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Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm zeigt das vorausgesetzte Beginn- und Ende-Datum der Aufgaben sowie ihre gegenseitigen Beziehungen und Ressourcenzuordnung deutlich an. Es ist leicht verständlich und kann einfach angepasst werden. Deshalb wird es als Informationsmedium von Top-Managern bevorzugt.

Das Gantt-Diagramm kann auf verschiedenen Detailebenen angezeigt werden (von Tagen bis zu Jahren) und die Gruppenaufgaben können zugeklappt werden, um eine Überschüttung mit Informationen zu vermeiden. Instant Team unterstützt das Aufteilen von großen Diagrammen auf mehrere Seiten beim Drucken, und zwar sowohl horizontal, als auch vertikal.

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Resource utilization
To obtain an optimum overview of the utilization of individual resources across all projects and to resolve their possible overloading, the Resource Utilization report is split into two parts. The upper report contains the nested Utilization Detail report and the lower report contains the Total Utilization report.

Report Utilization Detail shows resource utilization across projects. Individual planned activities (tasks, meetings and absences) are grouped here by resources for the time period displayed. In addition to a good overview of each resource’s utilization, this report allows you to easily see what specific activities these resources should work on within a given period of time.

Report Total Utilization shows resource utilization by tasks, meetings or absences, free resource capacity, and time for which a resource is overloading in the form of a stacked bar graph.

The level of detail can be set to days, weeks, months, quarters or years. Information on any resource can be expanded to show individual resource´s tasks scheduled witin the displayed time interval. For better clarity the individual cells of the table are color highlighted.

Verwenden Sie die Registerkarte Ressourcennutzung im Projektfenster, um einen optimalen Überblick über die Ressourcennutzung in einem Projekt zu erhalten.

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Kritischer Pfad
Kritischer Pfad ist eine Folge anschließender Aufgaben (kritischer Aufgaben) im Projekt, deren eventueller Verzug die Fertigstellung des kompletten Projekts verzögert. Oder im Gegenteil, durch Verkürzung der Dauer einer kritischen Aufgabe kann eine Verkürzung des ganzen Projekts erzielt werden.

Die Analyse des kritischen Pfads ist deshalb wichtig, um Möglichkeiten zu finden, wie die Zeit der Projektbeendigung verkürzt werden kann, und um diejenigen Aufgaben zu identifizieren, die den Projekterfolg am meisten gefährden.

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Acceptance and approving tasks
Ressourcenbesitzer haben ihre Aufgaben klar nach Dringlichkeit kategorisiert. Sie erhalten zunächst die ihnen zugewiesenen neuen Aufgaben und senden sie nach Abschluss zur Genehmigung.

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Finanzmanagement
Into the Instant Team, you can enter hourly rates for individual project resources or material costs directly by the tasks. Subsequently, the estimated and actual project costs are automatically calculated.
Neben Kosten können Umsatz und Gewinn für einzelne Projekte einfach geplant und überwacht werden.

The time course can be clearly displayed using the cash-flow graph.

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In the Instant Team, you can create invoices for individual projects, which can be prepared based on the progress of the project since the last invoicing or can be prepared manually.

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Kalender
Der Kalender stellt geplante Aufgaben tageweise (in einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht) oder monatsweise (in einer Quartal- und Jahresübersicht) dar. Zur besseren Orientierung können die Aufgaben nach einem Projekt oder einer Ressource gefiltert werden.

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Projektvorlagen
Falls es in Ihrem Portfolio mehrere ähnliche Projekte gibt, können Sie Projektvorlagen erstellen, aus denen ein neues Projekt sehr einfach erstellt werden, das dann dem aktuellen Bedarf angepasst wird.

Die Vorlage kann aber auch aus einem bestehenden realen Projekt leicht erstellt und dann angepasst werden. Sehr einfach können Sie die Kenntnisse und Projektmethodiken zwischen einzelnen Projekten teilen und Sie können sich dadurch viel Arbeit ersparen.

You can use 6 pre-built project templates for testing or inspiration.

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Basispläne
Instant Team allows you to save your actual project plan, planned effort, costs, revenues and profit into an unlimited number of baseline plans that are then available for comparison to the actual plan or to each other.

Graphical comparison is available in the project window as individual dashboard that displays duration, effort, cost, revenues and profit variance and percent incomplete of the project.

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A detailed comparison is available in the form of a Gantt chart and overview report for a selected project or for the entire project portfolio.

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Arbeitszeitnachweise
Das grundlegende Instrument zum Ausfüllen der Arbeitszeitnachweise ist die Erstellung der sog. Posten der Arbeitszeitnachweise, in die später die den einzelnen Aufgaben gewidmete Arbeit ausgewiesen werden kann. Jeder Posten enthält bereits in seinem Namen die Information darüber, zu welcher Aufgabe er sich bezieht, wer seiner Eigentümer ist, den Typ des Postens und für welchen Zeitraum die Arbeitszeit hier ausgewiesen wird.

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Absences planning
Instant Team contains a report for planning absence of resources (such as vacations or illness) that helps to plan resource utilization. Resource owners can create requests that can be further approved.

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Management von Kundenbeziehungen
Nach dem Einschalten der Funktion "Management von Kundenbeziehungen" in der Einstellung der Arbeitsgruppe können die Benutzer mit der Rolle "Geschäftsmann" in Instant Team Gesellschaften, Kontakte, Interessenten und Geschäftsgelegenheiten erfassen.

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Developing opportunities
The successful realization of business opportunities, such as getting a new customer, offering additional services or extending cooperation with existing customers, forms the basis of Customer Relationship Management activities. Instant Team allows you to track and evaluate the number, status and financial volume of business cases and their individual steps for the selected time period.

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Verwaltung der Gesellschaften und der Kontakte
Ein fester Bestandteil des Management von Kundenbeziehungen ist auch die Erhaltung einer aktuellen und vollständigen Übersicht über die Gesellschaften, mit denen Sie in Geschäftsbeziehungen stehen, über Ihre Kontakte in diesen Gesellschaften und über die Kommunikation mit ihnen.

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Service management
When you turn on “Service Management” in workgroup settings, users in the role of “Technician” can start to manage requirements and use the product and contract database in the Instant Team.

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The most important part of working in the area of Support Management is the timely and effective solution of customer requirements. Instant Team allows you to plan and track technicians’ individual steps in the cases realization, evaluate closed cases, or for example create cases from incoming e-mail messages.

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Meeting invitations
Instant Team also allows sending meeting invitations, including recording the participants’ responses.

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