia a odhadnúť prácnosť. Vytvorte vzťahy tak, aby každý vedel, čo má robiť. Aktuálne aj do budúcnosti, a to až rok dopredu.

Vedúci navyše môže sledovať, ako sú na tom ľudia z tímu. Schváli dokončené úlohy, vidí, či nie sú nejaké zdroje preťažené, alebo či niektorý z pracovníkov neohrozuje termín dokončenia tým, že nestíha. To vám ušetrí čas, nebude dochádzať k nedorozumeniam a práce bude hneď všetkým jasnejšia.


Plánujte si úlohy:

Podľa predchodcov

Systém plánuje úlohu na čo najskôr s ohľadom na predchádzajúce úlohy


Podľa nasledovníkov

Systém naplánuje na čo najneskôr s ohľadom na následujúce úlohy.

Podľa voľnej kapacity na čo najskôr

Systém plánuje na čo najskôr tak, aby nepreťažil kapacity a zdroje.


Podľa voľnej kapacity na čo najneskôr

Systém plánuje úlohy podľa vyťaženia kapacity toho, komu je priradený, ale tak, aby úloha skončila pred nadväzujúcimi úlohami.









Thema picture



Preberajte a schvaľujte úlohy

Pracovníci majú úlohy prehľadne rozradenie podľa toho, ako sú dôležité. Nové úlohy musí prebrať a po dokončení je zase môžu poslať na schválenie vedúcim či vlastníkom projektov.


Sledujte zmeny alebo sa na ne nechajte upozorniť

Už si nemusíte pamätať a ručne zaznamenávať zmeny. V systéme nájdete funkciu nazývanú Žurnál. Jednoduchá tabuľka vám zobrazí, čo ktorý pracovník v zázname zmenil. Dostupná je aj história. Systém vám tučne zvýrazní nové a zmenené úlohy, projekty aj záznamy, ktoré ste ešte nevideli. A ak budete chcieť, zašle vám o akýchkoľvek zmenách e-mail, ktorý navyše obsahuje súbor so záznamom.


Analyzujte a prezerajte všetko, čo potrebujete

Milovníci štatistiky a analýz budú nadšení. V Instant Teamu môžete vytvárať zostavy, ktoré vám vytvoria predpokladané vyťaženie oddelenia a pracovníkov, pokrok, vykázanou prácu na projekte a ďalšie potrebné údaje. Zostavy si môžete triediť podľa parametrov. Zobrazíte si detaily aj súhrny, zmeníte obdobie a zobrazíte záznamy.








Zdieľajte dokumenty komunikáciu a kalendár

Už nikto nepríde na schôdzku neskoro, alebo vás nebude uháňať o materiály. Projektové tímy môžu spoločne plánovať schôdzky, zdieľať si medzi sebou dokumenty, zápisy alebo výstupy. Instant Team vám tiež pomôže dojednať poradu a radiť dokumenty do kategórií.


Pracujte v súlade s ochranou osobných údajov

Ochrana osobných údajov je veľká téma. Instant Team vyhovuje všetkým požiadavkám a odporúčaním podľa GDPR. Zároveň vám ponúkne všetky nástroje pre opravu, doplnenie aj likvidáciu osobných údajov. A vaše dáta sú v bezpečí.


Majte prehľad o dovolenkách aj absenciách

Už sa nestane, že budete počítať s kolegom, ktorý má ale zrovna schválenú dovolenku, alebo je na školeniu. Systém počíta s úlohami, dovolenkou alebo so schôdzkami a ukáže vám kolízii. Naviac vám automaticky prepočíta, keď je niektorý z kolegov chorý. Táto funkcia je ďalším krokom k vašej čistej hlave. Pracovníci si vytvárajú žiadosti o dovolenku alebo školenie a vy ich môžete len schvaľovať.



Thema picture








Thema picture



Sprehľadnite si plán projektu cez Ganttov diagram

Obľúbená funkcia všetkých tímov je pre Instant Team samozrejmosťou. Prehľadný Ganttov diagram vám zobrazí aktuálny plán projektu. Jeho začiatok i koniec, a to aj so vzťahy medzi úlohami a toho, ku komu sú priradené. Priamo v diagrame môžete vytvoriť vzťah medzi úlohami a meniť plánované termíny.


Nepremeškajte žiadnu schôdzku ani úlohu

Pracovníkov už nemusíte strážiť vy osobne. To, že niekto nedodržal termín, vám oznámi sám systém. Navyše vás upozorní na odmietnutie aj dokončenie úlohy, na prevzatie, hotové úlohy aj konflikty v pláne. A ak vás niekto pozve na schôdzku, môže vám zaslať e-mail.


Neprehliadnite kľúčové časti úloh

Je jasné, že chcete kľúčové časti projektu dokončiť včas. Instant Team vás upozorní na voľné rezervy a zobrazí vám graficky jeho kritickú cestu. Neprehliadnete tak príležitosť, ako projekt skrátiť a tiež sa môžete sústrediť na úlohy, ktoré sú pre projekt najdôležitejšie.








Pre každý projekt vlastná šablóna

Každý projekt, na ktorom pracujete, môže mať vlastnú projektovú šablónu. Tú si môžete prispôsobiť a zdieľať znalosti a projektovú metodiku medzi projekty. To vám ušetrí veľa práce!


Kontrolujte kapacity práce

Systém Instant Team za vás skontroluje, či ste neprekročili kapacitu zdrojov. A to aj tých, ktorým ste prácu nepridelili priamo. To znamená, že keď priradíte úlohu oddeleniu, ktoré pre svoju prácu potrebuje úlohu od iného oddelenia, budete vedieť, kedy majú pracovníci čas. Instant Team kontroluje tiež celkovú kapacitu skupiny oddelenia a vyťaženie pracovníkov naprieč všetkými projekty.


Pomocník pre riadenie podpory a údržbu

Technici môžu v Instant Teamu spravovať požiadavky a využiť produkty a zmluvy v prehľadnej databázi. Plánovanie úloh zase bude skvelým nástrojom pre efektivitu. Aj tu môžete vytvárať šablóny a požiadavky.



Thema picture








Thema picture


Nastavte pracovný čas tak, aby vám vychádzala v projektoch

Neobmedzený počet kalendárov s pracovnými dňami a dennou pracovnou dobou bude nielen prehľadný, ale tiež efektívny pre plánovanie pracovnej doby. Kalendáre priradíte svojim pracovníkom, ktorí si do neho budú zaraďovať úlohy tak, aby sa nekrížili a aby na ne mali pracovníci čas.


Prepájajte a integrujte, čo potrebujete

Zostavy môžete exportovať v rôznych formátoch. Patrí medzi ne aj HTML exporty, Atom, LDIF/LDAP, CSV, SQL alebo iCalendar. Tieto importy aj exporty môžete vytvárať ručne aj plánovane v potrebných časoch a zasielať ich e-mailom, alebo zdieľať na webe.


Plánujte projekty podľa noriem

Nastavte typ projektu na výrobný a použite k tomu normy pre výrobu počtu kusov alebo normy za daný čas. Budete tak mať lepší prehľad o prácnosti a normách. Využiť môžete aj kusový plán projektu a normy upravovať priebežne, alebo je porovnávať s reálne odvedenou prácou.








Majte náklady pod dohľadom

Zadajte do Instant Teamu hodinovú sadzbu pracovníkov alebo náklady na materiál. Systém vám automaticky vypočíta predpokladané aj skutočné náklady a vy tak môžete sledovať výnosy a zisk. Pri projektoch si vytvoríte faktúry, môžete sledovať prijaté faktúry, pohľadávky i záväzky.

Instant Team umožňuje okrem plánovania a sledovania časového priebehu nákladov a výnosov tiež plánovať a sledovať priebeh platieb, teda výdajov a príjmov projektu. Slúži na to záložka Cash-flow na okne projektu. Skutočné výdaje a príjmy je možné napojiť na evidenciu vydaných a prijatých faktúr.


Sledujte pomocou výkazov čas, ktorý ľudia na úlohách strávili

Pracovníci iste vedia, koľko času môžu nad úlohami stráviť. Pomocou systému môžu ale tento čas vykazovať s pomocou zabudovaných stopiek. Vykázať si môžu aj čas stretnutí a absencií. Vedúci tak majú prehľad nad nákladmi a stavom úloh.


Majte absolútny prehľad o plánoch, nákladoch aj zisku

Instant Team vám dáva prehľad o odhadoch prácnosti, nákladoch, výnosoch i zisku. Naviac je zrovná s aktuálnym plánom alebo medzi sebou. Nič neprehliadnete vďaka diagramu a grafickým budíkom, ktoré vám navyše ukážu, keď niektoré plány nebudú sedieť s realitou.


Majte prehľad o príležitostiach u zákazníkov

Obchodníci si môžu zapnúť funkciu, ktorá im bude zaznamenávať spoločnosti, kontakty, záujemcov, obchodné príležitosti a faktúry. Funkcia obsahuje predpoveď obchodov a zjednotenie obchodných činností pre lepší prehľad. Integrácia e-mailovej komunikácie zase obchodníkom pripomenie, čo majú so zákazníkmi rozjednaného.



Thema picture