📞 271 721 255

Co všechno umí Instant Team

Sníte o perfektní organizaci práce? O tom, že všichni budou vědět, co mají dělat, nikomu neuteče termín, a ještě se vám všechny navazující činnosti samy aktualizují, když některý z pracovníků potřebuje více času nebo onemocní? Všechno to nemusí být sen. Právě jsme totiž shrnuli některé z funkcí programu Instant Team. A umí toho ještě víc!

Svěřte Instant Teamu starosti s projekty a řízením i vy.

Nechte za sebou efektivní práci a choďte domů s čistou hlavou.

Začněte zdarma



Sledujte úkoly v reálném čase a plánujte efektivně

Naplánujte si celou práci ve stromové struktuře. Můžete si k úkolům přiřadit zdroj, datum započetí i ukončení a odhadnout pracnost. Vytvořte vztahy tak, aby každý věděl, co má dělat. Aktuálně i do budoucna, a to až rok dopředu.

Vedoucí navíc může sledovat, jak jsou na tom lidé z týmu. Schválí dokončené úkoly, vidí, zda nejsou nějaké zdroje přetížené, nebo zda některý z pracovníků neohrožuje termín dokončení tím, že nestíhá. To vám ušetří čas, nebude docházet k nedorozuměním a práce bude hned všem jasnější.


Plánujte si úkoly:

Podle předchůdců

Systém naplánuje úkol na co nejdříve s ohledem na předchozí úkoly.


Podle následníků

Systém naplánuje na co nejpozději s ohledem na následující úkoly.

Podle volné kapacity na co nejdříve

Systém plánuje na co nejdříve tak, aby nepřetížil kapacity a zdroje.


Podle volné kapacity na co nejpozději

Systém plánuje úkoly podle vytížení kapacity toho, komu je přiřazený, ale tak, aby úkol skončil před navazujícími úkoly.









Thema picture



Přebírejte a schvalujte úkoly

Pracovníci mají úkoly přehledně rozřazené podle toho, jak jsou důležité. Nové úkoly musí přebrat a po dokončení je zase mohou poslat na schválení vedoucím či vlastníkům projektů.


Sledujte změny nebo se na ně nechte upozornit

Už si nemusíte pamatovat a ručně zaznamenávat změny. V systému najdete funkci zvanou Žurnál. Jednoduchá tabulka vám zobrazí, co který pracovník v záznamu změnil. Přístupná je i historie. Systém vám tučně zvýrazní nové a změněné úkoly, projekty i záznamy, které jste ještě neviděli. A pokud budete chtít, zašle vám o jakýchkoliv změnách e-mail, který navíc obsahuje soubor se záznamem.


Analyzujte a prohlížejte vše, co potřebujete

Milovníci statistiky a analýz budou nadšení. V Instant Teamu můžete vytvářet sestavy, které vám vytvoří předpokládané vytížení oddělení a pracovníků, pokrok, vykázanou práci na projektu a další potřebné údaje. Sestavy si můžete třídit podle parametrů. Zobrazíte si detaily i souhrny, změníte období a zobrazíte záznamy.








Sdílejte dokumenty, komunikaci a kalendář

Už nikdo nepřijde na schůzku pozdě, nebo vás nebude uhánět o materiály. Projektové týmy mohou společně plánovat schůzky, sdílet si mezi sebou dokumenty, zápisy nebo výstupy. Instant Team vám také pomůže sjednat poradu a řadit dokumenty do kategorií.


Pracujte v souladu s ochranou osobních údajů

Ochrana osobních údajů je velké téma. Instant Team vyhovuje všem požadavkům a doporučením podle GDPR. Zároveň vám nabídne všechny nástroje pro opravu, doplnění i likvidaci osobních údajů. A vaše data jsou v bezpečí.


Mějte přehled o dovolených i absencích

Už se nestane, že budete počítat s kolegou, který má ale zrovna schválenou dovolenou, nebo je na školení. Systém počítá s úkoly, dovolenou nebo se schůzkami a ukáže vám kolizi. Navíc vám automaticky přepočítá, když je některý z kolegů nemocný. Tato funkce je dalším krokem k vaší čisté hlavě. Pracovníci si vytvářejí žádosti o dovolenou nebo školení a vy je můžete jen schvalovat.



Thema picture








Thema picture



Zpřehledněte si plán projektu přes Ganttův diagram

Oblíbená funkce všech týmů je pro Instant Team samozřejmostí. Přehledný Ganttův diagram vám zobrazí aktuální plán projektu. Jeho začátek i konec, a to i se vztahy mezi úkoly a toho, ke komu jsou přiřazené. Přímo v diagramu můžete vytvořit vztah mezi úkoly a měnit plánované termíny.


Nepropásněte žádnou schůzku ani úkol

Pracovníky už nemusíte hlídat vy osobně. To, že někdo nedodržel termín, vám sdělí sám systém. Navíc vás upozorní na odmítnutí i dokončení úkolu, na převzetí, hotové úkoly i konflikty v plánu. A pokud vás někdo pozve na schůzku, může vám zaslat e-mail.


Nepřehlédněte klíčové části úkolů

Je jasné, že chcete klíčové části projektu dokončit včas. Instant Team vás upozorní na volné rezervy a zobrazí vám graficky jeho kritickou cestu. Nepřehlédnete tak příležitost, jak projekt zkrátit a také se můžete soustředit na úkoly, které jsou pro projekt nejdůležitější.








Pro každý projekt vlastní šablona

Každý projekt, na kterém pracujete, může mít vlastní projektovou šablonu. Tu si můžete přizpůsobit a sdílet znalosti a projektovou metodiku mezi projekty. To vám ušetří spoustu práce!


Kontrolujte kapacity práce

Systém Instant Team za vás zkontroluje, jestli jste nepřekročili kapacitu zdrojů. A to i těch, kterým jste práci nepřidělili přímo. To znamená, že když přiřadíte úkol oddělení, které pro svou práci potřebuje úkol od jiného oddělení, budete vědět, kdy mají pracovníci čas. Instant Team kontroluje také celkovou kapacitu skupiny oddělení a vytížení pracovníků napříč všemi projekty.


Pomocník pro řízení podpory a údržbu

Technici mohou v Instant Teamu spravovat požadavky a využít produkty a smlouvy v přehledné databázi. Plánování úkolů zase bude skvělým nástrojem pro efektivitu. I zde můžete vytvářet šablony a požadavky.



Thema picture








Thema picture


Nastavte pracovní dobu tak, aby vám vycházela v projektech

Neomezený počet kalendářů s pracovními dny a denní pracovní dobou bude nejen přehledný, ale také efektivní pro plánování pracovní doby. Kalendáře přiřadíte svým pracovníkům, kteří si do něj budou zařazovat úkoly tak, aby se nekřížily a aby na ně měli pracovníci čas.


Propojujte a integrujte, co potřebujete

Sestavy můžete exportovat v různých formátech. Patří mezi ně i HTML exporty, Atom, LDIF/LDAP, CSV, SQL nebo iCalendar. Tyto importy i exporty můžete vytvářet ručně i plánovaně v potřebných časech a zasílat je e-mailem, nebo sdílet na webu.


Plánujte projekty podle norem

Nastavte typ projektu na výrobní a použijte k tomu normy pro výrobu počtu kusů nebo normy za daný čas. Budete tak mít lepší přehled o pracnosti a normách. Využít můžete i kusový plán projektu a normy upravovat průběžně, nebo je porovnávat s reálně odvedenou prací.








Mějte náklady pod dohledem

Zadejte do Instant Teamu hodinovou sazbu pracovníků nebo náklady na materiál. Systém vám automaticky vypočítá předpokládané i skutečné náklady a vy tak můžete sledovat výnosy a zisk. U projektů si vytvoříte faktury, můžete sledovat přijaté faktury, pohledávky i závazky.

Instant Team umožňuje kromě plánování a sledování časového průběhu nákladů a výnosů také plánovat a sledovat průběh plateb, tedy výdajů a příjmů projektu. Slouží k tomu záložka Cash-flow na okně projektu. Skutečné výdaje a příjmy je možné napojit na evidenci vydaných a přijatých faktur.


Sledujte pomocí výkazů čas, který lidé na úkolech strávili

Pracovníci jistě vědí, kolik času mohou nad úkoly strávit. Pomocí systému můžou ale tento čas vykazovat s pomocí zabudovaných stopek. Vykázat si můžou i čas schůzek a absencí. Vedoucí tak mají přehled nad náklady a stavem úkolů.


Mějte absolutní přehled o plánech, nákladech i zisku

Instant Team vám dává přehled o odhadech pracnosti, nákladech, výnosech i zisku. Navíc je srovná s aktuálním plánem nebo mezi sebou. Nic nepřehlédnete díky diagramu a grafickým budíkům, které vám navíc ukážou, když některé plány nebudou sedět s realitou.


Mějte přehled o příležitostech u zákazníků

Obchodníci si mohou zapnout funkci, která jim bude zaznamenávat společnosti, kontakty, zájemce, obchodní příležitosti a faktury. Funkce obsahuje předpověď obchodů a sjednocení obchodních činností pro lepší přehled. Integrace e-mailové komunikace zase obchodníkům připomene, co mají se zákazníky rozjednaného.



Thema picture