Instant Team - Hauptfunktionen
Aufgaben planen und verfolgen
Der Arbeitsverteilungsplan ist durch die Baumstruktur der Aufgaben dargestellt. Zu den einzelnen Aufgaben können Ressourcen zugeordnet, ihr Arbeitsaufwand und geplantes Beginn- und Ende-Datum der Arbeiten an Aufgaben abgeschätzt werden. Die Verbindungen zwischen den Aufgaben können als Vorgänger-Nachfolger Beziehungen beschrieben werden.
Es kann sich sowohl um einmalige Aufgaben handeln als auch um Aufgaben mit einer regelmäßigen Wiederholung.
Zum besseren Verständnis seiner Rolle im Projekt steht jedem Benutzer ein Satz der Berichte und ein Satz der aktuellen und geplanten Aufgaben einschließlich der Darstellung von Aufgaben in der Form eines Tages-, Wochen-, Monats-, Quartal oder Jahreskalenders zur Verfügung.
Die Projektleiter haben Tools zur Verfolgung des Projektstatus, zur Genehmigung der beendeten Aufgaben, zur manuellen oder automatischen Aktualisierung des Projektplans und zur Analyse des zeitlichen Projektfortschritts zur Verfügung.
Das System kontrolliert automatisch eventuelle Konflikte im Plan, wie z.B. überlastete Ressourcen oder Aufgaben, die früher beginnen, als ihre Vorgänger enden.
Es können auch vier Typen der automatischen Aufgabenplanung genutzt werden: nach Vorgängern, nach Nachfolgern, nach der freien Kapazität der Ressourcen so schnell wie möglich und nach der freien Kapazität der Ressourcen so spät wie möglich. Bei der automatischen Planung aktualisiert das System selbst das vorausgesetzte Beginn- und Ende-Datum der Arbeiten an den Aufgaben: nach dem vorausgesetzten Ende-Datum der Arbeiten an den Aufgabenvorgängern, nach dem vorausgesetzten Beginn-Datum der Arbeit an Aufgabennachfolgern und nach der freien Kapazität des Benutzers, dem die Aufgabe zugeordnet wurde. Bei der Planung nach Vorgängern plant das System die Aufgabe möglichst bald mit Rücksicht auf ihre Vorgänger, ohne die Kapazität der Ressource zu berücksichtigen. Bei der Planung nach Nachfolgern plant das System die Aufgabe möglichst spät mit Rücksicht auf ihre Nachfolger, wieder jedoch ohne die Kapazität der Ressource zu berücksichtigen. Bei der Planung nach der freien Kapazität der Ressourcen so schnell wie möglich plant es die Aufgabe möglichst bald mit Rücksicht auf ihren Vorgänger, aber so, dass es zu keiner Überlastung des Benutzers oder der Ressource kommt, dem oder der die Aufgabe zugeordnet ist. Im letzten Fall plant es die Aufgabe entsprechend der Kapazitätsauslastung der Ressource, der sie zugeordnet ist, und endet gleichzeitig kurz vor dem Start ihrer Nachfolger.
Acceptance and approving tasks
Resource owners have their tasks clearly sorted according to their urgency. New tasks assigned to them are first taken over and then sent for approval after completion.
Tasks may then be approved by project leaders, by tasks authors, by parent or follower task owners, or by directly specified users at the project or task level.
Projektplanung nach den Produktionsnormen
Bei Projekten und Projektvorlagen kann der Projekttyp auf Produktionsprojekt eingestellt werden unter Verwendung der Normen für die Produktion der jeweiligen Stückzahl oder der Normen der Produktion für den jeweiligen Zeitraum
Nachfolgend kann der Arbeitsaufwand bzw. Zeitplan für die ausgewählten Aufgaben im solchen Projekt nach der Stückzahl zur Produktion in dem jeweiligen Projekt, nach dem eingegebenen Koeffizienten und nach der Norm für die jeweilige Aufgabe berechnet werden.
Projektdokumente, E-Mails und Termine teilen
Im Rahmen der Projektteams ist es möglich, gemeinsame Termine zu planen, wichtige Dokumente, Protokolle der Kontrolltage, Projektausgaben usw. zu teilen.
Instant Team also allows sending meeting invitations, including recording the participants’ responses.
For better orientation between documents, it is possible to categorize them.
Gruppenressourcen
Der Datenbestand der Ressourcen ist hierarchisch aufgebaut, die Ressourcen können also über Unterressourcen und diese wieder über Unterunterressoucen verfügen. Die Kapazität der Gruppenressourcen (d.h. der Ressourcen samt Unterressourcen) besteht dann aus der eigenen Kapazität, die auch Null sein kann, und der ungenützten Kapazität der Unterressourcen.
Instant Team kontrolliert, dass weder die Kapazität der individuellen Ressourcen durch direkt zugeteilten Aufgaben überschritten wird, noch die Gesamtkapazität einer Ressourcengruppe durch Aufgaben, die einer Gruppenressource oder einer der individuellen Ressourcen zugeteilt werden.
You can set substitutions for resources, who have possiblility to take over the task.
Ressourcenauslastung
Instant Team monitor resource utilization across all projects. Counts with scheduled tasks, absences and meetings.
When planning, you can easily find out where the capacity is available or overload.
It is also possible to use automatic resource utilization, where the system search for free capacities and schedule task time so that resources are not overloaded.
Absences planning
Instant Team contains a report for planning absence of resources (such as vacations or illness) that helps to plan resource utilization. Resource owners can create requests that can be further approved.
Gantt-Diagramm
Der aktuelle Projektplan steht in der Form eines übersichtlichen Gantt-Diagramms zur Verfügung, das den geplanten Beginn und das geplante Ende der Aufgaben, die Beziehungen zwischen den Aufgaben und die Zuordnung der Ressourcen zu den Aufgaben anschaulich darstellt. For greater clarity can be displayed even without working time.
End-to-start, end-to-end, start-to-start and start-to-end relationships are available, and it is also possible to specify the successor lag or lead over the predecessor of the task.
You can also create dependencies between tasks and change their scheduled task time using the mouse directly in the Gantt chart to facilitate your work.
Basispläne
Instant Team allows you to save your actual project plan, planned effort, costs, revenues and profit into an unlimited number of baseline plans that are then available for comparison to the actual plan or to each other.
Graphical comparison is available in the project window as individual dashboard that displays duration, effort, cost, revenues and profit variance and percent incomplete of the project.
A detailed comparison is available in the form of a Gantt chart and overview report for a selected project or for the entire project portfolio.
Overview reports and dashboards are complemented by a clear color matching of actual plan compliance / mismatch with the baseline plan.
Kritischer Pfad
Durchlaufend berechnet die Anwendung die freie Kapazität und die Gesamtreserve einzelner Aufgaben eines Projekts und ermöglicht einen kritischen Pfad im Projekt graphisch darzustellen. Auf diese Weise übersehen Sie keine Angelegenheit, die Projektdurchführung kürzer zu machen, und im laufenden Projekt konzentrieren Sie sich einfach gerade auf diejenigen Aufgaben, die zur rechtzeitigen Projektbeendigung von Bedeutung sind.
Arbeitszeit einstellen
In der Anwendung kann eine unbeschränkte Anzahl der Arbeitskalender abgelegt werden, die die Arbeitstage, die Tagesarbeitszeit und ihren Beginn und ihr Ende bestimmen. Diese Kalender werden dann zu einzelnen Ressourcen zugeordnet, bei denen sie nachfolgend zur Berechnung ihrer Auslastung sowie zur Planung ihrer Aufgaben dienen.
Compatibility with GDPR
Instant Team meets the requirements and recommendations of EU Regulation 2016/679 (GDPR). At the same time, it provides all the tools for correcting, supplementing or disposing of personal data.
Kontrolle der Änderungen
Das Protokoll wird verwendet, um den Verlauf von Datensatzänderungen beizubehalten. Es zeigt in Form einer einfachen Tabelle, wann, wer und was sich im Datensatz geändert hat. Auf diese Weise kann auf den Verlauf aller Änderungen im Instant Team zugegriffen werden.
Darüber hinaus hebt Instant Team neue und geänderte Aufgaben, Projekte und andere Datensätze in Fettdruck hervor. Auf diese Weise werden Datensätze markiert, die der Benutzer noch nicht gesehen hat, oder diejenigen, die geändert wurden, seit er sie das letzte Mal angesehen hat.
Die Benutzer können solche Markierungen mit der Funktion "Als ungelesen/gelesen markieren" auch erzwingen oder unterdrücken.
Auf diese Weise werden auch Datenbestände, Berichte und Gruppen hervorgehoben, die ungelesene Datensätze enthalten, was die Suche nach ungelesenen Datensätzen erleichtert.
Über neue und geänderte Datensätze können die Benutzer auch per E-Mail informiert werden. Diese E-Mail enthält automatisch eine Datei mit einer Verknüpfung auf den konkreten Datensatz. Durch Öffnen dieser Datei wird Instant Team gestartet und der betreffende Datensatz geladen.
Die Dateien mit Verknüpfungen auf die Datensätze in Instant Team können aber auch mit Hilfe der Funktion "Link speichern als ..." erstellt werden.
Benachrichtigung über Aufgaben und Termine
Die Anwendung Instant Team benachrichtigt die Benutzer automatisch über ihre Aufgaben, die nach dem Plan bereits anfangen sollten, über Versäumen einer geplanten Aufgabenfertigstellung oder über eine Aufgabenablehnung. Es ist auch möglich Vorlauf der Benachrichtigungen einzustellen.
The system also alerts on tasks for acceptance, tasks marked as completed and pending approval.
Project managers are alerted to the scheduling conflicts and finishing tasks in their projects.
Die Terminteilnehmer werden dann über bevorstehende Termine benachrichtigt.
Alle Benachrichtigungen können auch per E-Mail versendet werden.
Statistiken und Analysen
In Instant Team gibt es Berichte zur Analyse des Projektstatus, der vorausgesetzten Ressourcenauslastung, des Projektfortschritts, Analyse der im Projekt ausgewiesenen Arbeiten usw.
Diese Berichte ermöglichen ein Filtern nach verschiedenen Parametern und sind voll interaktiv. Bei der Analyse kann man einfach von Gesamt- zu Detailangaben wechseln, den angezeigten Zeitraum leicht ändern, einzelne Datensätze anzeigen, nach einer angezeigten Spalte sortieren, Texte in Berichten suchen, beziehungsweise angezeigte Werte bearbeiten. Zum Beispiel im Bericht zur Ressourcenauslastung kann auch die Aufgabenzuordnung direkt geändert werden.
Time reporting
Time spent on individual tasks or collectively on projects can be reported backwards or continuously with built-in stopwatches. Similarly can be reported time spent on meetings and absences. From thus reported data are created individual items into timesheet.
Project managers can then approve these timesheets and analyze them in detail.
Integrationsmöglichkeiten
Der Inhalt der Berichte kann in Formaten HTML, PDF, CSV, iCalendar, Atom, SQL exportiert und in Formaten CSV, iCalendar, SQL und LDIF/LDAP importiert werden. Auch eine Vorschrift für Import aus der Anwendung MS Project steht zur Verfügung und das gesamte Projekt (einschließlich aller Aufgaben, Ressourcen und Verknüpfungen zwischen Aufgaben) kann in MS Project exportiert werden.
HTML format is language for creating web pages and the output can be formated using CSS styles. It is also possible to initiate data changes using HTML exports.
Das Format CSV ist mit den meisten Anwendungen kompatible, zum Beispiel mit der Anwendung Microsoft Excel. Es wird auch zur Integration mit Betriebs- oder Produktionssystemen genutzt.
Das Format iCalendar kann zum automatischen Import der Termine und Aufgaben im Programm Microsoft Outlook, Gmail oder in anderen Kalenderanwendungen beziehungsweise auch in Smartphones verwendet werden.
Atom ist ein standardisiertes XML-Format, das zum Beispiel zur Integration von PowerPivot/PowerQuery bei Excel verwendet werden kann.
The SQL format ensures continuous data synchronization between Instant Team and SQL database. It is available in the dialects for MS SQL and MySQL.
LDIF/LDAP format is used to update data in a directory server (Active Directory, Open LDAP).
Importe / Exporte können manuell, in Stapeln ohne eine Interaktion des Benutzers oder auch geplant in vordefinierten Zeiten durchgeführt werden.
Exportergebnisse können den jeweiligen Benutzern per E-Mail versendet werden oder über Web verfügbar sein.
Importeingänge können auch aus dem Web gewonnen werden.
Projektvorlagen
Falls es in Ihrem Portfolio mehrere ähnliche Projekte gibt, können Sie Projektvorlagen erstellen, aus denen ein neues Projekt sehr einfach erstellt werden, das dann dem aktuellen Bedarf angepasst wird.
One of the templates can be selected as the default template and then will be automatically used during creating new projects.
Die Vorlage kann aber auch aus einem bestehenden realen Projekt leicht erstellt und dann angepasst werden. Sehr einfach können Sie die Kenntnisse und Projektmethodiken zwischen einzelnen Projekten teilen und Sie können sich dadurch viel Arbeit ersparen.
You can use 6 pre-built project templates for testing or inspiration.
Management von Kundenbeziehungen
When you turn on “Customer Relationship Management” in workgroup settings, users in the role of “Salesperson” can in the Instant Team start to manage accounts, contacts, leads, business opportunities and invoices.
Für die Arbeit mit Gelegenheiten ist es möglich, Geschäftsprozesse im voraus zu definieren, durch die die Geschäftsleute zur fortschreitenden Gewinnung der Kunden geführt werden und die gleichzeitig die Analyse der Geschäftstätigkeiten vereinigen und eine einfachere Prognose der künftigen Geschäfte ermöglichen.
Instant Team also allows you to integrate e-mail communication that will be available directly by the opportunity.
For e-mail communication you can use templates, in which can be used substitutions in the text of your emails, which are automatically filled in by the appropriate information from the company window, opportunity, etc.
Service management
When you turn on “Service Management” in workgroup settings, users in the role of “Technician” can start to manage requirements and use the product and contract database in the Instant Team.
For effective management, as well as projects and opportunities, will help you to manage tasks, activities, and storing documents to help increase operating time, productivity and quality.
For easier work, you can also pre-define templates of contracts and requirements.
Finanzmanagement
Into the Instant Team, you can enter hourly rates for individual project resources or material costs directly by the tasks. Subsequently, the estimated and actual project costs are automatically calculated.
Neben Kosten können Umsatz und Gewinn für einzelne Projekte einfach geplant und überwacht werden.
The time course can be clearly displayed using the cash-flow graph.
In the Instant Team, you can create invoices for individual projects, which can be prepared based on the progress of the project since the last invoicing or can be prepared manually. Es ist auch möglich, erhaltene Rechnungen, Forderungen und Verbindlichkeiten zu verfolgen.