Was das Instant Team tun kann
Träumen Sie von einer perfekten Arbeitsorganisation? Dass jeder weiß, was zu tun ist, niemand die Frist verpasst und alle Folgeaktivitäten aktualisiert werden, wenn einer der Arbeitnehmer mehr Zeit benötigt oder krank wird? Es muss nicht alles ein Traum sein. Wir haben gerade einige Funktionen des Instant Team zusammengefasst. Und es kann noch mehr!
Verfolgen Sie Aufgaben in Echtzeit und planen Sie effizient
Planen Sie Ihre gesamte Arbeit in einer Baumstruktur. Sie können Aufgaben eine Ressource, Aufgaben starten und beenden zuweisen sowie den Arbeitsaufwand schätzen. Bauen Sie Beziehungen auf, damit jeder weiß, was zu tun ist. Derzeit und in Zukunft bis zu einem Jahr im Voraus.
Darüber hinaus kann der Leiter überwachen, wie es den Mitarbeitern im Team geht. Er genehmigt erledigte Aufgaben, prüft, ob Ressourcen überlastet sind oder ob einer der Mitarbeiter die Frist nicht gefährdet, indem er nicht aufholt. Dies spart Ihnen Zeit, es gibt keine Missverständnisse und die Arbeit wird für alle sofort klarer.
Beziehen Sie alle Teammitglieder in das Projekt ein
Die Aufgaben der Mitarbeiter sind klar nach ihrer Wichtigkeit geordnet. Sie müssen neue Aufgaben übernehmen und können diese nach Abschluss zur Genehmigung an Projektmanager oder Eigentümer zurücksenden.
Jeder hat auch die Möglichkeit, dem Projekt eine neue Aufgabe vorzuschlagen, und der Projektmanager kann sie mit einem Klick genehmigen und so zu einer gemeinsamen Aufgabe machen oder sie erst nach Änderungen genehmigen oder möglicherweise ablehnen.
Verfolgen Sie Änderungen oder lassen Sie sich benachrichtigen
Sie müssen sich Änderungen nicht mehr merken und manuell aufzeichnen. Sie finden im System eine Funktion namens Log. Eine einfache Tabelle zeigt Ihnen, was ein Mitarbeiter im Datensatz geändert hat. Die Geschichte ist auch zugänglich. Das System hebt neue und geänderte Aufgaben, Projekte und Datensätze hervor, die Sie zuvor noch nicht gesehen haben. Und wenn Sie möchten, erhalten Sie eine E-Mail über alle Änderungen, die auch eine Protokolldatei enthält.
Analysieren und zeigen Sie alles, was Sie brauchen
Liebhaber von Statistiken und Analysen werden begeistert sein. In Instant Team können Sie Berichte erstellen, die die geschätzte Arbeitsbelastung von Abteilungen und Mitarbeitern, den Fortschritt, die gemeldete Projektarbeit und andere erforderliche Daten erstellen. Sie können die Berichte nach Parametern sortieren. Zeigen Sie Details und Zusammenfassungen an, ändern Sie Zeiträume und zeigen Sie Datensätze an.
Dokumente, Kommunikation und Kalender teilen
Niemand wird zu spät zum Meeting kommen und Sie nicht nach Materialien jagen. Projektteams können Besprechungen gemeinsam planen, Dokumente, Protokolle oder Ausgaben miteinander teilen. Das Instant Team hilft Ihnen auch bei der Organisation eines Meetings und der Kategorisierung von Dokumenten.
Arbeiten Sie in Übereinstimmung mit dem Schutz personenbezogener Daten
Schutz personenbezogener Daten ist ein großes Thema. Instant Team erfüllt alle Anforderungen und Empfehlungen gemäß DSGVO. Gleichzeitig bietet es Ihnen alle Werkzeuge zur Reparatur, Ergänzung und Entsorgung personenbezogener Daten. Und Ihre Daten sind sicher.
Behalten Sie Urlaub und Abwesenheit im Auge
Es kommt nicht mehr vor, dass Sie auf einen Kollegen zählen, der gerade Urlaub genehmigt hat oder sich in der Ausbildung befindet. Das System zählt für Aufgaben, Feiertage oder Termine und zeigt Ihnen eine Kollision an. Außerdem werden Sie automatisch neu berechnet, wenn einer Ihrer Kollegen krank ist. Diese Funktion ist der nächste Schritt zu Ihrem klaren Kopf. Mitarbeiter erstellen Urlaubs- oder Schulungsanfragen und Sie können nur genehmigt werden.
Machen Sie den Projektplan mit einem Gantt-Diagramm klarer
Ein beliebtes Feature aller Teams ist für Instant Team selbstverständlich. Ein übersichtliches Gantt-Diagramm zeigt Ihnen den aktuellen Projektplan. Sein Anfang und Ende, auch mit den Beziehungen zwischen Aufgaben und denen sie zugewiesen sind. Sie können eine Beziehung zwischen Aufgaben erstellen und geplante Daten direkt im Diagramm ändern.
Verpassen Sie keinen Termin oder eine Aufgabe
Sie müssen sich nicht mehr selbst um die Mitarbeiter kümmern. Das System selbst informiert Sie darüber, dass jemand die Frist nicht eingehalten hat. Darüber hinaus werden Sie über Ablehnungen und Abschlüsse von Aufgaben, Übernahmen, abgeschlossene Aufgaben und Zeitplankonflikte informiert. Und wenn Sie jemand zu einem Meeting einlädt, kann er Ihnen eine E-Mail senden.
Verpassen Sie nicht die wichtigsten Teile der Aufgaben
Es ist klar, dass Sie die wichtigsten Teile des Projekts rechtzeitig abschließen möchten. Instant Team benachrichtigt Sie über freie Reserven und zeigt den kritischen Pfad grafisch an. Sie werden die Gelegenheit nicht verpassen, das Projekt zu verkürzen, und Sie können sich auch auf die Aufgaben konzentrieren, die für das Projekt am wichtigsten sind.
Überwachung der Projektreserven
Erstellen Sie auch Zeitreserven, um Projekte abzuschließen? Sie tun das Richtige und Instant Team hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, wie sich diese Reserven im Laufe der Zeit ändern. Legen Sie eine feste Frist für das Projekt fest, und das Instant Team überwacht, wie viel Zeit zwischen dieser Frist und dem geplanten Ende des Projekts verbleibt. Wenn dieser Spielraum unter den von Ihnen angegebenen Wert fällt, werden Sie vom Instant Team automatisch auf dieses potenzielle Problem aufmerksam gemacht.
Benutzerdefinierte Vorlage für jedes Projekt
Jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, kann eine eigene Projektvorlage haben. Hier können Sie Wissen und Projektmethodik zwischen Projekten anpassen und austauschen. Das spart Ihnen viel Arbeit!
Arbeitskapazität prüfen
Das Instant Team prüft für Sie, ob Sie die Kapazität der Ressourcen nicht überschritten haben. Auch diejenigen, denen Sie nicht direkt zugewiesen haben, arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie wissen, wann Mitarbeiter Zeit haben, wenn Sie einer Abteilung eine Aufgabe zuweisen, die eine Aufgabe einer anderen Abteilung benötigt, um ihre Arbeit zu erledigen. Das Instant Team kontrolliert auch die Gesamtkapazität der Abteilungsgruppe und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in allen Projekten.
Support-Management- und Wartungsassistent
Techniker können Anforderungen im Instant Team verwalten und Produkte und Verträge in einer übersichtlichen Datenbank verwenden. Die Aufgabenplanung wiederum wird ein hervorragendes Instrument für die Effizienz sein. Hier können Sie auch Vorlagen und Anforderungen erstellen.
Müssen Sie die Geräte registrieren, um die Sie sich im Rahmen des Servicemanagements kümmern? Sie können diese Registrierung auch in Instant Team vornehmen. Darüber hinaus sehen Sie, welche Servicevorgänge auf welchen Geräten stattgefunden haben, und Sie können die Wartung des Geräts für die kommenden Jahre planen.
Stellen Sie die Arbeitszeiten so ein, dass sie auf Ihren Projekten basieren
Eine unbegrenzte Anzahl von Kalendern mit Arbeitstagen und täglichen Arbeitszeiten ist nicht nur klar, sondern auch für die Planung der Arbeitszeiten wirksam. Sie weisen Ihren Mitarbeitern Kalender zu, die ihnen Aufgaben zuweisen, damit sie sich nicht überschneiden und die Mitarbeiter Zeit für sie haben.
Verbinden und integrieren Sie, was Sie brauchen
Sie können Berichte in verschiedenen Formaten exportieren. Dazu gehören HTML-Exporte, Atom, LDIF/LDAP, CSV, SQL oder iCalendar. Sie können diese Importe und Exporte manuell oder planmäßig erstellen und per E-Mail senden oder im Web freigeben.
Planen Sie Projekte nach Standards
Stellen Sie den Projekttyp auf Produktion ein und verwenden Sie die Standards für die Anzahl der Teile oder die Standards für eine bestimmte Zeit. Dies gibt Ihnen einen besseren Überblick über Arbeit und Standards. Sie können auch den Stückplan des Projekts verwenden und die Standards kontinuierlich anpassen oder sie mit der tatsächlich ausgeführten Arbeit vergleichen.
Halten Sie die Kosten unter Kontrolle
Geben Sie die Stunden Personal Rate oder Materialkosten in das Instant Team. Das System berechnet automatisch Ihre geschätzten und tatsächlichen Kosten, damit Sie Umsatz und Gewinn verfolgen können. Geben Sie die Teile ein, zu denen und an welchen Daten Sie die Rechnungsstellung erwarten. Das System hilft Ihnen auch bei der Planung und Überwachung des Cashflows. Sie erstellen Rechnungen für Projekte, Sie können empfangene Rechnungen, Forderungen und Verbindlichkeiten verfolgen.
Verwenden Sie Berichte, um die Zeit zu verfolgen, die Personen für Aufgaben aufwenden
Die Mitarbeiter wissen sicherlich, wie viel Zeit sie für Aufgaben aufwenden können. Mit dem System können sie diese Zeit jedoch mithilfe integrierter Stoppuhren melden. Sie können auch die Zeit von Besprechungen und Abwesenheiten melden. Manager haben somit einen Überblick über die Kosten und den Status von Aufgaben.
Haben Sie einen absoluten Überblick über Pläne, Kosten und Gewinne
Instant Team gibt Ihnen einen Überblick über Arbeits-, Kosten-, Umsatz- und Gewinnschätzungen. Außerdem werden sie mit dem aktuellen Plan oder miteinander verglichen . Dank des Diagramms und der grafischen Wecker, die Ihnen auch zeigen, wenn einige Pläne nicht zur Realität passen, werden Sie nichts verpassen.
Verfolgen Sie die Kundenchancen
Händler können eine Funktion aktivieren, mit der ihre Unternehmen, Kontakte, Leads, Geschäftsmöglichkeiten und Rechnungen aufgezeichnet werden. Die Funktion umfasst die Prognose von Trades und die Vereinheitlichung der Geschäftsaktivitäten für einen besseren Überblick. Die Integration der E-Mail-Kommunikation erinnert die Händler wiederum daran, was sie mit den Kunden ausgehandelt haben.
Sie werden es auch zu schätzen wissen, dass sie im Programm auch Menüs erstellen und mit einer Vorlage drucken können, die Sie möglicherweise nach Ihren Wünschen anpassen können.
